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Mängelmanagement Software & App am Bau
Mittlerweile hat auch die Zettelwirtschaft in der Baubranche fast ausgedient. Immer mehr Bauleiter sind mit Smartphone und Tablet auf der Baustelle unterwegs, um Baumängel zu erfassen. Sie nutzen professionelle Mängelmanagement-Software im Bauwesen. Doch was sind die konkreten Vorteile, per App eine Mängelliste zu erstellen?
Zettelwirtschaft, Excel & Co: Mängelmanagement ohne Software unübersichtlich
“Wer schreibt, der bleibt” – ein beliebter Spruch. Wer allerdings auf Zetteln oder Bauplänen schreibt, der bleibt nur so lange, wie auch der Zettel nicht verschwindet. Zettelwirtschaft ist auf den Baustellen in Deutschland immer noch anzutreffen. Es lohnt sich, einen kurzen Blick darauf zu werfen, wie die Erfassung von Baumängeln ohne durchgehende Software für das Mängelmanagement klassischerweise erfolgt:
Traditioneller Ablauf: Mängelmanagement ohne Software
Die verantwortliche Person – meist der Bauleiter – erkennt bei der Kontrolle auf der Baustelle einen Mangel. So ist zum Beispiel die Abdeckung der Fliesenausschnitte nicht vollständig, weil die verwendeten Rosetten viel zu klein sind. Der Bauleiter schreibt dazu eine Notiz in seinen Notizblock. Sofern er eine Digitalkamera nutzt, macht er mit dieser ein Foto zu entsprechenden Beweiszwecken.
Der Medienbruch: Von der Baustelle ins Büro
Zurück im Büro zeichnet der Bauleiter den Mangel im Bauplan ein und kontaktiert den mit dem Gewerk beauftragten Handwerker, in diesem Fall den Fliesenleger, per Telefon und informiert ihn über den zu behebenden Mangel. Am Ende der Woche werden sämtliche Mängel noch einmal in einer Software wie Excel oder einer Word-Datei zusammengefasst und gespeichert. Hier werden auch die mit der Digitalkamera gemachten Fotos zu Informationszwecken angehängt.
Herausforderungen bei der Dokumentation und Kommunikation
Ein mühsamer Prozess mit vielen Medienbrüchen. So kommen die Informationen vom Notizblock in die Excel-Datei, wo sie mit Fotodateien – die mit einem anderen Gerät gemacht wurden – ergänzt werden. Der Handwerker (Fliesenleger), der in der Zwischenzeit schon mit dem Beheben des Mangels beauftragt wurde, kann die Fotos nicht einsehen, es sei denn, der Bauleiter hat die Fotos in einer extra angefertigten E-Mail dem Handwerker nochmal zur Verfügung gestellt.
Nachpflege und Berichtspflichten: Zeitaufwendige Prozesse
Jeglicher Fortschritt bei der Mängelbearbeitung durch den Handwerker (Fliesenleger) muss wiederum im Dokument nachgepflegt werden. Das heißt, jede neue Erkenntnis vom Bauleiter bzgl. der Abdeckung der Fliesenausschnitte läuft durch den gleichen, von Medienbrüchen geprägten Prozess.
Fazit: Die Grenzen traditioneller Mängeldokumentation
Aufgrund von Dokumentationspflichten muss der Bauleiter zudem noch einen Bericht anfertigen, sodass für „den Fall der Fälle“ auch die gesamte Bearbeitungskette nachvollziehbar dokumentiert ist. Hierzu müssen Notizen und Medien in eine chronologische Reihenfolge gebracht werden. Word und Excel sind dazu natürlich „flexible Instrumente“, stoßen aber auch an ihre Grenzen, sorgen im Zweifelsfall für mehr Chaos als für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit.
Die Vorteile einer Baumängel-Management Software & App im Bauwesen
Die vielfältigen Nachteile von Excel, Word & Zettelwirtschaft werden durch eine Baumängel App (wie beispielsweise pro-Report) adressiert. Die Mängelmanagement-App ermöglicht es allen Beteiligten am Bauprojekt, via mobilen Endgeräten zu kollaborieren.
Was heisst das in der Praxis? Der Bauleiter kann mit der Baumängel App auf seinem Smartphone (oder Tablet) direkt vor Ort auf der Baustelle ein Foto vom entsprechenden Mangel machen:
Diesen Mangel kann er direkt auf dem digital hinterlegten Bauplan verorten. Möchte der Bauleiter auch eine Sprachnotiz hinterlegen, so wird diese automatisch transkribiert. So wird der erfasste Mangel direkt mit allen notwendigen Informationen angereichert und abgespeichert.
Jeder Mangel kann nun an die zuständige Person (den Auftragnehmer) verwiesen werden, der direkt mobil
benachrichtigt wird. Alle notwendigen Informationen werden dem Auftragnehmer direkt zur Verfügung gestellt, sodass es keine Informationsasymmetrie gibt. Als Bauleiter wiederum werden Sie direkt benachrichtigt, wenn der Auftragnehmer den Mangel behoben hat, sodass sie dies bei der nächsten Mängelkontrolle berücksichtigen können.
Dadurch, dass alle relevanten Daten zu Mängeln, Gewerken, Status und Bearbeitungsgrad gebündelt sind, sind auch alle für die tägliche Arbeit und Priorisierung notwendigen Auswertungen, Filterungen und Analysen einfach möglich. Doch viel wertvoller ist eine Baumängel App im Hinblick auf die damit automatisch erfolgte Dokumentation. Sämtliche erforderliche Dokumentationen (bspw. in PDF-Form) können automatisch generiert und es bedarf keiner händischen Nachbearbeitung.
Als Bauleiter nutzen Sie eine Software für das Management von Baumängeln insbesondere um:
- Zeit zu sparen: Mit einer digitalen Lösung zur Mängelerfassung und -bearbeitung sparen Sie wertvolle Zeit. Pro Woche, Projektleiter und Bauvorhaben schätzen wir ca. zwei Stunden Zeitersparnis. Das heißt also konkret: Als Projektleiter von vier Bauvorhaben sparen Sie acht Stunden Zeit pro Woche. Dank der Möglichkeit, Mängel direkt vor Ort mit Ihrem Smartphone oder Tablet zu erfassen und automatisch zu dokumentieren, entfällt die zeitaufwendige Nachbearbeitung im Büro. Eine gute Mängelmanagement-App übernimmt die Arbeit für Sie, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
- Empfehlungen zu erhalten: Durch die nahtlose Integration von Mängelerfassung, Aufgabenverteilung und Kommunikation in Ihr Projektmanagement übertreffen Sie mit einer stringenten Baudokumentation die Anforderungen Ihrer Auftraggeber. Eine transparente und effiziente Abwicklung aller Mängelprozesse führt zu höherer Kundenzufriedenheit. Zufriedene Kunden/Bauherren kommen erneut auf Sie zu und empfehlen Sie weiter. Eine gute Baumängel-App kann somit für Sie ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein.
- Auf der sicheren Seite zu sein: Für den „Fall der Fälle“ können Sie mit einer digitalen Mängelmanagement-Software eine lückenlose und einwandfreie Baudokumentation vorweisen. Diese Dokumentation, die automatisch alle relevanten Daten, Fotos und Kommunikationsverläufe speichert, reduziert Ihr Haftungsrisiko auf ein absolutes Minimum. So sind Sie stets auf der sicheren Seite, falls es zu rechtlichen Auseinandersetzungen kommen sollte.
Baumängel App pro-Report – für Android und iOS
Die Nutzer der Baumängel App pro-Report, die sowohl im Apple App Store als auch im Google Play Store erhältlich ist, berichten von sehr ähnlichen Vorteilen. Über 1.000 Bauleiter, Architekten und Ingenieure nutzen die App bisher, um ihre Baumängel bei den Bauprojekten besser zu erfassen, zu verwalten und zuzuweisen. Als Vorteile werden insbesondere die Zeitersparnis, eine vereinfachte und rechtssichere Dokumentation sowie massive Qualitätsverbesserungen hervorgehoben. Ob bei großen oder kleinen Bauprojekten: die Vorteile von pro-Report sind sofort greifbar und schlagen sich in Zeit- und Kostenersparnis nieder. Keine Medienbrüche mehr, einfache Kollaboration mit allen Subunternehmern – pro-Report ist die Baumängel App die sich großer Beliebtheit in der Baubranche erfreut. Erfahren Sie hier mehr:
Rechtliche Vorgaben im Mängelmanagement
Im Bauwesen sind Bauleiter, Architekten und ausführende Unternehmen durch strenge rechtliche Vorgaben wie § 633 BGB und § 13 VOB/B verpflichtet, Bauwerke frei von Sach- und Rechtsmängeln zu übergeben. Ein Mangel liegt dann vor, wenn das Bauwerk nicht den vertraglich vereinbarten Eigenschaften entspricht. Diese rechtlichen Rahmenbedingungen bilden die Grundlage für das Mängelmanagement und definieren die Verantwortlichkeiten der Beteiligten.
Mängelbeseitigungsfristen und Haftungsrisiken
Eine zentrale Herausforderung im Mängelmanagement ist die Einhaltung der Mängelbeseitigungsfristen. Nach deutschem Baurecht haben Auftragnehmer die Pflicht, Mängel, die innerhalb der Verjährungsfristen von 5 bis 10 Jahren auftreten, auf eigene Kosten zu beheben. Wird diese Frist nicht eingehalten oder erfolgt keine ordnungsgemäße Mängelanzeige nach VOB, können erhebliche Haftungsansprüche auf das Unternehmen zukommen. Eine rechtzeitige Mängelbeseitigung und die korrekte Anzeige von Mängeln sind daher von entscheidender Bedeutung, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Bedeutung von Bedenkenanzeigen
Bedenkenanzeigen sind ein essenzielles Instrument, um Haftungsrisiken zu minimieren. Wenn ein Bauunternehmen feststellt, dass die geplanten Arbeiten vom anerkannten Stand der Technik abweichen, muss es dies vor Beginn der Ausführung schriftlich anzeigen. Versäumt das Unternehmen, diese Bedenken rechtzeitig zu äußern, haftet es für alle daraus resultierenden Mängel und Schäden. Die frühzeitige Erkennung und Meldung von Risiken sind daher unerlässlich für den Schutz vor späteren Haftungsansprüchen.
Dokumentationspflicht und Beweissicherheit
Eine weitere zentrale Herausforderung ist die Dokumentationspflicht. Eine lückenlose und rechtssichere Baudokumentation ist notwendig, um im Streitfall Beweissicherheit zu gewährleisten. Jede Abweichung vom Bauvertrag und jede Maßnahme zur Mängelbeseitigung müssen genau dokumentiert werden. Hier unterstützen moderne Mängelmanagement-Softwarelösungen, die eine effiziente und vollständige Erfassung, Überwachung und Dokumentation von Mängeln ermöglichen und somit die rechtlichen Anforderungen erfüllen.
Die Rolle von Bauleitern und Architekten
Bauleiter und Architekten stehen vor der komplexen Aufgabe, nicht nur die bautechnischen Aspekte eines Projekts zu überwachen, sondern auch die juristischen Vorgaben im Mängelmanagement zu beachten. Das umfasst die fristgerechte Mängelbeseitigung, die korrekte Durchführung von Bedenkenanzeigen und die lückenlose Dokumentation aller relevanten Vorgänge. Nur so können sie sicherstellen, dass das Bauprojekt sowohl technisch einwandfrei als auch rechtlich abgesichert abgeschlossen wird.
Fazit: Effizientes und rechtssicheres Mängelmanagement am Bau
Im modernen Bauwesen ist ein strukturiertes und rechtssicheres Mängelmanagement unverzichtbar. Als ausführendes Unternehmen sollten Sie vor Baubeginn stets die Arbeiten des Vorgewerks sorgfältig überprüfen und bei Bedarf eine Bedenkenanzeige stellen. Diese Maßnahme schützt Sie vor späteren Haftungsansprüchen und sichert die Qualität der nachfolgenden Arbeiten.
Der Zeitpunkt der Bauabnahme ist entscheidend: Erst wenn das Bauwerk nicht den vertraglich festgelegten Anforderungen entspricht, kann eine Mängelrüge erhoben werden. Danach sind Bauunternehmen verpflichtet, festgestellte Mängel innerhalb der gesetzlich vorgegebenen Fristen zu beheben, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Die Zeiten der handschriftlichen Baudokumentation sind vorbei. Stift und Papier wurden durch digitale Lösungen ersetzt, die es ermöglichen, Mängel effizient zu erfassen, zu dokumentieren und zu kommunizieren. Insbesondere bei komplexen Bauvorhaben ist technologische Unterstützung essenziell, um den Überblick über zahlreiche Projektbeteiligte und die Flut an Daten zu behalten. Nur mit einem digitalen Mängelmanagement können Sie sicherstellen, dass Ihr Projekt erfolgreich und rechtssicher abgeschlossen wird.