gripsware – Bauzeitenplanung, Bautagebuch & Mängelmanagement

gripsware – Bauzeitenplanung, Bautagebuch & Mängelmanagement

pro-Report Desktop

pro-Plan für's Büro

Auf dieser Seite sehen Sie Lernvideos früherer Versionen der pro-Report Software, die Ihnen hoffentlich dennoch weiterhelfen. Hinweis: Aktuell überarbeiten wir alle unsere Lernvideos zu pro-Report. Diese stellen wir Ihnen bald zur Verfügung. Wenn Sie konkrete Fragen haben, rufen Sie gerne unsere Hotline an oder schreiben uns eine E-Mail.

pro-Report

Allgemein - Der erste Überblick

Herzlich Willkommen zur Video-Schulung “pro-Report – Ein erster Überblick über die Software für die Baudokumentation”. In diesem Video verschaffen wir uns einen Überblick über das mobile Bautagebuch pro-Report und werfen einen Blick auf die markanten und wichtigsten Funktionen. Unter Projektdaten befinden sich unsere Projektgrunddaten, wie zum Beispiel die Bezeichnung, die Adresse, die Projektbeschreibung und der Zeitrahmen. Auch die Berechtigten zur mobilen Bearbeitung, sprich diejenigen, die mit ihrem Smartphone auf der Baustelle unterwegs sind und das Projekt mit Tagesinfos, Mengen und Daten versorgen, werden hier aufgelistet. Um mein Pro-Report Projekt sauber und korrekt anzulegen, arbeiten wir die Reiter unter Projekt von links nach rechts ab. Damit wir die tiefergreifenden Funktionen, Tagesinfos und Jour Fixe in ihrem vollen Umfang nutzen können. Markante Zusatzinformationen wie Kosten, Vertrags- und technische Informationen tragen wir bei “Zusatz” ein. Sowohl die anrechenbar hohen Kosten als auch die individuellen Zusatzinformationen befinden sich hier. Nun zu den Projektbeteiligten: Hier finden wir alle an der Planung beteiligten Personen oder Baufirmen, samt deren Funktion im aktuellen Projekt. Weiter geht’s mit den ausführenden Firmen, den Gewerken und dem Terminplan. Hier werden im Gegensatz zum vorherigen Reiter alle an der Ausführung beteiligten Firmen mitsamt aller wichtigen und zugeordneten Informationen dargestellt. Auch der eingeladene Bauzeitenplan, der zu unserem Projekt gehört, findet sich hier. Wir sehen hier auch, welche Gewerke bereits ihre Einweisung bekommen haben. Und welche nicht. Die Ansprechpartner, sowie die Verantwortlichen. Und die Orte, an denen die jeweiligen Gewerke arbeiten, sind ebenfalls aufgeführt. Zu guter Letzt wird der Soll-Ist-Stand einmal grafisch in der Tabelle und einmal schriftlich samt Prognose im Informationsfenster angezeigt. Unter “Dateien” finden wir, wie der Name schon sagt, alle dem Projekt zugeordneten Dateien mitsamt Vorschau aufgelistet. Hier werden u.a. Dokumente pro-Plan-Dateien, Bilder mit jeglicher Endung, Videos, pdf-Dateien und sogar Tonaufnahmen angezeigt. Diese Dateien können sehr einfach auf das Mobilgerät synchronisiert werden. Im nächsten Reiter “Orte” finden wir die Gebäude, Geschoss und Raumstruktur, ebenfalls mit einer Grafik versehen, die auf die verschiedenen Orte zugeschnitten ist. Nach einem Klick auf “UG” sehen wir das gesamte Untergeschoss. Hier nur den Flur des Zuges und hier das Lager. Die Systeme bezeichnen die Untergruppen der Gebäude bzw. Raumstruktur zur Gliederung wiederkehrende Bereiche wie zum Beispiel Türen, den Boden oder die Raumdecke. Dadurch wird die Mängelzuordnung erheblich erleichtert, da wir nicht jedes Mal aufs Neue zum Beispiel Boden eintragen müssen, sondern die betroffene Stelle lediglich aus der Liste auswählen können. Der letzte Reiter “Verteilerlisten” beinhaltet drei voreingestellte sowie alle selbst erstellten Listen mit Kontakten von entweder allen Beteiligten, den an der Planung Beteiligten, den Ausführenden oder in unserem Fall den Projektleitern. Sobald die Reiter alle gewissenhaft ausgefüllt wurden, betrachten wir das Projekt als angelegt. Jetzt geht es an die Dokumentation. Nach den gesamten Daten, Vorgängen und Beteiligten, die das Projekt betreffen, Kommen wir jetzt zu den Tagesinfos. Ähnlich wie bei einem Klemmbrett werden hier alle Infos, Daten und Mängel, die die Baustelle betreffen, die über die gesamte Bauzeit anfallen, gesammelt. Die Tagesinfos beantworten quasi die Frage: was war an diesem Tag auf der Baustelle los? Und wir betrachten gerade die Tagesinfo “Baustellenbegehung Nummer 2”. Im aufklappbaren Seitenmenü “Medien” sind alle dieser Tagesinfo zugeordneten Medien zu sehen. In der Regel sind das Wetterdaten und allgemeine Infos. Unter Zusatzinfo sehen wir Beginn und Ende der zweiten Baustellen Begehung sowie den nächsten geplanten Besuch des Projektleiters. Bei “Beteiligte” werden wieder alle an der Planung Beteiligten angezeigt. Diejenigen, die zum Zeitpunkt unserer Baustellenbegehung vor Ort oder sogar dabei waren, werden als anwesend gekennzeichnet, während diejenigen, die hätten da sein sollen, allerdings nicht erschienen sind, als abwesend markiert werden. Firmen enthält alle an der Ausführung beteiligten Firmen. Wir können sogar die exakte Zahl der anwesenden Arbeiter nach Qualifikation festhalten. Im Fenster Firmeninfo auf der rechten Seite sehen wir noch mal alle Infos über die ausgewählte Firma, wer Ansprechpartner ist, wie es mit der Einweisung steht und wie der jeweils Verantwortliche der Firma zu erreichen ist. Der Reiter “Gewerke Terminplan” enthält die Feststellung des aktuellen Leistungsstandes anhand des Soll-Ist-Vergleichs der jeweiligen Gewerke. Mit Hilfe der den Gewerken zugeordneten Medien – vorrangig Fotos – wird die Leistungsstärke somit dokumentiert. Unter “Orte” finden wir gleich wie in den Produktdaten die Gebäude bzw. Geschossstruktur. Mit dem Unterschied, dass hier dokumentierte Mängel durch dieses Symbol gekennzeichnet werden. Sobald wir den Raum anklicken, erscheint wiederum die ausgeschnittene Grafik mit einem Marker, der die Position des Baumangels im Raum angibt. Jetzt wissen wir allerdings erst, dass ein Mangel vorhanden ist und wo diese sich befindet. Um mehr Informationen zu bekommen, werfen wir einen Blick in das Medien-Seitenmenü, in welchem sich die dem Mangel zugeordneten Medien befinden. In unserem Fall ein Bild und eine Beschreibung des festgestellten Mangels. Befinden wir uns im Geschoss, sehen wir alle Reports auf diesem Geschoss samt den zugehörigen Medien. Zur genauen Reportverfolgung, welche Mängel, Anweisungen und Dokumentationen umfasst, gibt es den Reiter “Report”. Hier können die festgestellten Reports beschrieben werden, mit Räumen und verantwortlichen Firmen versehen werden sowie mit Fristen und beliebigen Medien ergänzt werden. Fristen, die bereits abgelaufen oder zumindest kurz davor sind, werden automatisch rot angezeigt. Offene bzw. ungeprüfte Reports werden so lange mitgezogen und angezeigt, bis diese behoben und auf “OK” oder “OK ungeprüft” gesetzt werden. “OK ungeprüft” bedeutet so viel wie der Mangel wurde angeblich behoben. Er kann aber nicht mehr kontrolliert werden. Jour-Fixe erfüllen den Zweck, Baubesprechungen und Meetings zu dokumentieren. In der Liste werden die einzelnen Jour-Fixe-Termine dargestellt. Im Feld auf der rechten Seite erscheinen alle wichtigen Infos. Zusätzlich können wir den freien Text als eine Art Agenda nutzen, während sich “Info” als Resümee oder Unterschrift nutzen lässt. Auch den Jour-Fixe-Terminen können beliebige Medien angehängt werden. Diese finden wir so wie immer im Medien-Seitenmenü. Im Reiter “Teilnehmer” können wir die Anwesenheit der eingeladenen Teilnehmer erfassen: Anwesend, teilanwesend und abwesend. Außerdem werden die einzelnen Personen automatisch mit einem Kürzel versehen, welches dann auch auf dem Ausdruck zu sehen ist. Die Einträge selbst stellen die einzelnen Punkte der Agenda dar. Das grüne Symbol bedeutet “Der Eintrag ist geprüft und erledigt”. Das Orangene bedeutet “ungeprüft”. Und das Rote steht für “offen”. Im Grunde sind die Einträge der Jour-Fixe zu vergleichen mit den Mängeln der Tagesinfos. Geprüfte Einträge werden als abgeschlossen angesehen, während offene und oder ungeprüfte Einträge automatisch mit in das nächste Jour-Fixe übernommen werden, so dass nichts vergessen werden kann. Im Feld auf der rechten Seite steht abermals die Beschreibung des jeweiligen Eintrags. Unter Medien werden uns alle bisher dem Projekt hinzugefügten Medien, egal ob am PC oder mit dem Smartphone erstellt, angezeigt. Der Medien-Reiter dient zur Übersicht sowie zur Verwaltung der einzelnen Dateien. Jede Datei wird mit einer Vorschau angezeigt. Nach einem Doppelklick lässt sich diese auch öffnen. Im Synchronisationensreiter werden die mit der Datenbank verbundenen Mobilgeräte aufgelistet. Außerdem lässt sich mit einem Blick der Status des Datenbank, des FTP und des Sync-Servers überprüfen. In pro-Report werden die Adressen in einer Art Pool gespeichert, unabhängig von den Projekten und den Adressen, die in den jeweiligen Projekten aktiv sind. Finden wir hier alle Adressen, egal ob diese von einem anderen Programm in pro-Report importiert wurden oder ob sie händisch eingetragen wurden. Grundsätzlich kann in pro-Report nahezu jede Addressdatenbank importiert und immer wieder abgeglichen werden. Somit entfällt das mehrfache und lästige Erfassen von bereits bestehenden Adressen. Als letztes werfen wir noch einen kurzen Blick auf die Stammdaten. Die eingetragene Büroadresse erscheint samt zugeordneten Logo auf der rechten Seite. Außerdem können wir die auszuwählenden Aufzählung einsehen. Hier finden sich zum Beispiel der Tagesberichtstyp. Die Auswahlmöglichkeiten zum Wetter. Oder der Typ des Projektleiters. Die jeweiligen Kataloge enthalten bereichspezifische Bezeichnungen, aus welchen wir zum Beispiel unsere Mängel aussuchen können, ohne viel tippen zu müssen. Pro-Report verfügt zusätzlich über frei verwaltbare Textbausteine, die vor allem sehr nützlich sind, wenn es mal schnell gehen muss. Hier haben wir zum Beispiel einen Baustein, indem wir verschiedene Termine abfragen oder auswählen können. Zu guter Letzt schauen wir uns die Verteilerliste an. In den Stammdaten sind bisher drei solcher Verteilerlisten vorhanden. Eine mit allen beteiligten Personen, Planer – mit den an der Planung beteiligten Personen, und Ausführende – die alle ausführenden Personen beinhaltet. Wie bei jedem Ordner aus der Gruppe Stammdaten, lassen sich auch bei den Verteilerlisten auch neue Listen erstellen, bearbeiten oder löschen.

Pro-Report

Erste Schritte

Herzlich Willkommen zur Video-Schulung “pro-Report – Der erste Start mit der Software für die Baudokumentation”. Nachdem pro-Report erfolgreich heruntergeladen wurde, öffnen wir die pro Report 3 exe-Datei mit einem Doppelklick. Es erscheint ein Dialog, der uns zum Set-Up-Assistenten begrüßt. Diesen bestätigen wir zunächst mit weiter. Der nächste Dialog beinhaltet die Lizenz-Vereinbarungen. Nach sorgfältigem Durchlesen und anschließendem Einhaken von “Ich akzeptiere die Lizenz-Vereinbarung” bestätigen wir auch diesen Dialog mit weiter. Nun werden wir dazu aufgefordert, den Installations-Typ auszuwählen. Wir können wählen zwischen der lokalen Installation und der Installation im Netzwerk. In unserem Fall entscheiden wir uns nun für die lokale Installation von Pro-Report. Als nächstes müssen wir die Zielorte für die Anwendung an sich und deren interne Systemdaten festlegen. Da wir aber lokal installieren, wird empfohlen, die voreingestellten Pfade zu übernehmen. Jetzt ist alles optimal eingestellt und wir sind bereit zur Installation. Sobald der Balken 100 % erreicht hat, erscheint ein Dialog, der uns dazu auffordert, dieses Fenster nicht zu schließen. Schon nach kurzer Zeit schließt sich der Dialog von selber und wir können den Setup-Assistenten mit einem Klick auf “Fertigstellen” verlassen. Pro-Report öffnet sich automatisch. Beim ersten Starten der Software für die Baudokumentation ist es völlig normal, dass dieses sich schließt und wieder öffnet. Wir lassen die Maus in Ruhe und warten. Erst sobald der Abfrage-Dialog zur Lizenzierung erscheint, sind wir wieder gefragt. Wir öffnen pro-Report zunächst in der Testversion. Die Testversion entspricht der vollumfänglichen Vollversion, mit dem einzigen Unterschied, dass nach dem Ablaufen der Testzeit keine Projekte mehr gedruckt oder gespeichert werden können. Ihre bestehenden Projekte bleiben natürlich unberührt und erhalten. Nach dem Klick auf “weiter” öffnet sich der Einrichtungsassistent. Diesen füllen wir jetzt gewissenhaft aus, da wir uns damit später eine Menge Arbeit sparen. Die eingegebenen Daten erscheinen nämlich auf jedem Ausdruck. Deshalb ist es wichtig, bei den Rohdaten auch wirklich die Daten des Büros anzugeben und bei die persönlichen Daten dann die des eigenen Arbeitsplatzes. Sobald alle Felder korrekt ausgeführt wurden, kommen wir zum Logo. Es ist empfehlenswert, auch dieses direkt einzustellen. Natürlich lässt es sich auch später noch einstellen. Allerdings sparen wir auch hier wieder Arbeit. Also klicken wir auf Logo, laden und navigieren in den Ordner, in dem ein Logo unserer Firma zu finden ist. Sobald das richtige Logo eingestellt ist, beenden wir den Einrichtungsassistenten mit einem Klick auf “Fertigstellen”.

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Adressenverwaltung

Herzlich Willkommen zur Video-Schulung “Adressverwaltung”. Die Grundlage jedes Projekts sind die Adressen. Wir haben fünf verschiedene Möglichkeiten, unserer pro-Report Datenbank Adressen hinzuzufügen. Wir können alle unsere Microsoft-Outlook-Adressen mit ein paar Klicks in pro-Report importieren. Einzelne Adressen per Drag and Drop einfügen. Eine neue Adresse händisch hinzufügen. Oder aber eine Adresse über den AS-Auskunftsdienst einbinden. Die fünfte Möglichkeit lässt uns vorhandene Adressdatenbanken importieren. Das Einrichten dieses Imports ist allerdings eine kostenpflichtige Dienstleistung unsererseits. Um alle Microsoft-Outlook-Adressen zu importieren, klicken wir auf den Pfeil unter MS-Outlook und wählen alle Adressen importieren aus. Der Import-Assistent erscheint und wir wählen “MS-Outlook-Kontakte importieren”. Zweimal bestätigen wir mit “weiter” und ein drittes Mal mit “Fertigstellen” und schon erscheinen alle Outlook-Adressen importiert in pro-Report samt allen Informationen, die den Adressen beim Erstellen zugeordnet wurden. Die nächste Möglichkeit ist, eine einzelne Adresse aus einem beliebigen E-Mail-Client per Drag and Drop hinzuzufügen. Wir benutzen abermals MS-Outlook. Wir öffnen das Programm und ziehen die gewünschte Adresse an eine beliebige Stelle in der Adressliste, wo wir diese loslassen. Die Adresse ist eingefügt und automatisch gespeichert. Es lassen sich auch mehrere Adressen markieren und per Drag and Drop einlesen. Natürlich können wir, wie vorhin schon angesprochen, eine Adresse auch direkt in der Bausoftware pro-Report erstellen. Dazu klicken wir auf die Schaltfläche “Neue Adresse” und geben zunächst einmal die grundlegenden Adressdaten ein. Sobald wir die Postleitzahl eingegeben haben, greift die pro-Report eigene Postleitzahl-Datenbank und füllt die restlichen Felder automatisch aus. Unter Kommunikation tragen wir Telefonnummern, E-Mail und Webadresse ein und unter Sonstiges lässt sich die Position in der Firma, sowie die Funktion im aktuellen Projekt festlegen. Im Gegensatz zu Microsoft-Outlook kann pro-Report Verbindungen zwischen einzelnen Adressen ziehen. Dafür gibt es die Funktion “Ansprechpartner”. Falls wir zum Beispiel mehrere Adressen einer Firma haben, welche wir über den Filter “Firma” gruppiert anzeigen lassen können, so ist diese Funktion sehr nützlich. Wir duplizieren also eine Adresse der gewünschten Firma mit einem Klick auf Duplizieren. Löschen die Daten der Person heraus. Und erstellen die Firmenadresse mit einem Klick auf übernehmen. Hier erscheint die Firmenadresse. Nun klicken wir auf den “Hinzufügen”-Button über Ansprechpartner und können alle Adressen der Firmenadresse per Doppelklick zuordnen. Wir bestätigen den Adressdialog mit “übernehmen”, klicken abermals auf “übernehmen” und es erscheint ein Symbol in der Ansprechpartnerleiste. Nach einem Doppelklick auf die Firmenadresse werden alle hinzugefügten Ansprechpartner auf der rechten Seite angezeigt. Wie in allen Reitern, die mit zunehmendem Umfang unübersichtlicher werden, lässt sich auch hier die Volltextsuche benutzen. Wir geben unseren Suchbegriff ein und alle Adressen, die diesen irgendwo enthalten, werden angezeigt. Nach einem Klick auf alles werden wieder alle Adressen angezeigt. Selbstverständlich lassen sich einzelne Adressen auch händisch bearbeiten, löschen oder kopieren. Abschließend noch ein Wort zur Schaltfläche “AS-Adresse”. AS dient dazu, Firmen oder Handwerksbetriebe zu finden, ähnlich also wie die Gelben Seiten oder andere Auskunftsdienste. Der maßgebliche Unterschied ist aber, dass Firmen nur bei AS aufgenommen werden, sobald sie von einem Architekten empfohlen wurden. Mehr zu den AS-Adressen gibt es im zugehörigen Lernvideo auf unserer Homepage.

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Projektdaten

Herzlich willkommen zur Video-Schulung “Projektdaten”. Das Projekt und die Bearbeitung des Projekts steht und fällt mit der vollständigen und gewissenhaften Anlage der Bauprojektdaten. Machen Sie sich bitte die kleine Mühe und tragen Sie alles ein, damit Sie später auf der Baustelle auch alle benötigten Informationen zur Verfügung haben. Bauprojektdaten umfasen alle Projektgrunddaten, wie zum Beispiel die Beschreibung oder die Adresse des Projekts. Als erstes versehen wir unser neu erstelltes Bauprojekt mit einem Namen. Falls gewünscht, können wir auch noch einige weitere Informationen hinzufügen. Da es unser erstes Projekt ist, bekommt es die Nummer 001 und als Kürzel vergeben wir als Abkürzung für gripsware GW. Wir geben die Straße und die Postleitzahl des Objektes ein. Und den Rest holt sich die Software für Baudokumentation pro-Report aus der Programm-eigenen Postleitzahl-Datenbank und fügt die fehlenden Infos der Adresse hinzu. Auch die Menükarte wird aktualisiert und nach einem Klick auf die Karte wird eine Routenplanung zum Projektort angezeigt. Jetzt kümmern wir uns um den Projekttyp. Und den Startschuss des Projektes, welcher eher der Vollständigkeit halber wählbar ist und keine direkte Auswirkung auf das Projekt hat. Zuletzt können wir noch eine Projekt-E-Mail eingeben, unter welcher zu jederzeit ein Verantwortlicher des Bauvorhabens erreicht werden kann. Im Feld “Beschreibung” haben wir die Möglichkeit, eine mehr oder weniger ausführliche Beschreibung des Projektes einzutragen. Mit einem Klick auf “Übernehmen” bestätigen wir unsere Eingabe. Natürlich sollte auch der Zeitrahmen für den Beginn und die Fertigstellung des Bauvorhabens festgelegt werden. Bei Jour-Fixe und Tagesinfo-Nummern kann eingestellt werden, ob bei neuen Berichten die Programm-interne Nummerierung oder eine fortlaufende Nummerierung, was in der Regel der Vorgabe entspricht, genutzt werden soll. Der Projektpfad, in dem sich alle Medien des Projekts befinden, lässt sich entweder hier oder im Reiter Dateien hinzufügen. Dazu klicken wir im Menü auf “Projektpfad hinzufügen” und navigieren zu unserem Projektordner. Beim Angeben des Projektpfades sollte immer der oberste Pfad, in unserem Fall der Ordner mit dem Namen Pro-Report 3 Dateien angegeben werden. Die Unterordner werden berücksichtigt und mit ihnen in Dateienreiter eingefügt. Wir bestätigen mit “ok”. Im Editor haben wir zusätzlich noch die Möglichkeit, entweder Dateitypen, die nicht in den Stammdaten festgelegt sind, zu inkludieren. Oder aber Dateitypen, die in den Stammdaten festgelegt sind, zu exportieren. Wir bestätigen den Editor mit “übernehmen”. Es erscheint ein zweiter Dialog, der uns anzeigt, wie viele Dateien verknüpft wurden. Verknüpft deshalb, weil pro-Report die Dateien nicht kopiert oder verschiebt, sondern lediglich eine Verknüpfung zur Datei in der Datenbank speichert. Wir bestätigen wiederum mit “OK” und der Pfad wird angezeigt. Durch einen Klick auf das kleine Ordner-Symbol auf der rechten Seite wird der eingetragene Projektordner im Explorer geöffnet. Nun geht es darum, wer das Projekt mobil bearbeiten darf, sprich wer auf der Baustelle unterwegs ist und neue Tagesinfos, Mängel und Änderungen mobil über das Smartphone hinzufügen oder bearbeiten kann. Bevor wir also festlegen, wem die mobile Bearbeitung des Projekts gestattet wird, müssen wir pro-Report zuerst mit Adressen ausstatten. Wie das funktioniert, wird im Video “Adressen” ausführlich erklärt. Sobald das erledigt ist, klicken wir über Projektleiter auf “Hinzufügen”. Ein Auswahldialog erscheint mit “nur Projektleiter” als gesetztem Anzeigefilter. Sinnvollerweise sollten nur Personen als mobile Bearbeiter eingesetzt werden, denen auch ein verknüpften Mobilgerät zugeordnet ist. Wir wählen unseren mobilen Bearbeiter oder auch mehrere mit einem Doppelklick aus der Liste aus. Bestätigen diesen mit “übernehmen” und der ausgewählte Projektleiter erscheint. Jetzt haben wir noch die Möglichkeiten, die Funktion der eingetragenen Person zu ändern. Oder sie vom Ausdruck auszuschließen.

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Projekt - Zusatzinformationen

Herzlich willkommen zur Video-Schulung “Unser erstes Projekt – Zusatzinformationen”. Unter “Zusatz” tragen wir weitere Projektdaten wie zum Beispiel die anrechenbar hohen Kosten unseres Projekts ein. Auch Kosteninformationen, die Vertragsinformationen und technische Informationen halten wir in diesem Reiter fest. Zusätzlich haben wir noch die Möglichkeit, individuelle Zusatzinformationen zu erstellen. Dazu klicken wir auf den “Hinzufügen”-Button. Tragen beispielsweise Bruttogeschossfläche ein. Und vergeben den dazugehörigen Wert. Vielen Dank fürs Zuschauen und bis zum nächsten Video.

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Projekt-Beteiligte

Herzlich Willkommen zur Video-Schulung “Tagesinfo – Beteiligte”. Der Reiter “Beteiligte” lässt uns überprüfen, welche an der Planung beteiligten Personen, wie zum Beispiel der Bauherr oder der Architekt an diesem Tag bzw. zum Zeitpunkt der Baustellenbegehung vor Ort waren. Durch einzelne Klicks können wir den Status zu “anwesend”, zu “abwesend” oder wie voreingestellt zu “keine Angabe” ändern. Auf der rechten Seite werden nochmals alle Informationen zum jeweiligen Beteiligten abgebildet. Falls sich etwas in den Kontaktdaten geändert haben sollte, werden wir nach einem Klick auf die Schaltfläche “Adresse bearbeiten” direkt zur entsprechenden Adresse ins Adressbuch weitergeleitet. Natürlich haben wir auch die Möglichkeit, neue Beteiligte hinzuzufügen oder alte bzw. abgesprungene zu löschen. Ein nützliches Feature ist der kleine Info-Button. Nach einem Klick auf diesen werden die der Adresse hinzugefügten Telefonnummern und die E-Mail-Adresse angezeigt. Außerdem verfügt die Software für Baudokumentation pro-Report über eine Integration für Mail und Telefon. Das heißt, sobald wir eine der Informationen anklicken, in unserem Fall die E-Mail-Adresse, öffnet sich das zugehörige Programm. Wie man Beteiligte dem Projekt hinzufügt, wird im zugehörigen Lernvideos “Beteiligte” auf unserer Homepage erklärt.

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Projekt - Firmen/Gewerke Terminplan

Herzlich Willkommen zur Video-Schulung “Firmen/Gewerke, Terminplan”. “Firmen/Gewerke Terminplan” umfasst im Gegensatz zu “Beteiligte” alle an der Ausführung Beteiligten. Hier haben wir fünf Möglichkeiten, den zeitlichen Bauablauf für unser Bauvorhaben zu gliedern. Wir können einen pro-Plan Bauzeitenplan verwenden. Einen SiGe-Plan verwenden. Einen MS-Project-Terminplan über die optionale Schnittstelle verwenden. Firmen manuell hinzufügen. Und Gewerke manuell hinzufügen. Wir entscheiden uns für einen pro-Plan Bauzeitenplan und navigieren in den Ordner, in dem unsere Pläne gespeichert sind. Wir wählen den gewünschten Plan aus, bestätigen mit “weiter” und nach einem Klick auf “Fertigstellen” erscheint der Bauzeitenplan in Tabellenform mitsamt möglicher Soll-Ist-Balken in unserer Tabelle. Sobald wir einen Vorgang anklicken, erscheinen alle dem Vorgang bereits in pro-Plan zugeordneten Informationen in der Detailansicht auf der rechten Seite. Falls den einzelnen Vorgängen des Bauzeitenplans noch Infos fehlen, so lassen sich diese bequem über die einzelnen Schaltflächen im Nachhinein hinzufügen. Durch einen Klick auf das Plus neben Ort lässt sich zuweisen, an welchem Ort das Gewerk arbeitet. Falls Sie noch keine Orte erstellt haben, schauen Sie sich bitte das entsprechende Lernvideo “Orte” zu diesem Thema an. Auch die Soll-Ist-Darstellung samt tatsächlichem Start, Rückmeldung, Enddatum, Fortschritt und der Prognose wird angezeigt. Unter Details wird die ausführende Firma angezeigt und wir haben die Möglichkeit, den Ansprechpartner und den Einweisungstatus festzulegen. Zusätzlich lässt sich noch ein Verantwortlicher händisch eintragen. Dieser ist in der Regel aber der Ansprechpartner. Auch die zugewiesenen Telefonnummern und die E-Mail-Adresse werden angezeigt. Durch einen Klick auf “Adresse bearbeiten” springt pro-Report zu Adressen, markiert die entsprechende Adresse und eröffnet uns die Möglichkeit, die Adresse durch einen Klick auf die Schaltfläche “Bearbeiten” wie gewohnt zu bearbeiten. Jede Änderung, die in pro-Report an den Vorgängen vorgenommen wird, wird gleichzeitig auch in pro-Plan angezeigt. Ein nützliches Feature ist das kleine Ordner-Symbol hinter dem Projektnamen. Nach einem Klick darauf wird der eingelesene Bauzeitenplan in pro-Plan geöffnet. Wobei noch einfacher: Alleine schon die Schaltfläche “Terminplan aufrufen” erfüllt denselben Zweck. Falls wir keinen Bauzeitenplan zur Verfügung haben und unsere Vorgänge händisch erstellen müssen, kommt die nächste Möglichkeit ins Spiel. Nach einem Klick auf die Schaltfläche “Firma hinzufügen” erscheinen alle eingelesen Adressen, aus welchen wir unsere gewünschte Firma mit einem Doppelklick auswählen und mit “übernehmen” bestätigen. Sofort erscheint das nächste Fenster, in dem wir der Firma ebenfalls mit einem Doppelklick das zugehörige Gewerk zuordnen können. Der erstellte Vorgang erscheint nun separat unter unserem eingelesenen Bauzeitenplan. Wir können den Vorgang nun im auf der rechten Seite liegenden Informationsfeld komplett wie vorher bereits gezeigt bearbeiten. Wir tragen die beiden Soll-Daten ein. Über den Ist-Zustand gibt es beim Erstellen meistens noch nichts zu sagen. Als nächstes folgt der Ansprechpartner. Der Einweisungsstatus. Und der Verantwortliche. Die Schaltfläche “Hinzufügen” lässt uns aus einer Datenbank ein oder mehrere Gewerke auswählen. Nach einem Klick auf “Übernehmen” erscheint dieses in unserer Liste allerdings ohne jegliche Informationen. Als erstes weisen wir dem Gewerk durch einen Klick auf die zuweisen Schaltfläche eine Adresse zu. Darauf folgt die mögliche Zuordnung des jeweiligen Ortes. Und die Eingabe der Soll-Daten. Abermals legen wir den Ansprechpartner, den Status der Einweisung und den Verantwortlichen fest. Wie gewohnt wird der Vorgang mitsamt seinen zugefügten Informationen in der Liste angezeigt. Die Position der händisch eingetragenen Vorgänge lässt sich über die Pfeil-Buttons bequem entweder nach oben oder nach unten verändern. Ebenso wie im Reiter “Beteiligte” gibt es auch hier den Info-Button, der uns die Telefonnummern und E-Mail-Adressen der jeweiligen Gewerke anzeigt und nach einem Klick auf beispielsweise die E-Mail-Adresse durch die Integration das zugehörige Programm öffnet. Wie in fast jedem Beitrag von pro-Report findet sich auch hier die Volltextsuche. Wir geben einen Suchbegriff ein und alle Vorgänge, bei denen der Suchbegriff irgendwo vorkommt, werden angezeigt.

Pro-Report

Projekt - Dateienverwaltung

Herzlich willkommen zur Video-Schulung “Dateienverwaltung in der Bausoftware pro-Report”. Dateien ermöglichen uns, das bereits bestehende Projektverzeichnis zu unserem pro-Report-Projekt zuzuordnen, um die vorhandenen Projektdateien zu verwalten und auf das Mobilgerät zu synchronisieren. Da wir gerade erst am Erstellen eines neuen Projekts sind, haben wir natürlich noch keine Dateien eingelesen. Also klicken wir auf “Suchpfad hinzufügen” und Navigieren zum Speicherort unsere Produktdaten. Und bestätigen mit “OK”. Im Filter-Editor haben wir zusätzlich noch die Möglichkeit, entweder Dateitypen, die nicht in den Stammdaten festgelegt sind zu inkludieren. Oder aber Dateitypen, die in den Stammdaten festgelegt sind, zu exkludieren. Jetzt bestätigen wir mit “übernehmen”. Ein weiteres Dialogfeld erscheint, in welchem uns angezeigt wird, wie viel Dateien der Pfad enthält. Nach erneutem “OK” werden alle enthaltenen Dateien in der Liste angezeigt. Pro-Report unterstützt beispielsweise txt-Dateien, sowie alle anderen Dateiformate, die standardmäßig auch von Windows unterstützt werden. Natürlich können auch mehrere der Pfade parallel verwendet werden. Im Detailinfo-Feld finden sich Informationen zu der jeweiligen Datei, wie etwa die Beschreibung oder der Dateityp. Außerdem wird eine Vorschau angezeigt. Mit einem Doppelklick lassen sich die Dateien in ihren jeweiligen Programmen öffnen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche “Datei in Explorer öffnen” lässt sich die Datei, wie der Name schon sagt, im Explorer öffnen. Das kleine Ordnungssymbol geht sogar noch weiter und öffnet uns nach einem klick den Projektordner mitsamt seinen Unterordnern. An dieser Stelle ein wichtiger Hinweis: Beim Angeben des Projektpfades sollte immer der oberste Pfad, in unserem Fall der Ordner mit dem Namen pro-Report 3 angegeben werden. Die Unterordner werden berücksichtigt und mit in den Dateien-Reiter eingefügt. Jetzt fragen Sie sich bestimmt: Mein Projektpfad hat aber mehrere 1000 Dateien. Wie soll die pro-Report Datenbank das nur speichern können? Das funktioniert deshalb, weil wir nicht die Dateien an sich, sondern nur die Verknüpfungen zu den einzelnen Dateien in der Datenbank speichern. Neuerdings lässt sich der Projektplan auch in den Projektdaten eintragen. Sobald neue Dateien in unseren Projektorten eingefügt werden, werden diese nach einem Klick auf “Dokuliste aktualisieren” ebenfalls in unserer Dokumentenliste angezeigt. Über die einzelnen Schaltflächen lassen sich unsere Dokumente zum Beispiel nach Ihrer Dateiendung oder der Größe sortieren. Hilfreich bei umfangreichen Projekten ist die Volltextsuche, die sich in nahezu jedem Reiter nutzen lässt. Wir geben stichwortartig ein, nach was wir suchen wollen. Pro-Report durchkämmt die Dateien und zeigt alle an, in denen unser Suchbegriff irgendwo vorkommt. Um die Suche zurückzusetzen, klicken wir einfach auf den Button “Alles”. Um die Dateien beim nächsten Synchronisieren auf das verknüpfte Mobilgerät zu schicken, reicht es aus, wenn wir die gewünschten mit einem Haken versehen.

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Projekt - Orte (Teil1)

Herzlich willkommen zu Video-Schulung: “Tagesinfos – Orte”. Im Reiter “Orte” der Baumängel Software pro-Report wird uns unsere vorher angelegte Gelände, Gebäude, Geschoss und Raumstruktur angezeigt. In allen Räumen, die mit so einem Marker versehen sind, sind noch offene Mängel zu beklagen. Bei umfangreicheren Projekten als unserem Projekt kann es schnell vorkommen, dass mehr als 100 Orte eingespeist sind. Zum Glück haben wir die Möglichkeit, alle unsere Räume mit Baumängeln durch einen Klick auf das Filter-Symbol ganz oben anzeigen zu lassen. In der Ansicht wird lediglich der Raum mitsamt dem Marker des Baumängelreports angezeigt. Um zum kompletten Report zu gelangen, genügt ein einfacher Klick auf die Schaltfläche “Reports des Orts anzeigen” und schon wechselt pro-Report selbstständig in den Report-Reiter und markiert den entsprechenden Eintrag, sowie zeigt alle zugehörigen Informationen an. Der Reiter ordnet, dient also lediglich zum Informationszweck über bereits erfasste Baureports bzw. Mängel oder Anweisungen. Wir sehen die einzelnen Mängel-Markierungen nicht nur in den jeweiligen Räumen, sondern auch übergeordnet in den zugehörigen Geschossen. Wie einzelne Orte angelegt werden, wird im Video “Orte” auf unserer Homepage ausführlich erklärt.

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Projekt - Orte (Teil 2)

Herzlich Willkommen zur Video-Schulung “Orte – Teil 2”. Im zweiten Teil der Video-Schulung zum Thema Orte geht es um die weiteren Möglichkeiten, neue Orte in unserem Projekt anzulegen oder aus vorhandenen Systemen zu importieren. Die Standard-Methode kennen wir bereits aus dem ersten Teil. Der Import-Assistent ermöglicht es uns, andere Dateiformate wie beispielsweise Microsoft-Excel-Dateien in die Struktur von pro-Report zu importieren. Es gibt zwei sinnvolle Möglichkeiten, wie eine Excel-Datei aufgebaut sein muss, damit diese importiert werden kann. Eine davon ist die klassische Ebenenstruktur, bei der die obersten Knotenpunkte auf der linken Seite stehen und die weiteren Ebenen in Spalten nach rechts gestaffelt sind. In der letzten Spalte steht dann in der Regel die Bezeichnung. Hier fehlt allerdings noch eine Kleinigkeit. Rein optisch sind die Räume den Knotenpunkten zugeordnet, technisch allerdings nicht. Wir klicken auf das rechte untere Eck von Gebäude I, drücken die Steuerungstaste und ziehen dieses über alle Zeilen, die zu Gebäude eins gehören. Das gleiche machen wir bei den verschiedenen Geschossen. Und sobald alles erledigt ist, verknüpfen wir auch die Orte aus Gebäude II miteinander. Danach ist diese Struktur zum Import geeignet. Sollten Sie eine Excel-Datei mit Header, einem Fotologo oder ähnlichen Dingen haben, muss diese zuerst bis auf die nutzbaren Dinge bereinigt werden. Wir speichern die Datei ab und wechseln zurück zu pro-Report. Wir klicken auf die Schaltfläche “Import-Assistent”. Und setzen einen Haken bei “Microsoft Excel”. Um die Datei zu importieren, klicken wir auf das kleine Ordner-Symbol hinter Dateiname und navigieren in den richtigen Ordner. Um unsere xslx-Dateien anzuzeigen, klicken wir die Box rechts unten an und wählen den Dateityp mit der xlsx-Endung aus. Jetzt werden wir die gewünschte Excel-Datei mit einem Doppelklick aus. Nach einem Klick auf weiter erscheint eine Vorschau, die uns die richtige Ortsstruktur anzeigt, sofern Ihre Exceltabelle richtig angelegt wurde. Die erste Spalte bekommt Rot zugeordnet. Die zweite Level eins. Und die dritte Level zwei. Wir bestätigen mit “weiter”. Und nach erfolgreichem Import verlassen wir den Dialog mit einem Klick auf “Schließen”. Eine weitere Vorschau erscheint. Wir bestätigen diese und nun werden alle Gebäude, Geschoss und Raumstrukturen korrekt angezeigt. Die zweite Excel-Struktur, die pro-Report importieren kann, ist die über IT und Parent-IT geordnete Zuordnung. Wir klicken abermals auf die Schaltfläche “Import-Assistent”. Wählen Microsoft-Excel aus. Navigieren in unseren Ordner. Und wechseln erneut zur xlsx Datei. Nach einem Doppelklick auf unsere zwei Mustermappen und dem anschließenden Klick auf “weiter” landen wir wieder in der Vorschau. Dieses Mal ändern wir von Zeile zu zwei. Die erste Spalte bekommt GW weg. Die zweite GW Parent Key. Und die dritte GW Description Value. Nun bestätigen wir mit weiter. Und klicken auf Schließen. Die erscheinende Vorschau bestätigen wir. Und die Gebäude, Geschoss und Raumstruktur wird abermals korrekt angezeigt. Da pro-Report den BIM Prozess bereits unterstützt und ermöglicht uns die Schaltfläche IFC Import sehr einfach IFC-Dateien in unsere Ortsstruktur einzulesen. Nach einem Klick auf IFC-Import navigieren wir in den Ordner, in dem sich unsere IFC-Datei befindet und wählen diese mit einem Doppelklick aus. Nun erscheint ein Dialog, der uns hilft, die IFC-Daten den pro-Report-Spalten richtig zuzuordnen. Wie wir sehen, werden in Spalte eins die Knotenpunkte Gebäude, Kellergeschoss und Erdgeschoss angezeigt, während die Raumbezeichnungen in Spalte zwei dargestellt sind. In diesem Fall handelt es sich um eine nicht korrekt angelegte IFC-Datei, da die Bezeichnung ebenfalls in die erste Spalte gehören. Mit pro-Report ist das allerdings kein Problem. Wir klicken auf die Schaltfläche “Anpassung von Spalte eins” und ein weitere Dialog erscheint in dessen Textfeld wir Spalte eins plus Spalte zwei eintragen. Das bedeutet so viel wie Spalte eins zeigt ab jetzt den Inhalt von Spalte eins und von Spalte zwei an. Nach einem Klick auf okay werden die Raumbezeichnungen ebenso in der ersten Spalte angezeigt. Jetzt klicken wir auf “Importieren” und die Struktur der IFC-Datei wird in pro-Report komplett eingefügt. Was nun noch fehlt, ist die grafische Zuweisung der einzelnen Orte. Dazu klicken wir einen Punkt an klicken auf die Schaltfläche “Räume aus Grafik erzeugen”, navigieren in unseren Projektordner und wählen die zugehörige Grafik aus. Wie im Lernvideos “Orte Teil 1” gelernt, weisen wir nun die einzelnen Räume zu. Über die Schaltfläche “Achsen erzeugen” können wir mehrere gleiche Orte mit wenigen Klicks erstellen. Diese Funktion findet Anwendung, falls wir zum Beispiel ein Mehrfamilienhaus bauen wollen, dessen Wohnungen über exakt gleich große Kellerräume verfügen. Als erstes brauchen wir also die erste Gebäude und Kellergeschoss, welche wir über die Schaltfläche “Neue Achse erstellen”. Ganz so, wie wir es im ersten Teil der Video-Schulung gelernt haben. Nachdem die beiden Orte erstellt sind, wählen wir Kellergeschoss aus, klicken auf die Schaltfläche “Achsen erzeugen” und der pro-Report eigene Achsengenerator erscheint. In unserem Fall tragen wir bei Beschreibung “Kellerräume” ein. Circa fünf und ändern die Variable x und der Typ zu Keller. Die folgenden Zahlen geben die Spanne an. Angenommen, wir haben zehn Kellerräume. Also ändern wir die Zahl 20 zu 10. In der rechten Spalte erscheint die Vorschau, wie unsere Orte angelegt werden. Falls Sie spezielle Bezeichnungen für Ihre Orte bevorzugen, wird hier angezeigt, welche Eingabemöglichkeiten sonst noch zur Verfügung stehen. Wir bestätigen also mit “übernehmen”. Der erscheinende Dialog fragt uns, ob wir die Kellerräume unterhalb des Astes “Kellergeschoss” generieren möchten. Nach einem Klick auf “Ja” werden unsere zehn angelegten Keller unterhalb des Astes Kellergeschoss angezeigt. Die Funktion “Achsen erzeugen” ist vor allem bei umfangreichen Projekten extrem zeitsparend. Die einzelnen Kellerräume können nun natürlich auch bearbeitet werden. Es kann eine Beschreibung eingegeben werden, sowie die Planungsnummer. Die Arbeitsnummer und die Kundennummer. Jetzt wollen wir unsere Kellerräume natürlich auch grafisch festhalten. Dazu werden wir das Kellergeschoss in unserem Strukturbaum aus, klicken auf “Räume aus Grafik” erzeugen. Wählen das Kellergeschoss aus unserem Projektorten aus und generieren die einzelnen Räume wie gewohnt.

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Projekt - Systeme

Herzlich Willkommen zur Video-Schulung “Systeme”. Die Systeme fungieren als Untergruppe der Gebäude- bzw Raumstruktur zur Gliederung immer wiederkehrender Bereiche. Das erleichtert uns das Erfassen verschiedener Mängel, da wir die Mängel nicht nur einem Ort bzw. Raum zuweisen, sondern zusätzlich noch einem System wie zum Beispiel der Tür, um den Ort des Baumangels noch exakter zu definieren. Der Vorteil der getrennten Strukturen liegt darin, dass diese Systeme oder Bauteile nicht unter jedem Raum immer wieder eingegeben werden müssen, sondern nur einmalig erfasst werden und danach in jedem Raum verwendet werden können. Um ein neues System hinzuzufügen, klicken wir auf die Schaltfläche “Neues System”. Ein Dialog erscheint, in dem wir den Namen des Systems und eine Beschreibung eingeben können. Wir fangen nicht direkt mit einem System an, sondern zuerst zum Beispiel mit “Rauminfo”, welcher dann die einzelnen Systeme untergeordnet werden. Nach einem Klick auf “Übernehmen” erscheint der erste Eintrag “Rauminfo” in der Liste. Der Baum hier funktioniert genau gleich wie bei den Orten. Sobald unser neues System markiert ist, so werden ab jetzt neu erstellte Systeme dem markierten untergeordnet. Wir klicken erneut auf “neues System” und geben beispielsweise “Tür” ein. Nach “übernehmen” erscheint die Tür unterhalb der Rauminfo. Abermals klicken wir auf “neues System” und generieren das nächste System “Boden” wie gewohnt. “Boden” findet sich nun gemeinsam mit der Tür unterhalb der Räume vor. Jetzt wissen wir, wie wir Systeme anlegen können und erstellen nun alle gewünschten Systeme. Bis unser Strukturbaum vollständig ist. Wie gewohnt können wir die einzelnen Systeme im Nachhinein bearbeiten, kopieren oder löschen. Mit den beiden Pfeil-Buttons lassen sich die einzelnen Systeme bequem nach unten oder nach oben verschieben. Auch die Volltextsuche der Bausoftware pro-Report lässt sich bei Systeme anwenden. Wir geben einen Suchbegriff ein, und alle Systeme, die den Begriff innehaben, werden angezeigt. Ebenso lässt sich der Import-Assistent im Räumesysem nutzen. Wie dieser funktioniert und was er kann, wird dem zugehörigen Lernvideo “Import Assistent” besprochen. Abschließend gilt es noch zu sagen, dass die Systeme nicht in jedem Projekt neu eingetragen werden müssen. Da die gängigen Raumstrukturen sich sehr ähneln, bietet es sich an die Systeme lediglich zu kopieren und in das neue Projekt einzufügen.

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Projekt - Verteilerlisten

Herzlich Willkommen zur Video-Schulung “Verteilerlisten”. Im Reiter “Verteilerlisten” haben wir die Möglichkeit Verteilerlisten zu erstellen, um die Kommunikation mit den am Projekt mitwirkenden Personen zu erleichtern. Die Verteilerlisten sind sehr flexibel nutzbar, da wir Dokumente sehr einfach an eine ganze Liste oder an bestimmte Empfänger einer Liste versenden können. Auch die Kombination von beidem ist möglich. Der Unterschied zwischen den Verteilerlisten in den Stammdaten und denen im Projektreiter “Verteilerlisten” besteht darin, dass die Listen in den Stammdaten global, also für alle Projekte fungieren, während die Projekt-Verteilerlisten lediglich das aktuell geöffnete Projekt betreffen. Um eine neue Liste zu erstellen, klicken wir auf die Schaltfläche “Neue Verteilerliste”. Wir haben jetzt zwei Möglichkeiten. Entweder holen wir die in den Stammdaten bereits bestehenden Verteilerlisten in unser Projekt. Oder wir erstellen eine komplett neue Liste. Empfohlen wird jedoch beides. Zuerst importieren wir die bestehenden Listen, indem wir die Stammdatenliste anklicken und die gewünschte Verteilerliste auswählen. Nach einem Klick auf “Übernehmen” wird die Verteilerliste samt ihrer Mitglieder angezeigt. Wiederum über die Schaltfläche “neue Verteilerliste” fügen wir die beiden anderen Stammdatenlisten hinzu. Alles umfasst alle zugeordneten Adressen. Unter Planer finden sich alle an der Planung beteiligten Personen und unter Ausführende alle an der Umsetzung beteiligten Personen bzw. Firmen. Jetzt haben wir die Möglichkeit zusätzlich zu unseren Standard-Listen neue projektbezogene Verteilerlisten zu erstellen. Dazu klicken wir erneut auf neue Verteilerliste. Dieses Mal geben wir allerdings nur einen Titel ein. Und klicken auf “übernehmen”. Die Verteilerliste erscheint unter unseren bisherigen Listen, allerdings beinhaltet diese, wie zu erwarten war, noch keine Adressen. Um unsere Verteilerliste mit Adressen auszustatten, klicken wir auf “Hinzufügen” oberhalb von Adressen. Nun wählen wir die gewünschten Adressen mit einem Doppelklick aus. Sobald alle Adressen zu unserer Zufriedenheit unter ausgewählte Adressen angezeigt werden, bestätigen wir den Auswahldialog mit “übernehmen”. Jetzt werden die hinzugefügten Adressen auf der rechten Seite angezeigt. Die einzelnen Verteilerlisten lassen sich wie gewohnt über die Schaltflächen bearbeiten, kopieren oder löschen. Über die beiden Pfeiltasten können wir die Listen nach oben oder nach unten verschieben. Wollen wir eine Adresse aus einer selbst erstellten Verteilerliste löschen, so klicken wir diese Adresse an und entfernen diese über die entsprechende Schaltfläche. Wir bestätigen den Dialog mit “Ja” und die Adresse ist gelöscht. Wie in jedem Projekt können wir auch hier die Volltextsuche verwenden. Wir geben einen Suchbegriff ein und alle passenden Adressen werden angezeigt. Nach einem Klick auf “alles” werden wieder alle Adressen angezeigt. Falls wir über viele Verteilerlisten verfügen, so können wir die Volltextsuche auch dafür benutzen, einzelne Listen anzeigen zu lassen.

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Tagesinfo - Wetter und Baustellenfoto

Herzlich Willkommen zur Video-Schulung “Meine erste Tagesinfo – Wetter und Baustellenfoto”. Nachdem wir alle relevanten Projekttdaten eingegeben haben, wechseln wir in den Reiter “Tagesinfos”. Mit einem Klick auf die Schaltfläche “Neue Tagesinfo” können wir ganz einfach eine neue Tagesinfo errstellen. In der bisher leeren Liste wird nun ein Tagesbericht mit der Nummer eins angezeigt. Auf der rechten Seite lässt diese sich bequem bearbeiten. Entgegen der Erwartungen werden hier auf der ersten Seite keine Reports bzw. Mängel oder Aufgaben festgehalten, sondern lediglich der allgemeine Baustellenzustand. Die Mängelverfolgung sowie die Anwesenheit der Planungsbeteiligten oder der ausführenden Unternehmen und der Baufortschritt werden in den jeweils zugehörigen Reitern erfasst und überprüft. Je nach Art unseres Berichts haben wir die Möglichkeit, die Bezeichnung dementsprechend zu ändern. Diese Funktion dient nur der Übersicht. Es macht überhaupt keinen Unterschied, ob hier Tagesbericht, Einweisung oder Bauabnahme steht. In das Datumsfeld wird automatisch das Datum und die Uhrzeit der Erfassung eingefügt. Sollte dies nicht stimmen, lässt sich das Datum selbstverständlich noch händisch ändern. Auch die Bauphase, in welcher wir uns gerade befinden, können wir festhalten. Das Wetter, die Windverhältnisse, die ungefähre Temperatur und die Luftfeuchtigkeit sowie deren Messzeitpunkt werden automatisch über pro-Reports Online-Wetter-Funktion eingespeist. Um das zu veranschaulichen, klicken wir auf die Schaltfläche “Online-Wetter”. Die Software für Baudokumentation pro-Report öffnet die Karte und sucht sich abhängig von der in den Produktdaten eingetragenen Baustellenadresse die nächste Wetterstation. Wir klicken auf “Übernehmen” und die Daten erscheinen in den dafür vorhergesehenen Feldern. Beim Erstellen einer neuen Tagesinfo holt sich pro-Report diese Informationen automatisch. Selbstverständlich haben wir auch noch die Möglichkeit einen kurzen Infotext zu unserer Tagesinfo hinzuzufügen. Wir schreiben zum Beispiel “Heute wurden mehrere Stahlträger geliefert. Alle tragen Helme und Sicherheitsschuhe.” Wir klicken auf “übernehmen” und der Text erscheint in unserer Tagesinfo. Zu guter Letzt fügen wir mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche noch ein Foto der gelieferten Stahlträger hinzu. Abschließend gilt zu sagen, dass immer in der letzten bzw neuesten Tagesinfo unabhängig vom Datum alle noch offenen Reports, sprich Baumängel und Aufgaben zu finden sind. Das heißt, sie müssen nicht in alten Berichten gesucht werden.

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Tagesinfo - Zusatzinformationen

Herzlich Willkommen zu Video-Schulung “Tagesinfos: Zusatzinformationen” Im nächsten Reiter “Zusatzinfo” haben wir die Möglichkeit, den genauen Beginn, sowie wie das exakte Ende der Baustellenbegehung zu dokumentieren. Außerdem können wir den Zeitpunkt des nächsten geplanten Besuchs festhalten. Auch den Stand des Stromzählers und der Wasseruhr können wir problemlos eintragen. Falls uns die Reihenfolge der einzelnen Punkte nicht zusagt, haben wir die Möglichkeit, diese ohne Probleme zu ändern. Wir wählen eine Position aus und verschieben diese mit den beiden Pfeiltasten entweder nach oben oder nach unten. Um weitere Zusatzinfos zu erzeugen, schauen Sie sich bitte das Lernvideo “Zusatzinformationen” auf unserer Homepage an.

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Tagesinfo - Beteiligte

Herzlich Willkommen zur Video-Schulung “Beteiligte”. Bevor wir uns den Reiter “Beteiligte” genauer anschauen, sollten Sie sich das Lernvideo “Adressen” ansehen, da wir die beteiligten Personen erst dann zuweisen können, wenn Adressen in pro-Report vorhanden sind. Der Reiter “Beteiligte” umfasst alle an der Planung beteiligten Personen, wie zum Beispiel Bauherren, Architekten oder Ingenieure. Bis jetzt ist unsere Liste noch leer. Das lässt sich mit einem Klick auf die Schaltfläche “Hinzufügen” ändern. Im nun erscheinenden Adress-Assistenten werden alle in der Baumängelsoftware pro-Report vorhandenen Adressen angezeigt. Wir filtern nach beispielsweise gripsware und durch einen Doppelklick lassen sich die gewünschten Adressen auswählen. Zu beachten ist aber, dass wir wirklich nur Personen, die an der Planung des Projekts beteiligt sind, auswählen. Die ausführenden Firmen werden im Terminplan zugewiesen. Nach einem Klick auf “Übernehmen” erscheinen die ausgewählten Adressen in der Liste. Wir werden aufgefordert, den jeweiligen Adressen ihre Funktion im Projekt zuzuweisen, um die Beteiligten-Infos auf der rechten Seite zu vervollständigen. Diesen Vorgang wiederholen wir so lange, bis allen Adressen eine Funktion zugeordnet ist. Nachdem das erledigt ist, werden die Funktionen zusammen mit dem Ort und dem Ansprechpartner der jeweiligen Beteiligten in der Liste angezeigt. Ist das Häkchen vor den jeweiligen Beteiligten gesetzt, so erscheinen diese auch auf dem Ausdruck. Entfernen wir das Häkchen, so werden die Beteiligten vom Ausdruck ausgeschlossen. Ein nützliches Feature ist der kleine Info-Button. Nach einem Klick auf diesen werden die der Adresse hinzugefügten Telefonnummern und die E-Mail-Adresse angezeigt. Außerdem verfügt pro-Report über eine Integration für E-Mail und Telefon. Das heißt, sobald wir eine der Informationen anklicken, in unserem Fall die E-Mail-Adresse, öffnet sich das zugehörige Programm. Natürlich können wir die einzelnen Adressen auch wieder aus unserer Liste löschen. Dazu werden wir die gewünschte Adresse aus. Klicken auf die Schaltfläche “Entfernen” und bestätigen den Dialog mit “Ja”. Mit den beiden Pfeiltasten lassen sich die Adressen entweder nach unten oder nach oben sortieren. Die in pro.Report inkludierte Volltextsuche, die vor allem bei umfangreichen Listen sehr hilfreich ist, lässt uns schnell und einfach die Beteiligtenliste des Bauprojekts durchsuchen. Wir geben lediglich einen Suchbegriff ein und alle Beteiligten, bei denen der Suchbegriff irgendwo vorkommt, werden uns angezeigt. Nach einem Klick werden die Filter deaktiviert und alle Adressen wieder angezeigt. Zu guter Letzt haben wir die Möglichkeit, die Adressen unserer Beteiligten am Bauprojekt durch einen Klick auf die Schaltfläche “Adresse bearbeiten” zu bearbeiten. Die Bausoftware pro-Report wechselt automatisch zu Adressen und markiert die ausgewählte Adresse. Nun können wir, wie im Lernvideo “Adressen” ausführlich beschrieben, die markierte Adresse nach einem Klick auf die gleichnamige Schaltfläche bearbeiten.

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Tagesinfo - Firmen

Herzlich willkommen zur Video-Schulung “Tagesinfo Firmen”. Der Reiter der Firmen enthält alle an der Ausführung beteiligten Baufirmen. Hier kann gestaffelt nach Qualifikation die jeweilige Anzahl der Mitarbeiter eingetragen werden, die an diesem Tag vor Ort waren. Außerdem können wir hier den aktuellen Einweisungsstatus der jeweiligen Firmen bzw. deren Ansprechpartnern bearbeiten. Waren zum Beispiel ein Meister, drei Gesellen und ein Azubi von der Firma “Maulwurf” auf der Baustelle, so tragen wir das ein. Die Firma “Maulwurf” bzw. die Arbeiter die heute auf der Baustelle waren, sind eingewiesen. Und die Firma “Mauerwerk” war mit einem Meister, einem Polierer und drei Gesellen anwesend. Sie wurden ebenfalls eingewiesen. Die “Holzwurm GbR” war mit einem Vorarbeiter vor Ort. Und dieser hat noch keine Einweisung erhalten. Die “Rohbau GmbH” markieren wir mit abwesend, da niemand von ihnen da war, obwohl es abgesprochen war. Ein nützliches Feature ist der kleine Info-Button. Nach einem Klick auf diesen werden die der Adresse hinzugefügten Telefonnummern und die E-Mail-Adresse angezeigt. Außerdem verfügt die Baudokumentationssoftware pro-Report über eine Mappe sowie eine Integration für Mail und Telefon. Das heißt, sobald wir eine der Informationen anklicken, in unserem Fall die E-Mail-Adresse, öffnet sich das zugehörige Programm. Wir können mit dem Klick auf die entsprechende Schaltfläche neue Firmen hinzufügen bzw. bereits bestehende Firmen löschen. Wie man einzelne Firmen dem Projekt hinzufügt, wird im zugehörigen Lernvideo “Firmen Gewerke Terminplan” auf unserer Homepage erklärt.

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Tagesinfo - Gewerke / Terminplan

Herzlich Willkommen zur Video-Schulung “Tagesinfo: Gewerke und Terminplan”. Um uns erst einmal einen Überblick über den Reiter “Terminplan” zu verschaffen, empfehlen wir zuerst das Lernvideo “Firmen, Gewerke, Terminplan” auf unserer Homepage anzuschauen. Dort wird erklärt, wie man Bauzeiten alleine von pro-Plan mit Pro Report verknüpft. Im Reiter “Gewerke Terminplan” wird der Fortschritt der einzelnen Gewerke festgehalten. Das Bautagebuch, also die Feststellung des aktuellen Leistungsstands mit Soll-Ist-Vergleich wird hier mithilfe von verschiedenen Mediendateien dokumentiert. Wie wir sehen können, sind die ersten drei Gewerke ordnungsgemäß rückgemeldet worden und konnten ihre Arbeiten planmäßig zu Ende führen. Der Vorgang “Baugrube ausheben” hingegen hat lediglich seinen Soll-Start eingehalten. Er hätte am 18. Dezember planmäßig fertig sein sollen, wurde am 20. Dezember allerdings erst mit 40 % rückgemeldet. Die Baudokumentationssoftware pro-Report zeigt den prognostizierten Fertigstellungstermin an und lässt den Rest des Balkens rot erscheinen, da die Prognose nach der geplanten Fertigstellung liegt. In diesem Fall wird Ihnen angezeigt, dass Sie sich um das Gewerk entsprechend kümmern sollten und eventuell veranlassen, dass die zuständige Firma mehr Personal einsetzt, um den Fertigstellungstermin trotzdem noch einzuhalten. Um ein Gewerk in pro-Report rückzumelden, wählen wir das gewünschte aus. Bei umfangreichen Plänen mit vielen Vorgängen können wir natürlich auch die pro-Report eigene Volltextsuche benutzen. Wir geben einen Teil der Vorgangsbezeichnung ein und der gewünschte Vorgang erscheint. Unter der Vorgangsinfo werden uns alle relevanten Informationen bezüglich des Vorgangs angezeigt. Das Soll-Startdatum liegt in der Vergangenheit, deshalb ist es rot markiert. Wir geben nun ein, wann der Vorgang tatsächlich begonnen wurde, und zwar planmäßig am 19. Dezember. Heute, einen Tag später, beträgt der Fortschritt bereits circa 60 %. Das Rückmeldedatum wird automatisch auf den heutigen Tag datiert und pro-Report gibt uns eine passende Prognose. Sollte in dem Tempo weiter gearbeitet werden wie bisher, wird der Vorgang voraussichtlich bereits am 21. Dezember zu Ende gebracht. Da diese Prognose vor dem Soll-Ende-Datum liegt, wird der Balken grün angezeigt. Um die Rückmeldungen noch zu verbessern, können wir dem Vorgang Mediendateien, zum Beispiel ein Bild, ein Foto und einen Text hinzufügen. Wir klicken auf den zugehörigen Button und wählen das entsprechende Bild aus. Zusätzlich fügen wir noch eine Textdatei mit Beschreibung des Fortschritts hinzu. Nach einem Klick auf “Übernehmen” werden die beiden Mediendateien im Media-Overlay angezeigt. Möchten wir einen Blick in den originalen Bauzeitenplan werfen, so klicken wir auf die Schaltfläche “Terminplan aufrufen”. Und der Bauzeitenplan wird in pro-Plan angezeigt.

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Tagesinfo - Orte (Teil1)

Herzlich Willkommen zur Video-Schulung “Orte Teil 1”. Der Reiter “Orte” umfasst die Gelände, Gebäude, Geschoss und Raumstruktur zur einfachen Auswahl des jeweiligen Ortes für die Reports in der Baudokumentationssoftware pro-Report. Es gibt fünf Methoden, Orte zu erzeugen. Wir können einen neuen Ort händisch über die Schaltfläche “Neuer Ort” erstellen. Über den Import-Assistenten können wir nahezu alle sinnvollen Formate importieren und die Ortsstruktur somit automatisiert anlegen. Der Import von externen Daten stellt grundsätzlich eine Dienstleistung dar. Mit Hilfe des IFC-Import-Assistenten können wir IFC-Dateien verwenden, um neue Räume zu erstellen. Viele Orte auf einmal lassen sich mithilfe der Funktion “Achsen erzeugen” anlegen. Und zu guter Letzt können wir einen Ort über die Schaltfläche “Räume aus Grafik erzeugen” anlegen. Die Schaltfläche neue Ort ist in erster Linie dazu da, Gelände und Gebäude Strukturen zu erstellen, um diesen dann die Geschossstruktur unterzuordnen. Nach einem Klick auf “neuer Ort” erscheint ein Dialog, in welchem wir den Ort benennen und falls gewünscht beschreiben und mit Nummern versehen können. Nach einem Klick auf “Übernehmen” erscheint unser hinzugefügte Ort. Gelände unterhalb von Orte in unserem Strukturbaum Orte bleibt allerdings markiert, da außer dem Gelände noch weitere Orte wie zum Beispiel Gebäude als Überpunkt erstellt werden können. Wir klicken abermals auf neuer Ort und erstellen den Ast “Gebäude”. Nun wählen wir Gebäude aus und erstellen die neuen Orte Kellergeschoss, Erdgeschoss und Dachgeschoss ebenfalls über die Schaltfläche “Neuer Ort”. Sobald diese angelegt sind, wählen wir Kellergeschoss aus. Und klicken auf die Schaltfläche “Räume aus Grafik erzeugen”. Unser Projektordner öffnet sich und wir navigieren in den Unterordner, in dem sich unsere Geschossansichten befinden. Fangen wir also von unten an und öffnen als erstes das Kellergeschoss. Der Grundriss wird im pro-Report eigenen Viewer angezeigt und lässt sich über das Mausrad bequem vergrößern oder verkleinern. Durch einen Klick auf Grafik glätten wird die Grafik automatisch leicht bearbeitet und verbessert. Um jetzt einen neuen Raum zu erstellen, klicken wir an eine Ecke des gewünschten Raumes und ziehen einen großzügigen Rahmen um den Raum herum. Der gezogene Rahmen muss nicht genau auf die Wände angepasst sein, er sollte sogar ein wenig überstehen. Nun versehen wir den neuen Raum, der auf der rechten Seite angezeigt wird, mit einem Namen. Falls gewünscht, ist auch noch eine zusätzliche Beschreibung möglich. Außerdem lassen sich die Planungsnummer, die Arbeitsnehmer und die Kundennummer eintragen. Wir erstellen und benennen also so viele Räume, bis das gesamte Stockwerk abgearbeitet ist. Dabei ist es kein Problem, wenn sich einzelne Räume überschneiden. Nach einem Klick auf einen bestimmten Raum wird dieser immer hervorgehoben. Falls wir mit der Einteilung eines Raumes nicht zufrieden sein sollten, so wählen wir den Raum aus. Klicken auf die Schaltfläche “Auswahl Raum aufheben”. Und können einen neuen Rahmen ziehen. Auf der rechten Seite erscheint der Raum nun mit seinem neu zugewiesenen Rahmen. Natürlich können wir einen erstellten Raum auch wieder löschen. Dazu wählen wir den Raum aus. Und klicken auf “Raum löschen”. Bei alledem sollte darauf geachtet werden, dass die Schaltfläche “automatisch anlegen” hinterlegt ist. Da Räume dann direkt nach dem Aufziehen des Rahmens erstellt werden. Natürlich können Räume auch manuell angelegt werden. Dazu klicken wir “automatisch anlegen” an, so dass es nicht mehr hinterlegt ist. Wir ziehen einen Rahmen auf. Und auf der rechten Seite erscheint kein neuer Raum. Dieser wird erst angezeigt, sobald wir auf den Button “Raum anlegen” klicken. Auch diesen müssen wir benennen. Wir ziehen die restlichen Rahmen um die noch vorhandenen Räume. Und sobald alle Räume unseren Wünschen entsprechend angelegt sind, bestätigen wir mit einem Klick auf “übernehmen”. Die hinzugefügten Räume erscheinen nun unterhalb vom Kellergeschoss in unserer Strukturliste. Mitsamt den Infos und dem ausgeschnittenen Raum. Klicken wir das Kellergeschoss an, so wird das gesamte Geschoss angezeigt. Mit einem Klick auf die Grafik kann in diese hinein gezoomt werden. Wählen wir einen einzelnen Raum aus, so wird nur diese angezeigt. Die Anordnung der Räume in unserer Strukturliste lässt sich ganz bequem über die beiden Pfeiltasten steuern, entweder nach oben oder nach unten.

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Tagesinfo - Reportverwaltung

Herzlich Willkommen zur Video-Schulung “Tagesinfo Reportverwaltung”. Jetzt kommen wir zum umfangreichsten und wichtigsten Teil: der Tagesinfos der Baumängeldokumentation. Unter dem Reiter “Report” können die festgestellten Punkte beschrieben, Räume und Firmen zugeordnet, Termine und Fristen vergeben und mit Medien versehen werden. Der Einfachheit halber verwenden wir den Begriff “Report”, welcher in der Praxis ein Lob, ein Baumangel, eine Anweisung oder eine Baudokumentation sein kann. Nach einem Klick auf die Schaltfläche “Neuer Report” öffnet sich ein Fenster, das uns alle dem Projekt zugeordneten Orte anzeigt. Wie man neue Orte anlegt und verwaltet, können Sie sich im zugehörigen Lernvideo “Orte” auf unserer Homepage aneignen. Wir wählen also den Ort aus, an dem sich unser Report befindet. Er ist im Kellergeschoss, im Flur. Wir klicken auf Flur und die Ansicht des Raumes wird angezeigt. Als nächstes bestätigen wir mit einem Klick auf “OK”. Nun erscheint die Auswahl der Reportbeschreibung. Diese kann aus den mitgelieferten Katalogen, dem zugewiesenen Bauzeitenplan oder den erfassten allgemeinen Gewerken gewählt werden. In unserem Beispiel navigieren wir in den Baumängelkatalog. Öffnen den Ast “Putz und Stuckarbeiten”, Klicken auf “Ausführung” und entscheiden uns für die Beschreibung “Putzrisse maximal 0,2 Millimeter”. Die vier Buttons lassen uns auswählen, ob unser Report als Info, Baumangel, Anweisung oder Dokumentation erfasst wird. Der Häkchen-Button wird dann verwendet, falls wir nicht direkt einen Baumangel, sondern eher gute Arbeit dokumentieren wollen. An sich ist er auch als Dokumentation zu sehen. Das M beschreibt den klassischen Mangel. Das A wird dann ausgewählt, wenn wir eine Anweisung vergeben möchten. Anweisungen sind nützlich, um Mängel gar nicht erst entstehen zu lassen. Ähnlich wie beim Häkchen-Button dokumentieren wir mit dem D nicht direkt einen Mangel. Zum Beispiel werden heikle Vorhaben oder umfangreiche Bauarbeiten in die Dokumentation mit aufgenommen, um diese im Auge zu behalten. Der Unterschied zwischen dem Info-Button und dem Dokumentationsbutton liegt darin, dass letzterer mit in die nächsten Tages-Info aufgenommen wird, sofern die Dokumentation nicht als abgeschlossen markiert wird. In unserem Fall handelt es sich um einen Baumangel. Deshalb klicken wir auf das rote M. Unser erster erfasste Report erscheint in der Liste. Auf der rechten Seite werden alle verfügbaren Infos zu unserem Mangel auf der Baustelle angezeigt. Der Zeitpunkt der Erfassung sowie der Erfasser, auch die Beschreibung, so wie der Ort unseres Baumangels sind hier aufgelistet. Unter Bemerkungen können wir eine kurze Definition des Mangels eintragen. Um unseren Mangel weiter zu spezifizieren, klicken wir auf das kleine Plus hinter Systeme. Was Systeme sind und wie sie erstellt werden, sehen Sie im zugehörigen Lernvideos “Systeme” auf unserer Homepage. Wir wählen also unser gewünschtes System per Doppelklick aus. Als nächstes legen wir die zuständige Firma fest, welche wir über die Volltextsuche filtern. Und mit einem Klick auf “Übernehmen” bestätigen. Der entsprechende Ansprechpartner wird automatisch eingetragen. Nun kommen wir zu den Fristen. Wir setzen die Priorität und legen einen Termin zur Behebung fest. Und setzen dem Zuständigen eine Frist, die regulär zwei Wochen dauert, bis wann der Mangel zu beheben ist. Wir bestätigen das Setzen der Frist mit einem Klick auf “Frist ändern”. Die Wiedervorlage-Funktion erinnert uns am eingestellten Datum an die Kontrolle des Mangels. Unter “Status” beschreiben wir den Status als “offen”. Und klassifizieren den Mangel als “300 Bauwerk”. Falls wir bereits eine erste Vorstellung von den aufkommenden Kosten haben, so tragen wir diese im entsprechenden Feld ein. Entfernen wir den Haken bei “Ausgabe”, so wird der Report zwar in der Liste angezeigt, aber nicht ausgegeben. Das ist sinnvoll, um beispielsweise interne Reports zu erstellen und zu verwalten. Hier sehen wir den Flurausschnitt. Der Mangel befindet sich an der Innenwand neben der Tür. Also setzen wir hier einen Marker. Bestätigen das Dialogfeld mit “Ja” und der Mangel wird in der Raumansicht an der entsprechenden Stelle markiert. Zwecks weiterer Dokumentation haben wir nun noch die Möglichkeit, dem Mangel beliebige Mediendateien hinzuzufügen. Nach einem Klick auf die Schaltfläche “Neues Media hinzufügen” navigieren wir in den Ordner, in dem sich unsere Dateien befinden und wählen das gewünschte Foto aus. Zusätzlich erstellen wir noch eine Textdatei, um den Mangel so genau wie möglich zu beschreiben. Wir schreiben zum Beispiel “Der Putz blättert stetig ab”. Unsere hinzugefügten Medies befinden sich nun im aufklappbaren Seitenmenü “Medien”. So wie in fast jedem Reiter von der Bausoftware pro-Report haben wir die Möglichkeit, nach jedem einzelnen Feld zu filtern. Wir schieben den Balken nach rechts und filtern dann zum Beispiel nach dem Wiedervorlagedatum. Außerdem können wir unsere Reports auch über die pro-Report eigene Volltextsuche filtern und finden. Falls ein Report schlussendlich überprüft und abgeschlossen wurde, so wählen wir diesen aus und haken ihn mit dem grünen Button ab. Als “ungeprüft” markieren wir einen Report zu einem Baumangel dann, wenn diese zwar als behoben vom Zuständigen rückgemeldet wurde, wir selber es aber noch nicht überprüft haben. Sollte ein Mangel behoben worden sein, wir konnten das aber nicht mehr überprüfen, da die entsprechende Stelle zum Beispiel bereits eingebaut wurde, so markieren wir diesen mit “ok ungeprüft”. Wie der Name schon sagt, werden offene Reports mit dem Roten markiert. Prinzipiell werden alle neu erstellten Reports automatisch als “offen” festgehalten. Dieser Button wird jedoch benutzt, falls ein ungeprüfter Mangel doch noch nicht behoben wurde. Wie in fast jedem Reiter von pro-Report können wir auch hier mithilfe der Volltextsuche nach einzelnen Reports suchen. Die zusätzlichen Filter-Optionen umfassen nur geänderte Einträge, nur neue Einträge. Nur Ihre Einträge: Hier werden nur Einträge angezeigt, die unter Ihrem Benutzernamen erstellt wurden. Nur ungeprüfte Einträge, und alle Einträge, wobei hier auch die bereits abgeschlossenen mit angezeigt werden.

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Jourfixe - Deckblatt

Herzlich willkommen zur Video-Schulung “Jour Fixe Deckblatt”. Ein Jour-Fixe ist sinngemäß vergleichbar mit einer Tagesinfo, mit dem Unterschied, dass sie sich eben nicht um Wetter, Infos, Leistungsstärke und Baumängel handelt, sondern zum Beispiel um eine Baubesprechung mit offenen Einträgen. Um einen neuen Jour-Fixe zu erstellen, klicken wir auf die Schaltfläche neuer Jour-Fixe. Der neue Eintrag wird in der Liste angezeigt und pro-Report lässt uns wissen, dass wir den aktuellen Jour-Fixe betrachten. Auf der rechten Seite lässt sich unser neuer Jour-Fixe jetzt definieren. Wir klicken auf das Plus hinter dem Kreis und wählen aus, ob die Besprechung beispielsweise alle Bauplaner oder alle Baufirmen betrifft. In unserem Fall betrifft es die Bauplaner. Durch die Zuweisung des Kreises können die Einträge so gefiltert werden, dass die eine Gruppe nicht die offenen Einträge der anderen Gruppe bekommt. Sie als Bauleiter können natürlich jederzeit alle offenen Einträge einsehen. Bei “Bezeichnung” können wir entweder selber eine kurze Beschreibung eintragen oder zwischen den voreingestellten Möglichkeiten zu Jour-Fixe-Besprechung, Projekt, Besprechung und Planungsbesprechung auswählen. Wir entscheiden uns für eine Planungsbesprechung. Als nächstes werden wir den Protokollführer aus unserer Kreisverwaltung aus. Welche auch automatisch als Verfasser angelegt wird. Wir tragen das Datum, sowie die festgelegte Uhrzeit unserer Planungsbesprechung ein. Natürlich darf auch der Ort nicht fehlen. Diesen können wir abermals händisch eintragen. Oder aber einen, der von der Baudokumentationssoftware pro-Report bereits gespeicherten Orte verwenden. In diesem Fall findet die Besprechung in unserem Büro statt. Falls wir schon wissen, wann und wo die nächste Planungsbesprechung mit dem gleichen Kreis stattfinden wird, so tragen wir Termin, Uhrzeit, und Ort ein. Wir empfehlen das Feld “Info” zum Beispiel für das Eintragen der Agenda. Was Sie letzten Endes eintragen, bleibt aber natürlich Ihnen überlassen. Nach einem Klick in das Feld öffnet sich pro-Reports eigener Texteditor. Und wir tragen unsere Agenda ein. Grundsätzlich wird alles was in Info steht, vor die einzelnen offenen Einträge gedruckt. Und was den Infos nach steht am Ende der offenen Einträge angehängt. Das könnte zum Beispiel ein allgemeiner Schlusssatz sein. Sobald alles eingetragen ist, klicken wir auf “Übernehmen” und unser Text erscheint. Was es unbedingt zu beachten gibt, ist, dass es sich hier nur um das Deckblatt des Jour-Fixe handelt. Wir tragen hier keine einzelnen Punkte ein. Das geschieht später im Reiter “Einträge” dazu. Sehen Sie sich bitte das zugehörige Lernvideo “Jour-Fixe Einträge” an. Das Deckblatt unseres ersten Jour-Fixe wurde erfolgreich erstellt. Um dieses noch zu verfeinern, haben wir die Möglichkeit, dem Jour-Fixe verschiedene Medien, wie zum Beispiel ein Foto oder ein Dokument hinzuzufügen.

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Jourfixe - Teilnehmer / Verteilerliste

Herzlich willkommen zur Schulung “Jour-Fixe Teilnehmer”. Um die Teilnehmer einzusehen, wechseln wir in den Reiter “Teilnehmer”. Hier können wir durch einfaches Abhaken die Anwesenheit, die teilweise Anwesenheit, die Abwesenheit oder den Status “nicht zugewiesen” der jeweiligen Teilnehmer festlegen. Sobald das erledigt ist, wechseln wir in die Teilnehmerinfo. Die Infozeile dient dem präzisieren der Statusinfo. Bei “Teilanwesend”, kann zum Beispiel Vormittag bzw. Nachmittag eingetragen werden. Bei Abwesenheit wird “entschuldigt” oder “unentschuldigt” verwendet. Bei der Änderung von einem Status wird die Adresse automatisch in die Verteilerliste mit aufgenommen. Schrägstrich-Kürzel erzeugt automatisch das Kürzel für die jeweilige Adresse. Das Kürzel kann je nach Belieben rechts geändert werden.

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Jourfixe - Einträge (offene Punkte)

Herzlich willkommen zur Video-Schulung “Jour-Fixe Einträge”. Der Reiter “Einträge” ist in etwa den Baumängeln in den Tagesinfos gleichzusetzen. Ein einmal erfasster Eintrag kann nicht vergessen werden, da dieser durch alle Jour-Fixe-Protokolle bis zur Erledigung immer mitgezogen wird. Das heißt im letzten Jour-Fixe-Protokoll sind immer alle offenen Einträge des jeweiligen Kreises zu sehen. Hier sehen wir unsere bisher dem aktuellen Jour-Fixe hinzugefügten Einträge. Einmal die offene Aufgabe “Stromzähler ablesen”, deren Frist nicht eingehalten wurde mit einem zusätzlichen Medium, das die Nichteinhaltung der Frist dokumentiert. Außerdem haben wir die offene Veranlassung, einen zusätzlichen LKW bereitzustellen, samt Bild der Baustellensituation. Zu guter Letzt wird noch die bereits abgeschlossene Veranlassung, den Wasserverbrauch zu reduzieren angezeigt. Im Eintragstext ist das Problem beschrieben. Im Medienmenü finden wir einen nach der Behebung zugefügten Text über die jetzige Situation. Nach einem Klick auf “neuer Eintrag” wird auch diese in der Liste angezeigt. Voreingestellt werden uns nur Einträge des Kreises angezeigt. In unserem Fall also alle Einträge, die dem Kreis “Planer” zugeordnet sind. Schalten wir den Filter aus, so werden uns auch die noch offenen Einträge aus anderen Kreisen (beispielsweise Bauleiter) angezeigt. Da wir momentan aber an einem Jour-Fixe für die Planer arbeiten, schalten wir diesen Filter wieder ein. Hier auf der rechten Seite können wir unseren neu generierten Eintrag nun mit Informationen von der Baustelle füttern. Wir bekommen die Einträge, Nummer, das Datum und den Verfasser angezeigt. Darunter steht der zugehörige Arbeitskreis. Bei “Beschreibung” können wir entweder eine aus den vorgeschlagenen Beschreibungen verwenden. Oder eine eigene eingeben. Mithilfe des Kapitels können wir den Eintrag genauer definieren. Kategorie lässt uns unseren Eintrag kategorisieren. Handelt es sich zum Beispiel um eine Aufgabe, eine Entscheidung oder eine Veranlassung. In unserem Beispiel handelt es sich um eine Veranlassung. Diese Einstufung hilft uns später, die vielen Einträge nach Kapitel oder Kategorie zu filtern bzw. zu sortieren. Als nächstes können wir den zugehörigen Ort unserer Aufgabe hinzufügen. Die Entscheidung betrifft die gesamte Baustelle. Also wählen wir Gelände aus. Über “zuständig” legen wir den oder die zuständigen Beteiligten bzw. die beteiligten Planer oder Firmen fest. Es können mehrere Zuständige festgelegt werden. Wobei der Hauptverantwortliche mit einem “V” gekennzeichnet wird. Wir setzen eine Spätestens bei “Frist”. Und geben das Fristdatum ein. Bisher ist eine sozusagen nullte Frist eingestellt. Möchten wir diese beibehalten, so klicken wir auf “nur Datum ändern”. Handelt es sich aber schon um die nächste, also die erste Frist, so klicken wir auf “Frist ändern”. Wir möchten allerdings nur das Datum ändern. Wir lassen den Status wie voreingestellt auf neu und geben noch eine detailliertere Beschreibung hinzu. Sobald das erledigt ist, bestätigen wir mit übernehmen. Für spätere Ereignisse raten wir davon ab, diese in den Eintragstext zu schreiben, sondern für jeden Meilenstein eine neue Mediendatei hinzuzufügen. Wir klicken auf “Neue Medien”, wählen ein Dokument aus navigieren in unseren entsprechenden Ordner und wählen unser gewünschtes PDF per Doppelklick aus. Der pro-Report Dokumentenassistent öffnet sich und fragt uns, ob wir das Dokument nur verknüpfen, kopieren oder verschieben wollen. Wir empfehlen das Dokument zu kopieren, da es dann sowohl im Standard-Verzeichnis als auch in pro-Report abrufbar ist. Nach einem Klick auf “Kopieren” öffnet sich ein Dialog, in dem uns pro-Report mitteilt, dass das Dokument nun kopiert wird. Wir bestätigen mit okay und unser PDF wird wie gewohnt im Medien-Seitenmenü angezeigt. Mit einem Doppelklick können wir das PDF öffnen und einsehen. Durch Abhaken haben wir die Möglichkeit, das PDF als Vermerk auf dem Ausdruck anzeigen zu lassen, komplett ausdrucken zu lassen oder als Anhang zu versenden. Das komplette Ausdrucken macht natürlich nur Sinn, wenn es sich bei dem zu druckenden Dokument nicht um eine 50-seitige Gebrauchsanweisung handelt. Mehr dazu finden Sie im zugehörigen Lernvideo. Im Nachhinein haben wir die Möglichkeit, ganz ähnlich wie bei den Baumängeln den Status des Eintrages zu ändern. Wir können ihn auf “OK”, “Ungeprüft” oder “offen” setzen, wobei der Eintrag, solange er auf ungeprüft oder offen steht, immer automatisch mit in das nächste Jour-Fixe rutscht. Wird er auf “OK” oder “ungeprüft” gesetzt, so ändert sich auch das geprüft-Datum.

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Drucken - Liste der Projektbeteiligten

Herzlich Willkommen zur Videos-Schulung “Drucken der Projektdaten eines Bauprojekts”. Je nachdem, in welchem Reiter wir uns befinden, sind die zum Drucken angebotenen Formulare unterschiedlich. Beginnen wir mit den Projektdaten. Nach einem Klick auf das kleine Drucker-Icon erscheint der umfangreiche pro-Report eigene Dialog. Auf der linken Seite sehen wir alle für diesen Bereich verfügbaren Druckformulare. Hier können wir die am Projekt beteiligten Personen und Baufirmen oder eine Terminliste für eine Firma drucken. Wir wählen das Formular aus, das alle Beteiligten beinhaltet. In der mittleren Spalte finden sich nun die zugehörigen Einstellungen. Zuerst wählen wir aus, welche Büroadresse in der Kopf- und Fußzeile angezeigt werden soll. Dann legen wir fest, ab welcher Seite der Druck starten soll. Diese Funktion ist hilfreich, falls wir beispielsweise ein Deckblatt mit einem externen Programm erstellen möchten. Nun entscheiden wir uns, ob wir Baufirmen aus den allgemeinen bzw. in pro-Report erstellten Gewerken auf dem Ausdruck sehen wollen und ob wir die Firmen aus dem Terminplan inkludieren wollen. Die drei folgenden Schaltflächen lassen uns entscheiden, ob wir die Adressen der jeweiligen Beteiligten drucken wollen, ob die Funktion der einzelnen Beteiligten angezeigt werden soll und ob die Vorgänge der jeweiligen Firmen gedruckt werden sollen. Falls wir unsere Beteiligten sortiert haben, so können wir die Reihenfolge von Standard zur Tabelle ändern und die Beteiligten werden in unserer eingestellten Reihenfolge gedruckt. Zu guter Letzt haben wir noch die Möglichkeit, die Projektbeteiligten und die Baufirmen detailliert oder komprimiert auszugeben. Sobald alles nach unseren Vorstellungen eingestellt ist, wechseln wir mit einem Klick auf “OK” in die Druckvorschau. In der Kopfzeile sehen wir unsere Büroadresse samt eingestellten Logo. Als nächstes folgen die gängigen Informationen über unser Projekt. Auch der Bearbeiter bzw. der Ersteller des Ausdrucks wird angezeigt. Ähnlich wie in pro-Plan können wir die Druckversion vorab als E-Mail versenden. Dazu klicken wir auf die “als Mail versenden”-Schaltfläche und ein Auswahlfenster erscheint, in welchem wir auswählen müssen, wem wir die Daten zukommen lassen möchten. Wir können entweder komplette Verteilerlisten auswählen. Oder aus einer Verteilerliste einzelne Empfänger hinzufügen. Wir klicken auf Senden. Und unser E-Mail-Client erscheint. Nun fügen wir noch einen kurzen Text hinzu. Und schicken die Mail per Senden-Button ab. Unter Ausgabe haben wir zusätzlich noch die Möglichkeit, den Druck als PDF oder RTF Datei auszugeben. Um schließlich zu drucken, klicken wir auf die Drucken-Schaltfläche und wählen unseren Drucker aus. Die restlichen Einstellungen sind bereits optimal voreingestellt. Abschließend klicken wir auf “OK” und das Dokument wird an den Drucker übermittelt.