Bauzeitenplan erstellen: Der Weg zum perfekten Bauzeitenplan

Der Bauzeitenplan hilft Bauleitern jeden Tag den Überblick zu behalten

Die Basismethoden des modernen Projektmanagement finden grundsätzlich auch Anwendung auf das Management von Bauprojekten jeglicher Größenordnung – egal ob das kleine private Bauprojekt oder der kommerzielle Großbau. 

Das heißt, der Prozess zum gewünschten Ergebnis (in diesem Fall: Gebäude, Haus, etc.) wird vom Planer in einzelne Teilaktivitäten und Prozessschritte zerlegt, für die jeweils die Zeit geschätzt wird. Ein Bauablaufplan sortiert nun die jeweils notwendigen Aktivitäten auf dem Bau und weist diese einem bestimmten Zeitpunkt zu. So ist ein Bauzeitenplan am Ende des Tages ein sehr sinnvolles Planungstool für den Bau: Alle zur Fertigstellung des Bauwerks notwendigen Aktivitäten werden geplant, Abhängigkeiten definiert und Verantwortlichkeiten zugewiesen. Schlussendlich sollte allen Beteiligten am Bauprojekt mit dem erstellten Bauzeitenplan klar sein, wann die Präsenz auf der Baustelle (sofern alles nach Plan läuft) notwendig ist. 

Selbstverständlich sorgt ein Bauzeitenplan nicht zwangsläufig dafür, dass auch alles “nach Plan” läuft. Bestimmte Aktivitäten auf der Baustelle können erst durchgeführt werden, wenn die Vorarbeiten zur Zufriedenheit des Bauleiters oder Bauherrn abgeschlossen wurden. Wenn es jedoch bei diesen Vorarbeiten Verzögerungen gibt, wirkt sich das naturgemäß auf alle nachgelagerten Aktivitäten im Bauzeitenplan aus. Ein Bauzeitenplan ist somit auch in der Baudurchführung ein dynamisches Instrument, welches auf nicht vorhersehbare Verzögerungen flexibel reagieren kann. Das heißt konkret: Wenn es Verzögerungen gibt, müssen die Beteiligten nachgelagerter Aktivitäten / Gewerke informiert werden, dass ihre Präsenz auf der Baustelle erst zu einem späteren Zeitpunkt erforderlich ist.

Ein Bauzeitenplan ist keine Garantie für die rechtzeitige Fertigstellung eines Bauwerks. Aber er ist die Grundlage dafür, dass alle notwendigen Aktivitäten von Handwerkern, Subunternehmern und Baufirmen auf der Baustelle koordiniert werden können, Leerläufe vermieden werden und somit die Wahrscheinlichkeit auf eine Budget- und Fristgerechte Fertigstellung signifikant steigt.

Erster Bauzeitenplan – mit Vorlage oder auf dem “weißen Blatt”?

Wer sich das erste Mal mit einem Bauzeitenplan beschäftigt, sucht oftmals nach geeigneten Vorlagen (beispielsweise einer Bauzeitenplan Excel-Vorlage). Eine Vorlage kann auch insofern sinnvoll sein, als dass in dieser die Erfahrung vieler Bauprojekte in kondensierter Form abgebildet wird. Mit einer Vorlage haben Sie also ein gutes Grundgerüst für ihr Bauprojekt und können es auf ihre Bedarfe abstimmen und zuschneiden. In vielen Fällen empfiehlt es sich aber, zunächst einmal auf dem “weißen Blatt” das gesamte Bauprojekt in einzelne Bauabschnitte (Bauphasen) zu unterteilen und diesen Abschnitten jeweils Aktivitäten zuzuordnen. Eine gute Vorlage ersetzt nicht die Auseinandersetzung mit den einzelnen Bauabschnitten.

Der konkrete Weg zum Bauzeitenplan

Der erste Schritt zu einem Bauzeitenplan ist die intensive Beschäftigung mit den notwendigen Aktivitäten im Bauprozess. Wenn Sie privat ein Bauprojekt planen und keine große Erfahrung in der Baudurchführung haben, kann es empfehlenswert sein, sich bereits hier mit erfahrenen Bauleitern (ggf. aus Ihrem Bekanntenkreis) auszutauschen und Erfahrungswerte einzuholen. Als professioneller Bauleiter mit entsprechender Branchenerfahrung ist es natürlich deutlich einfacher den Bauprozess entsprechend so zu untergliedern, dass eine erste Struktur entsteht. Diese Struktur widmet sich primär den Fragestellungen, welche Arbeiten auf dem Bau bis zu welchem Zeitpunkt zu erledigen sind. Welche Zeit ist für die einzelnen Aktivitäten einzuplanen? Gibt es bestimmte “Meilensteine”, die erreicht werden müssen, bevor die nächste Bauphase starten kann? Welche Firmen, welche Personen und welches Material muss für welche Aktivitäten präsent sein?

Grobplanung vom Bauzeitenplan

Für eine erste “schemenhafte” Struktur des Bauzeitenplans nehmen Sie sämtliche Aktivitäten, die während des Bauprojekts aus Ihrer Sicht zu erwarten sind, und gliedern diese in einer zeitlichen Abfolge. Das heißt konkret: Die Information, wie viel Zeit für ein gewisses Gewerk eingeplant wird, ist ein zentraler Datenpunkt für die schlussendliche Belastbarkeit des Bauzeitenplans. Für die Übersicht sollten Sie dabei bestimmte Aktivitäten gruppieren. 

So könnte beispielsweise die Bauphase “Rohbau” folgende Aktivitätsblöcke im Bauzeitenplan umfassen:

• Erdarbeiten
• Beton- und Stahlbetonarbeiten
• Mauerarbeiten
• Gerüstarbeiten
• Zimmer- und Holzbauarbeiten
• Abdichtungsarbeiten
• Baureinigungsarbeiten
• Dachdeckungsarbeiten

Oder aber die Phase “Elektroarbeiten” folgende Aktivitätsblöcke:

• Niederspannungsanlagen – Kabel, Verlegesysteme
• Niederspannungsanlagen – Verteilersysteme, Einbaugeräte
• Leuchten und Lampen
• Abfallentsorgung; Verwertung und Beseitigung

Konkrete Arbeitsschritte zuweisen: Je spezifischer, desto besser

Wenn Sie die einzelnen Bauabschnitte definiert haben, können Sie im Anschluss jedem “Aktivitätsblock” noch konkretere Aktivitäten zuweisen. Beispielsweise könnten die “Erdarbeiten” in Sub-Aktivitäten wie beispielsweise “Fundamentaushub” und “Auftragen Sauberkeitsschicht” und ggf. weitere Aktivitäten aufgeteilt werden. Diese Fein-Aufteilung ermöglicht es Ihnen, noch konkreter zu planen, insbesondere wenn mehrere Subunternehmer in einem Bauabschnitt involviert sind. 

Auch hier ist das Wort “Zeit” im „Bauzeitenplan“ entscheidend: wie lange kann bzw. soll eine bestimmte Aktivität dauern? Wenn sie schon Erfahrungen in ähnlichen Projekten gesammelt haben, können Sie hier mit guten Erfahrungswerten von den konkreten Dienstleistern arbeiten. Ansonsten empfiehlt es sich auch, eher eine konservative Planung anzusetzen.

Bauzeitenplan: Abhängigkeiten und Meilensteine definieren

Die Zusammenführung der einzelnen Bauphasen und Arbeitsschritte unter Berücksichtigung der einzelnen Abhängigkeiten ist nun der nächste Schritt auf dem Weg zum Bauzeitenplan. Die Abhängigkeiten können dabei unterschiedlicher Natur sein, u.a.:

• Zeitliche Abhängigkeiten: Bestimmte Aktivitäten auf dem Bau können erst dann durchgeführt werden, wenn andere abgeschlossen sind. Ganz platt gesprochen: Natürlich kann mit dem Fundament erst begonnen werden, wenn die Baugrube ausgehoben ist. 
• Personelle Abhängigkeiten: Soll eine Firma, die aber nur begrenztes Personal zugesichert hat, verschiedene Aktivitäten durchführen, so können diese nicht parallel durchgeführt werden, sondern sind in der “Schnelligkeit” der Durchführung durch das verfügbare Personal limitiert

Für eine gute Struktur des Bauzeitenplan empfiehlt es sich auch, Meilensteine zu definieren. Das heißt, dass eine Vielzahl von Bauabschnitten bis zu diesem Zeitraum fertiggestellt werden soll. Entweder weil eine konkrete Abnahme erfolgen soll, oder aber weil es sich für die Bauplanung empfiehlt Meilensteine zu definieren, um den Baufortschritt zu synchronisieren, wenn der Bauzeitenplan in der Durchführung nicht 1:1 belastbar ist.

Bauzeitenplan-Erstellung als Grundlage für Erfolg in der Baudurchführung

Nun haben Sie eine zeitliche Struktur sämtlicher Aktivitäten und Termine auf dem Bau, inklusive definierter Abhängigkeiten, bis hin zum fertigen Bauwerk. Doch jeder, der bereits einmal ein Bauprojekt umgesetzt hat, weiß: Planungen sind oft nur Schall und Rauch, denn in der Praxis gibt es viele Verzögerungen. Sei es aufgrund von Lieferengpässen für Material, Verzögerungen bei einzelnen Gewerken aufgrund von Krankheitsfällen oder ähnlichem. Ein Bauzeitenplan ist – sofern einmal erstellt – deshab ein dynamisches Dokument und wird angepasst, je nach dem wie der Baufortschritt sich entwickelt. Deshalb empfiehlt es sich auch initial schon, genügend Puffer einzuplanen, um nicht direkt in der ersten Bauphase in Verzug zu kommen.

Ein Bauzeitenplan versetzt Sie als Planer fortan in die Lage, bei jeder Verzögerung alle Projektbeteiligten über neue Termine zu informieren. So sind alle Personen stets vollumfänglich informiert und können ihre Arbeit entsprechend einteilen.

Beispiel: Bauzeitenplan als GANNT-Chart

Die Dynamik eines Bauzeitenplans erklärt auch, warum es durch sinnvoll sein kann, eine Bauzeitenplan Software, wie beispielsweise pro-Plan, zu nutzen. Denn Verschiebungen können schnell umgesetzt werden, während diese Arbeit mit Excel oft unünbersichtlich abläuft. Auch eine analoge Bauzeitenplan Vorlage, die ausgedruckt und befüllt wird, kann die Dynamik in der Baudurchführung nicht abbilden. Moderne Bauzeitenplan Programme nutzen meistens Visualisierungsmöglichkeiten als GANNT-Diagramm, visualisieren also die einzelnen Bauaktivitäten in einem Balkendiagramm. So ist stets gewährleistet, dass der Bauplaner die Übersicht behält. Ob und inwiefern mit einer Softwarelösung für den Bauzeitenplan gearbeitet wird, muss jeder Bauplaner im Endeffekt selbst entscheiden. Im Hinblick auf die Vorteile bei Planung, Übersichtlichkeit, Koordination und Dynamik in der Baudurchführung können Softwarelösungen hier jedoch signifikant Kosten sparen – und meistens auch Nerven schonen.