Baudokumentation Software: den Überblick behalten
Eine gute App für Baudokumentation ermöglicht es, den Datenerfassungs-, -verarbeitungs, -strukturierungs- und Verteilungsprozess deutlich zu beschleunigen. Dokumentationspflichten gibt es im Bauwesen viele, als Bauleiter haben Sie zudem ein Interesse an einer guten Baudokumentation, um ihren Bauherren stets transparent über ihre Arbeit informiert zu halten und ebenso Haftungsrisiken zu vermeiden. Baudokumentation kann dabei in unterschiedlichen Formen auftauchen, beispielsweise einem klassischen Tagesbericht im Rahmen eines Bautagebuchs. Auch ein Mängelbericht ist Teil der Baudokumentation. Was leistet also eine gute Software für die Baudokumentation? Anhand der Dimensionen (1) Datenerfassung, (2) Datenverarbeitung und (3) Datenstrukturierung & (4) Datenverteilungsprozess wollen wir die Vorteile erläutern.
Baudokumentation App – mobile Datenerfassung auf der Baustelle
Auch wenn die mobile Datenverbindung auf der Baustelle oftmals nicht überragend ist: die Datenerfassung via iPad oder Smartphone gehört mittlerweile zum Standard auf den meisten Baustellen. Das auch seine guten Gründe: denn die Datenerfassung in einer App für Baudokumentation ermöglicht es, dem Anwender direkt die notwendige Struktur vorzugeben, die dann einfach mit Daten befüllt werden kann. Dabei spielt es keine Rolle, ob eine schriftliche Notiz, ein Foto von der Baustelle oder von einem Baumangel, eine Sprachmemo oder ein Video. Die gesamte Funktionalität des Smartphones kann genutzt werden werden. So erspart sich der Bauleiter mit der Nutzung einer Baudokumentations-App zeitaufwändige Doppelbearbeitungen (Erfassung auf der Baustelle, Nachbearbeitung im Büro, etc.). Eine mobile Datenerfassung ist somit die Grundlage für signifikante Zeiteinsparungen bei den Anforderungen der Baudokumentation.
Software für Baudokumentation – Datenverarbeitung & Ablage
Ein weiterer essentieller Vorteil einer Baudokumentation Software ist, dass die erfassten Daten sofort sicher abgelegt sind. Verlegte Papiere, unübersichtliche Aktenordner oder ähnliches gehören der Vergangenheit an. Die auf der Baustelle erfassten Informationen werden sofort in der Datenbank abgelegt und im Programm synchronisiert. So kann auch der Mitarbeiter, der weiterhin im Büro ist, sofort auf die erfassten Daten zugreifen. Gleichzeitig kann nach der Baustellenbegehung oder dem Baustellenbesuch auch vom eigenen Büro der Tagesbericht direkt wieder geöffnet werden (natürlich nicht nur auf dem Smartphone, sondern auf dem Desktop-PC), um gegebenenfalls noch Daten nachzubearbeiten. Die Daten sind zudem sicher archiviert, das heißt auch alte Bearbeitungsstände können nochmal eingesehen werden. Es gibt eine entsprechende Protokollierung der Bearbeitungsschritte pro Tagesbericht.
Strukturierte Daten – immer alle Reports auf Knopfdruck
Eine Ablage von Informationen und Daten zum Baufortschritt mit Baudokumentations Apps führt dazu, dass diese Informationen schon direkt “strukturiert” vorliegen. Diese Struktur der dahinterliegenden Datenbank ermöglicht es nun, sämtliche Reports – die Anforderungen können dabei je nach Baustelle und Bauherr unterschiedlich sein – bequem zu erstellen. Auch “Spezialberichte” und Auswertungen können über eine Baudokumentation Software einfach generiert werden. Wie oft ist die Firma X in den letzten vier Wochen auf der Baustelle gewesen und welche Mitarbeiter waren währenddessen anwesend? All diese Report können natürlich – sofern nötig – natürlich auch ausgedruckt werden.
Baudokumentation Software – Daten einfach mit Projektbeteiligten teilen & nachverfolgen
Der abschließende Grund, warum eine Baudokumentations-Software von mittlerweile einem Großteil der Bauunternehmen, bauleitenden Architekten und Bauleitern genutzt wird, ist, dass sich mit einer solchen Lösung die erfassten Daten auch ganz einfach mit anderen Projektbeteiligten teilen lassen. Das einfachste Beispiel dazu ist ein erfasster Baumangel auf der Baustelle. Hier ist nicht nur die Baudokumentation wichtig, sondern auch die direkte Weiterleitung dieser Information an die zuständige Firma. Denn das Unternehmen soll sich selbstverständlich darum kümmern, diesen Mangel zeitnah zu beheben. Statt einer lästigen Kommunikation per Telefon mit Beschreibung des Baumangels, geht der Report direkt per E-Mail an den Verantwortlichen. Diesem kann auch auf diesem Weg eine Frist gesetzt werden, sodass eine spätere Nachverfolgung wiederum vereinfacht wird.
Fazit: Baudokumentation Software als zentrale digitale Lösung für den Bauablauf
Eine gute Software für Baudokumentation (als mobile App auf der Baustelle, aber natürlich auch als Desktop-PC Variante im Büro) minimiert den Aufwand, der für Datenerfassung, Datenverarbeitung, Datenstrukturierung und Datenverteilung anfällt. Signifikante Zeiteinsparungen führen dazu, dass die Baudokumentation ganz nebenbei “auf Knopfdruck” griffbereit ist.
