Schlussrechnung nach VOB/B
In der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) ist geregelt, wie die abschließende Rechnungsstellung eines Bauprojekts erfolgen sollte und welche Konsequenzen sich ergeben können, wenn diese nicht korrekt ausgeführt wird. Worauf Bauherren besonders achten müssen, wird im Folgenden zusammengefasst.
Wozu dient eine Schlussrechnung?
Die Schlussrechnung bildet den Abschluss eines Bauvertrags: Nach erfolgter Abnahme und Prüfung durch den Auftraggeber wird festgelegt, welche noch ausstehenden Kosten für Material, Arbeitszeit und gegebenenfalls abweichende Leistungen (z. B. durch Subunternehmer) zu begleichen sind.
Um diese Endabrechnung zutreffend erstellen zu können, sollte über den gesamten Projektverlauf ein Soll-Ist-Vergleich stattfinden, basierend auf Ausführungsplänen sowie schriftlichen Anweisungen des Auftraggebers.
Ein Bautagebuch oder eine Fotodokumentation auf der Baustelle kann dabei helfen, Fortschritte zu erfassen und Abrechnungsgrundlagen lückenlos zu dokumentieren.
Lesetipp: Wer mehr über rechtliche Regelungen und Abläufe bei Bauverträgen nach VOB erfahren möchte, findet weitere Informationen in unserem Beitrag: VOB/B.
Was beinhaltet die Schlussrechnung nach § 14 VOB/B?
Die Schlussrechnung fasst alle erbrachten Leistungen und entstandenen Kosten zusammen. Dabei werden sowohl vertraglich vereinbarte als auch tatsächlich angefallene Posten gegenübergestellt. Abweichungen – etwa durch geänderte Mengen, Preissteigerungen am Markt oder Nachträge – müssen kenntlich gemacht werden. Wichtige Grundsätze sind:
- Übersichtlichkeit: Die Rechnung muss nachvollziehbar und klar strukturiert sein.
- Markierung von Veränderungen: Abweichungen von ursprünglich vereinbarten Positionen sollten eindeutig hervorgehoben werden.
- Einhaltung des Leistungsverzeichnisses: Die Positionen und Bezeichnungen in der Rechnung müssen mit den Vertragsunterlagen übereinstimmen.
- Vollständige Nachweise: Aufmaße, Lieferscheine, Mengenermittlungen und Stundennachweise sind beizufügen, damit die Abrechnung prüfbar bleibt.
Darüber hinaus sollten sämtliche zusätzlichen Posten wie Gegenforderungen, korrigierte Mengenangaben und unvorhergesehene Mehrkosten in die Kalkulation einfließen.
Wann kann die Schlussrechnung gestellt werden?
In der Regel wird die Schlussrechnung nach der Abnahme der erbrachten Leistungen und nach der Prüfung durch den Auftraggeber eingereicht. § 14 Nr. 3 VOB/B legt eine Frist fest: Bei Bauleistungen mit einer maximalen Einreichfrist von drei Monaten muss die Schlussrechnung spätestens zwölf Werktage nach Fertigstellung vorliegen. Verlängert sich die Bauzeit um weitere drei Monate, kann sich diese Frist jeweils um sechs Werktage erhöhen, sofern nichts anderes vereinbart wurde.
Auftragnehmer sind verpflichtet, eine prüfbare Rechnung vorzulegen, die sich an den im Vertrag aufgeführten Positionen orientiert. Ist die Materie sehr komplex oder sind fachtechnische Detailkenntnisse erforderlich, kann sich die Frist in Ausnahmefällen verlängern.
Welche Fristen gelten bei der Schlussrechnung?
- Einreichungsfrist: Spätestens zwölf Werktage nach Fertigstellung aller Bau- und Handwerksleistungen sollte die Schlussrechnung beim Auftraggeber sein, sofern die Arbeiten innerhalb der letzten drei Monate abgeschlossen wurden.
- Prüffrist und Zahlungsziel: In der Regel muss der Auftraggeber die Rechnung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt prüfen und begleichen. Diese Frist kann im Einvernehmen auf bis zu 60 Tage erweitert werden.
- Schlussrechnungsvorbehalt: Wird ein Vorbehalt angemeldet, haben die Vertragspartner 28 Tage Zeit, darauf zu reagieren. Anschließend ist eine ausführliche Begründung für den Vorbehalt zu liefern und gegebenenfalls eine aktualisierte Abrechnung für die strittigen Posten zu erstellen.
Ein detaillierter Überblick über den Ablauf einer Bauabnahme findet sich hier: Bauabnahme VOB
Wann ist eine VOB Schlussrechnung nicht „richtig“?
Häufig wird von einer „nicht prüfbaren“ Schlussrechnung gesprochen, wenn die Abrechnung nicht ausreichend nachvollziehbar oder unvollständig ist. Hier ist jedoch zwischen formaler Prüfbarkeit und inhaltlicher Richtigkeit zu unterscheiden:
- Prüfbarkeit: Alle relevanten Angaben (z. B. Leistungsumfang, Zeitrahmen, Mengen, Preise) müssen transparent aufbereitet sein, damit der Auftraggeber die Rechnung kontrollieren kann.
- Inhaltliche Richtigkeit: Ob die genannten Leistungen tatsächlich erbracht wurden, ist eine separate Frage, die ebenfalls im vertraglichen Rahmen geklärt wird.
Wie kann eine „falsche” Schlussrechnung korrigiert werden?
Stellen Auftraggeber bei der Überprüfung Unstimmigkeiten fest, sollten diese klar kommuniziert werden. In der Regel beziehen sich die Differenzen nur auf einzelne Posten, während der Großteil der Leistungen unstrittig ist. Daher darf nicht die gesamte Zahlung zurückgehalten werden, sondern lediglich jene Summen, die strittig sind.
Umso wichtiger ist es, von Anfang an eine lückenlose Dokumentation zu führen. Dadurch lassen sich mögliche Fehlerquellen schneller ausräumen, ohne das Vertragsverhältnis zu belasten.
Was passiert, wenn Auftraggeber nicht bezahlen?
Trotz eines professionellen Umgangs kann es vorkommen, dass die Rechnung nicht oder nur teilweise bezahlt wird. Auftraggeber müssen aber zeitnah mitteilen, wenn sie eine Position infrage stellen. Das einfache Ignorieren der Rechnung ist nicht zulässig und kann zu Zahlungsverzug führen. Bei ausbleibender Reaktion bleibt dem Auftragnehmer letztlich nur das Mahnverfahren oder der Rechtsweg.
Mehr zur Gewährleistung bei Bauleistungen und relevanten Ansprüchen: Gewährleistung Bauleistung VOB
Was ist die sogenannte Schlussrechnungsreife?
Mit Abschluss der Bauarbeiten und nach Annahme der Schlussrechnung erlöschen in der Regel sämtliche Ansprüche aus offenen Abschlagszahlungen und Nachträgen. Spätestens nach Abnahme der erbrachten Leistungen sind alle ausstehenden Kosten in der Schlussrechnung aufzuführen. Die sogenannten „Abschlagsforderungen“ und Nachtragspositionen werden somit endgültig in die Endabrechnung integriert.
Fazit: Probleme mit der Schlussrechnung vermeiden
Da die Schlussrechnung sämtliche erbrachten Arbeiten zusammenfasst, ist sie auch ein Nachweis für die geleistete Arbeit des Bauunternehmens. Konflikte entstehen oft durch mangelhafte Kommunikation und unzureichende Dokumentation.
Auftraggeber sollten frühzeitig nachvollziehen können, welche Leistungen beauftragt wurden, und die Rechnungsprüfung innerhalb der Frist verlässlich durchführen.
Auftragnehmer sind verpflichtet, eine präzise und prüfbare Aufstellung aller Kosten zu liefern sowie alle Belege beizufügen. Eine gute Organisation auf der Baustelle und eine saubere Administration sind dabei unerlässlich.
So lässt sich sicherstellen, dass die Schlussrechnung nach VOB/B den Projektabschluss nicht unnötig verzögert oder belastet.
FAQ zu Nebenleistungen
Eine Schlussrechnung wird in der Regel nach Fertigstellung und Abnahme aller vereinbarten Leistungen ausgestellt. Die VOB sieht dafür eine Einreichungsfrist von zwölf Werktagen vor, sofern die Bauzeit nicht länger als drei Monate war.
Sie fasst sämtliche ausgeführten Leistungen und entstandenen Kosten zusammen. Zusätzlich listet sie eventuelle Abweichungen, Nachträge oder Mehrkosten auf, die während der Bauphase angefallen sind.
Die Abrechnung nach VOB bedeutet, dass alle Leistungen gemäß den Vorgaben der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen erfasst und abgerechnet werden. Dabei gelten bestimmte Fristen, klare Dokumentationspflichten und überprüfbare Nachweise für die erbrachten Arbeiten.
Nein, die Schlussrechnung ist nicht mit der Abnahme gleichzusetzen. Die Abnahme muss vor der Schlussrechnung erfolgen und bestätigt die ordnungsgemäße Ausführung der vertraglich vereinbarten Leistungen.
Ohne Abnahme fehlt die offizielle Bestätigung, dass alle Leistungen vertragsgemäß erfüllt wurden. In solchen Fällen lässt sich die Schlussrechnung zwar stellen, doch es können rechtliche Unsicherheiten oder Streitigkeiten über Mängel und Restarbeiten entstehen.
Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und erhebt keinen Anspruch auf Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität. Eine Rechtsberatung wird nicht angeboten. Den offiziellen Gesetzestext sowie weitere Paragrafen finden Sie in den entsprechenden Rechtsdokumenten. Bei rechtlichen Fragen oder Unsicherheiten konsultieren Sie bitte einen qualifizierten Rechtsanwalt.