Bauzeitenplan erstellen: Der Weg zum perfekten Bauablaufplan

Egal ob mit einem Bauzeitenplan Programm, Excel-Vorlage, MS-Projekt (der Allzweckwaffe) oder auf Papier: ein Bauzeitenplan zu erstellen ist eine wichtige Grundlage, um Bauprojekte gemäß Frist und im Budget durchzuführen und alle notwendigen Arbeiten zu koordinieren. In diesem Artikel fassen wir zusammen, worauf es bei der Erstellung eines Bauzeitenplans ankommt. Ein Beispiel wie Sie Bauzeitenplan-Software bei der Arbeit unterstützen kann, finden Sie hier:

Was ist ein Bauzeitenplan?

Ein Bauzeitenplan, auch als Bauablaufplan oder Baukalender bekannt, ist ein zentrales Werkzeug in der Bauprojektplanung. Er dient dazu, alle notwendigen Aufgaben und Gewerke in einem Bauprojekt zeitlich zu koordinieren und deren Abhängigkeiten zu definieren.

Die grafische Darstellung eines Bauzeitenplans erfolgt in der Regel als Balkendiagramm, Gantt-Diagramm, Netzplan oder Weg-Zeit-Diagramm. Jede dieser Methoden hat spezifische Vor- und Nachteile, die je nach Projektart sinnvoll eingesetzt werden können.

Durch diese klare Strukturierung wird sichergestellt, dass alle Beteiligten – von Bauleitern über Subunternehmer bis hin zu den Bauherren – stets wissen, wann welche Arbeitsschritte durchgeführt werden müssen.

Ein Bauzeitenplan wird in der Regel von der Bauleitung oder einem Architekten erstellt und bietet eine Übersicht über den gesamten Bauablauf. Diese Erstellung ist Teil der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) und wird in Bauverträgen oft als verbindliches Planungstool vereinbart, da es wesentliche Vorteile für die Bauabwicklung bietet.

Er ist nicht nur ein Planungsinstrument, sondern auch ein wichtiges Mittel zur Überwachung des Fortschritts. Sollte es zu Verzögerungen kommen, ermöglicht der Plan eine flexible Anpassung, um den Gesamtablauf nicht zu gefährden.

Der Bauzeitenplan hilft Bauleitern jeden Tag den Überblick zu behalten

In der Praxis gibt es meist mehrere Varianten von Bauzeitenplänen:

Master-Zeitplan: Stark vereinfachte Darstellung für alle Beteiligten.
Übersichtsplan (Meilenstein-Zeitplan): Enthält wichtige Meilensteine und Materiallieferungen.
Projekt-Zeitplan: Detaillierte Darstellung aller Projektaktivitäten und Gewerke zur genauen Kontrolle und Koordination.

Zusätzlich zum Bauzeitenplan spielt das Baukostenmanagement eine zentrale Rolle im Projektverlauf. Eine integrierte Software kann die Kostenplanung mit dem Bauzeitenplan verbinden, um den finanziellen Überblick zu gewährleisten und sicherzustellen, dass der Kostenrahmen eingehalten wird.

Die Basismethoden des modernen Projektmanagement finden grundsätzlich auch Anwendung auf das Management von Bauprojekten jeglicher Größenordnung – egal ob das kleine private Bauprojekt oder der kommerzielle Großbau.

Das heißt, der Prozess zum gewünschten Ergebnis (in diesem Fall: Gebäude, Haus, etc.) wird vom Planer in einzelne Teilaktivitäten und Prozessschritte zerlegt, für die jeweils die Zeit geschätzt wird. Ein Bauablaufplan sortiert nun die jeweils notwendigen Aktivitäten auf dem Bau und weist diese einem bestimmten Zeitpunkt zu.

So ist ein Bauzeitenplan am Ende des Tages ein sehr sinnvolles Planungstool für den Bau: Alle zur Fertigstellung des Bauwerks notwendigen Aktivitäten werden geplant, Abhängigkeiten definiert und Verantwortlichkeiten zugewiesen. Schlussendlich sollte allen Beteiligten am Bauprojekt mit dem erstellten Bauzeitenplan klar sein, wann die Präsenz auf der Baustelle (sofern alles nach Plan läuft) notwendig ist.

Bauablaufplan als Garant für ein reibungsloses Bauprojekt?

Selbstverständlich sorgt ein Bauzeitenplan nicht zwangsläufig dafür, dass auch alles “nach Plan” läuft. Bestimmte Aktivitäten auf der Baustelle können erst durchgeführt werden, wenn die Vorarbeiten zur Zufriedenheit des Bauleiters oder Bauherrn abgeschlossen wurden. Wenn es jedoch bei diesen Vorarbeiten Verzögerungen gibt, wirkt sich das naturgemäß auf alle nachgelagerten Aktivitäten im Bauzeitenplan aus.

Ein Bauzeitenplan ist somit auch in der Baudurchführung ein dynamisches Instrument, welches auf nicht vorhersehbare Verzögerungen flexibel reagieren kann. Das heißt konkret: Wenn es Verzögerungen gibt, müssen die Beteiligten nachgelagerter Aktivitäten / Gewerke informiert werden, dass ihre Präsenz auf der Baustelle erst zu einem späteren Zeitpunkt erforderlich ist.

Ein Bauzeitenplan ist keine Garantie für die rechtzeitige Fertigstellung eines Bauwerks. Aber er ist die Grundlage dafür, dass alle notwendigen Aktivitäten von Handwerkern, Subunternehmern und Baufirmen auf der Baustelle koordiniert werden können, Leerläufe vermieden werden und somit die Wahrscheinlichkeit auf eine Budget- und Fristgerechte Fertigstellung signifikant steigt.

Warum ist ein Bauzeitenplan so wichtig?

Ein durchdachter Bauzeitenplan ist mehr als nur eine einfache Terminübersicht. Er ist ein unverzichtbares Werkzeug, um Bauprojekte effektiv zu steuern und das Risiko von Verzögerungen und Budgetüberschreitungen zu minimieren. In der Bauindustrie, wo Zeit und Geld oft knapp bemessen sind, ist eine präzise Planung entscheidend.

Der Bauzeitenplan bietet zahlreiche Vorteile:

Transparenz und Kontrolle: Er ermöglicht es allen Beteiligten, den Fortschritt des Projekts zu überwachen und sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft. Durch die klare Darstellung der Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Aufgaben können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und angegangen werden.
Effiziente Ressourcennutzung: Mit einem Bauzeitenplan können die verfügbaren Ressourcen – sei es Material, Personal oder Maschinen – optimal eingesetzt werden. Dies trägt dazu bei, Leerläufe zu vermeiden und die Effizienz auf der Baustelle zu maximieren.
Risikomanagement: Der Plan bietet eine Grundlage für den Vergleich von Soll- und Ist-Zuständen, sodass Abweichungen schnell identifiziert und korrigiert werden können. Dies hilft, das Risiko von Bauverzögerungen und den damit verbundenen Kosten zu minimieren.
Kommunikationsmittel: Der Bauzeitenplan dient als zentrales Kommunikationsmittel zwischen allen Projektbeteiligten. Er stellt sicher, dass alle Beteiligten stets über den aktuellen Stand und die nächsten Schritte informiert sind, was die Zusammenarbeit und Koordination erheblich erleichtert.

Ist der Bauzeitenplan verpflichtend?

Ein Bauzeitenplan ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, wird jedoch oft vertraglich vereinbart, besonders bei größeren Projekten. Bei VOB-Verträgen können Baubeginn und Fertigstellungstermin verbindlich sein, mit möglichen Verzugsstrafen bei Nichteinhaltung.

Der Bauzeitenplan ist zudem in der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI und Leistungsphasen) enthalten. Die Fristen im Bauzeitenplan lassen sich in Vertragsfristen und Kontrollfristen unterteilen. Nur die Vertragsfristen, wie der Baubeginn und der Fertigstellungstermin, sind nach VOB verbindlich. Kontrollfristen haben einen orientativen Charakter und dienen der Überwachung, sind jedoch nicht verbindlich.

Er kann in jedem Bauvertrag als verbindliches Planungstool festgelegt werden. In der Praxis wird dies häufig getan, da die Erstellung eines Bauablaufplans zahlreiche Vorteile bietet und somit ohnehin eine sinnvolle Maßnahme darstellt.

Andere Fristen im Plan dienen meist der Überwachung und sind nicht zwingend verbindlich, außer sie wurden vertraglich festgelegt. Die Erstellung eines Bauzeitenplans wird empfohlen, um den Bauablauf zu strukturieren und die fristgerechte Fertigstellung zu fördern.

Erster Bauzeitenplan – Vorlage oder auf dem “weißen Blatt”?

Wer sich das erste Mal mit einem Bauzeitenplan beschäftigt, sucht oftmals nach geeigneten Vorlagen (beispielsweise einer Bauzeitenplan Excel-Vorlage). Eine Vorlage kann auch insofern sinnvoll sein, als dass in dieser die Erfahrung vieler Bauprojekte in kondensierter Form abgebildet wird. Mit einer Vorlage haben Sie also ein gutes Grundgerüst für ihr Bauprojekt und können es auf ihre Bedarfe abstimmen und zuschneiden.

In vielen Fällen empfiehlt es sich aber, zunächst einmal auf dem “weißen Blatt” das gesamte Bauprojekt in einzelne Bauabschnitte (Bauphasen) zu unterteilen und diesen Abschnitten jeweils Aktivitäten zuzuordnen. Eine gute Vorlage ersetzt nicht die Auseinandersetzung mit den einzelnen Bauabschnitten.

Der konkrete Weg zum Bauzeitenplan

Der erste Schritt zu einem Bauzeitenplan ist die intensive Beschäftigung mit den notwendigen Aktivitäten im Bauprozess. Wenn Sie privat ein Bauprojekt planen und keine große Erfahrung in der Baudurchführung haben, kann es empfehlenswert sein, sich bereits hier mit erfahrenen Bauleitern (ggf. aus Ihrem Bekanntenkreis) auszutauschen und Erfahrungswerte einzuholen.

Als professioneller Bauleiter mit entsprechender Branchenerfahrung ist es natürlich deutlich einfacher den Bauprozess entsprechend so zu untergliedern, dass eine erste Struktur entsteht. Diese Struktur widmet sich primär den Fragestellungen, welche Arbeiten auf dem Bau bis zu welchem Zeitpunkt zu erledigen sind. Welche Zeit ist für die einzelnen Aktivitäten einzuplanen? Gibt es bestimmte “Meilensteine”, die erreicht werden müssen, bevor die nächste Bauphase starten kann? Welche Firmen, welche Personen und welches Material muss für welche Aktivitäten präsent sein?

Bauzeitenplan einfach per Software erstellen und verwalten

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Grobplanung vom Bauzeitenplan

Für eine erste „schemenhafte“ Struktur des Bauzeitenplans sollten Sie sämtliche Aktivitäten, die während des Bauprojekts zu erwarten sind, in eine zeitliche Abfolge bringen. Dabei ist es wichtig, die Zeit, die für ein Gewerk eingeplant wird, genau zu bestimmen, da dies ein zentraler Faktor für die spätere Belastbarkeit des gesamten Bauzeitenplans ist. Eine gute Übersicht lässt sich erzielen, indem Sie die Aktivitäten in größere Blöcke gruppieren.

Beispielsweise könnte die Bauphase „Rohbau“ folgende Aktivitätsblöcke umfassen:

Erdarbeiten
Beton- und Stahlbetonarbeiten
Mauerarbeiten
Gerüstarbeiten
Zimmer- und Holzbauarbeiten
Abdichtungsarbeiten
Baureinigungsarbeiten
Dachdeckungsarbeiten

Ebenso könnte die Phase „Elektroarbeiten“ unterteilt werden in:

Niederspannungsanlagen – Kabel, Verlegesysteme
Niederspannungsanlagen – Verteilersysteme, Einbaugeräte
Leuchten und Lampen
Abfallentsorgung; Verwertung und Beseitigung

Bauzeitplan erstellen: Schritt für Schritt

Bei der Erstellung eines Bauzeitplans ist es wichtig, die Bauabschnitte und Bauzeiten von einer groben Übersicht hin zu einem detaillierten Projektzeitplan zu strukturieren. Zunächst sollten die wichtigsten Termine festgelegt und anschließend der detaillierte Plan ausgearbeitet werden. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Projektstrukturplan anfertigen

Der Projektstrukturplan dient dazu, alle wesentlichen Arbeitsschritte und großen Aufgabenblöcke festzulegen – im Wesentlichen alle Schritte, die zwischen der Planung eines Bauprojekts und dessen Fertigstellung anfallen.

2. Aufgabenblöcke unterteilen

Im nächsten Schritt werden die im Projektstrukturplan festgelegten Aufgabenblöcke in kleinere Teilbereiche unterteilt. Diese Aufgaben können zum Beispiel in Kategorien wie Innenausbau oder elektrische Installationen gegliedert werden. Für den Bauzeitenplan werden diese Hauptkategorien in die notwendigen, kleineren Arbeiten untergliedert, wie etwa die Montage von Rollläden oder Malerarbeiten beim Innenausbau.

Nachdem die Unterkategorien festgelegt sind, muss genau berechnet werden, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nimmt, und diese Daten sollten sorgfältig dokumentiert werden. Hierbei ist Präzision entscheidend, da Verzögerungen im Baumanagement häufig weitreichende Konsequenzen haben und das gesamte Projekt gefährden können.

Leerlaufzeiten sollten ebenfalls vermieden werden. Es empfiehlt sich, auf Erfahrungswerte aus früheren Projekten zurückzugreifen und die Zeitvorgaben mit den Projektpartnern abzustimmen, um möglichst realistische Zeitpläne zu erstellen.

3. Abhängigkeiten genau definieren

Anschließend werden alle Aufgaben in eine zeitliche Reihenfolge gebracht: Welche Aufgaben müssen zuerst erledigt werden, welche können danach folgen, und welche Arbeitsschritte können parallel ausgeführt werden?

Dieser Schritt ist besonders wichtig, da Bauprojekte oft von vielen Beteiligten getragen werden, die eng zusammenarbeiten müssen. Jede Aufgabe steht in einem Zusammenhang mit vorhergehenden und nachfolgenden Schritten. Daher ist es entscheidend, die Abhängigkeiten im Bauzeitenplan genau festzulegen, um sicherzustellen, dass das Projekt fristgerecht und ohne unnötige Verzögerungen durchgeführt werden kann.

4. Infos zusammenfassen und Bauzeitenplan erstellen

Sobald alle oben genannten Schritte abgeschlossen und sicher ist, dass nichts übersehen wurde, kann mit der Erstellung des Bauzeitenplans begonnen werden. Dank der Digitalisierung gibt es heute verschiedene Möglichkeiten, einen Bauzeitenplan zu erstellen, die im nächsten Abschnitt behandelt werden.

Wichtig ist, den Bauzeitenplan regelmäßig zu aktualisieren. Ein Plan, der nur zu Beginn erstellt und dann nicht mehr gepflegt wird, bietet im laufenden Bauprojekt keinen Mehrwert.

Konkrete Arbeitsschritte zuweisen: Je spezifischer, desto besser

Wenn Sie die einzelnen Bauabschnitte definiert haben, können Sie im Anschluss jedem “Aktivitätsblock” noch konkretere Aktivitäten zuweisen. Beispielsweise könnten die “Erdarbeiten” in Sub-Aktivitäten wie beispielsweise “Fundamentaushub” und “Auftragen Sauberkeitsschicht” und ggf. weitere Aktivitäten aufgeteilt werden. Diese Fein-Aufteilung ermöglicht es Ihnen, noch konkreter zu planen, insbesondere wenn mehrere Subunternehmer in einem Bauabschnitt involviert sind.

Auch hier ist das Wort “Zeit” im „Bauzeitenplan“ entscheidend: wie lange kann bzw. soll eine bestimmte Aktivität dauern? Wenn sie schon Erfahrungen in ähnlichen Projekten gesammelt haben, können Sie hier mit guten Erfahrungswerten von den konkreten Dienstleistern arbeiten. Ansonsten empfiehlt es sich auch, eher eine konservative Planung anzusetzen.

Bauzeitenplan: Abhängigkeiten und Meilensteine definieren

Die Zusammenführung der einzelnen Bauphasen und Arbeitsschritte unter Berücksichtigung der einzelnen Abhängigkeiten ist nun der nächste Schritt auf dem Weg zum Bauzeitenplan. Die Abhängigkeiten können dabei unterschiedlicher Natur sein, u.a.:

Zeitliche Abhängigkeiten: Bestimmte Aktivitäten auf dem Bau können erst dann durchgeführt werden, wenn andere abgeschlossen sind. Ganz platt gesprochen: Natürlich kann mit dem Fundament erst begonnen werden, wenn die Baugrube ausgehoben ist.
Personelle Abhängigkeiten: Soll eine Firma, die aber nur begrenztes Personal zugesichert hat, verschiedene Aktivitäten durchführen, so können diese nicht parallel durchgeführt werden, sondern sind in der “Schnelligkeit” der Durchführung durch das verfügbare Personal limitiert

Für eine gute Struktur des Bauzeitenplan empfiehlt es sich auch, Meilensteine zu definieren. Das heißt, dass eine Vielzahl von Bauabschnitten bis zu diesem Zeitraum fertiggestellt werden soll. Entweder weil eine konkrete Abnahme erfolgen soll, oder aber weil es sich für die Bauplanung empfiehlt Meilensteine zu definieren, um den Baufortschritt zu synchronisieren, wenn der Bauzeitenplan in der Durchführung nicht 1:1 belastbar ist.

Bauzeitenplan Software von Gripsware — Ressourcenplanung in gripsware pro-Plan

Eine praktikable Team- und Ressourcenplanung direkt im Bauzeitenplan der Software ist hierbei von großer Bedeutung. Durch die Berücksichtigung von Belegung und Präsenzzeiten kann die Bauablaufplanung auf der Baustelle optimiert werden. So behalten Sie stets den Überblick über die Verfügbarkeit von Personal und Ressourcen, was wesentlich zur Einhaltung der definierten Meilensteine und zum reibungslosen Ablauf des Projekts beiträgt.

Bauzeitenplan-Erstellung als Grundlage für Erfolg in der Baudurchführung

Nun haben Sie eine zeitliche Struktur sämtlicher Aktivitäten und Termine auf dem Bau, inklusive definierter Abhängigkeiten, bis hin zum fertigen Bauwerk. Doch jeder, der bereits einmal ein Bauprojekt umgesetzt hat, weiß: Planungen sind oft nur Schall und Rauch, denn in der Praxis gibt es viele Verzögerungen.

Sei es aufgrund von Lieferengpässen für Material, Verzögerungen bei einzelnen Gewerken aufgrund von Krankheitsfällen oder ähnlichem. Ein Bauzeitenplan ist – sofern einmal erstellt – deshab ein dynamisches Dokument und wird angepasst, je nach dem wie der Baufortschritt sich entwickelt. Deshalb empfiehlt es sich auch initial schon, genügend Puffer einzuplanen, um nicht direkt in der ersten Bauphase in Verzug zu kommen.

Ein Bauzeitenplan versetzt Sie als Planer fortan in die Lage, bei jeder Verzögerung alle Projektbeteiligten über neue Termine zu informieren. So sind alle Personen stets vollumfänglich informiert und können ihre Arbeit entsprechend einteilen.

Beispiel: Bauzeitenplan als GANNT-Chart

Die Dynamik eines Bauzeitenplans erklärt auch, warum es durch sinnvoll sein kann, eine Bauzeitenplan Software, wie beispielsweise pro-Plan, zu nutzen. Denn Verschiebungen können schnell umgesetzt werden, während diese Arbeit mit Excel oft unünbersichtlich abläuft. Auch eine analoge Bauzeitenplan Vorlage, die ausgedruckt und befüllt wird, kann die Dynamik in der Baudurchführung nicht abbilden. Moderne Bauzeitenplan Programme nutzen meistens Visualisierungsmöglichkeiten als GANNT-Diagramm, visualisieren also die einzelnen Bauaktivitäten in einem Balkendiagramm.

So ist stets gewährleistet, dass der Bauplaner die Übersicht behält. Ob und inwiefern mit einer Softwarelösung für den Bauzeitenplan gearbeitet wird, muss jeder Bauplaner im Endeffekt selbst entscheiden.

Im Hinblick auf die Vorteile bei Planung, Übersichtlichkeit, Koordination und Dynamik in der Baudurchführung können Softwarelösungen hier jedoch signifikant Kosten sparen – und meistens auch Nerven schonen.

Der ideale Bauzeitenplan: Excel-Vorlage vs. Software

Bei der Erstellung und Aktualisierung eines Bauzeitenplans ist es sinnvoll, auf digitale Werkzeuge zurückzugreifen – diese reichen von einfachen Tabellenkalkulationen bis hin zu umfassenden Projektmanagement-Tools, die den Bauzeitenplan mit Dokumentation, Mängelmanagement sowie der Planung von Ressourcen und Finanzen verbinden. Doch welche Lösung passt am besten zu Ihrem Projekt?

Einfach, aber begrenzt: Excel-Vorlage für den Bauzeitenplan

Sie können zunächst mit einer kostenlosen Excel-Vorlage für den Bauzeitenplan arbeiten. Excel ist ein weit verbreitetes und benutzerfreundliches Programm, das einen einfachen Einstieg ermöglicht. Wir stellen Ihnen gern eine solche Vorlage zum Testen zur Verfügung.

Allerdings werden Sie schnell feststellen, dass Excel für die Anforderungen eines Bauzeitenplans oft nicht ausreicht:

Unterschiedliche Dateiversionen können zu Verwirrung und Fehlern führen.
Die kontinuierliche Pflege und Verteilung der Datei erfordert zusätzlichen Aufwand und Arbeitszeit vom Bau- oder Projektleiter.
Die Darstellung von Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aufgaben ist in Excel oft umständlich und unübersichtlich.

MS Project für Bauzeitenpläne: Vielseitig, aber nicht ideal für die Baubranche

MS Project ist leistungsstark und vielseitig, jedoch nicht speziell auf die Anforderungen der Bauindustrie zugeschnitten, was zu einem Mangel an hilfreichen Voreinstellungen führt. Zwar lässt sich MS Project für Bauzeitenpläne nutzen, allerdings erfordert dies ein hohes Maß an Fachwissen und Schulung.

Obwohl viele Bauzeitenpläne damit erstellt werden, ist spezialisierte Software, die gezielt auf die Bedürfnisse von Bauleitern und Ingenieuren ausgerichtet ist, oft die bessere Wahl für eine effiziente und praxisgerechte Planung.