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Software und Apps helfen bei Baudokumentation
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Baudokumentation Softwares im Vergleich

Der Erfolg von Bauprojekten hängt maßgeblich von der genauen und transparenten Dokumentation aller Bauprozesse ab. In unserem detaillierten Vergleich der besten Baudokumentation Softwares und Apps im deutschsprachigen Markt zeigen wir Ihnen sieben populäre Lösungen. Wir konzentrieren uns dabei auf die wichtigsten Funktionen, deren Verfügbarkeit und Preisgestaltung und klären die zentralen Fragen, die Sie dazu haben könnten.

Die Informationen wurden mit größter Sorgfalt zusammengestellt, können jedoch durch fortlaufende Veränderungen in den Unternehmen variieren. Für genauere und aktuelle Angaben wenden Sie sich bitte direkt die Anbieter. Stand: Dez. 2024

Gripsware pro-Report

Kurzbeschreibung: Mit pro-Report bietet Gripsware eine umfassende Bautagebuch-App für das digitale Bautagebuch und das Mängelmanagement. Die Software ermöglicht es, Aufgaben, Fotos, Sprachnotizen und weitere Daten direkt vor Ort zu erfassen und anschließend nahtlos zu verarbeiten. So sparen Sie Zeit bei der Erstellung von Bautagesberichten und können Haftungsrisiken minimieren.

Funktionen

  • Bautagebuch: Erfassen Sie den Tagesfortschritt, Anwesenheit der Projektbeteiligten und alle relevanten Daten mobil oder am Desktop.
  • Berichtsmanagement: Automatisierte Reports (z. B. Bautagesberichte, Mängellisten) lassen sich mit wenigen Klicks generieren.
  • Mängelmanagement: Direktes Erfassen von Baumängeln in der mobilen App, inklusive Foto- oder Videodokumentation und Terminsetzung für die Behebung.
  • Dokumentenmanagement: Speicherung aller Projektdaten in einer zentralen Datenbank, mit synchronem Zugriff für alle Beteiligten.
  • Erweiterungsmodule: Integration mit Modulen wie pro-BIM (IFC-Import, 3D-/2D-Modelle) oder Jour-Fixe zum strukturierten Vorbereiten von Projektbesprechungen.

Kosten

  • Kostenlose 30-Tage-Testphase
  • Preismodelle auf Anfrage, abhängig vom Bedarf an Modulen und Nutzeranzahl

Verfügbarkeit

  • App für Android und iOS
  • Desktop-Variante zur Nachbearbeitung, Dokumentenablage und Organisation im Büro
Mängelmanagement, Bautagebuch & Fotodokumenation per App

Weitere Baudokumentation Softwares

Was ist Baustellendokumentation?

Baustellendokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Bauprojekts. Sie umfasst die systematische Erfassung und Verarbeitung aller relevanten Informationen und Daten, die während des Bauprozesses entstehen. Dazu gehören Bautagebücher, Protokolle, Pläne, Fotos und Mängelberichte.

In vielen Ländern, einschließlich Deutschland, sind Auftragnehmer gesetzlich verpflichtet, eine umfassende Baustellendokumentation zu führen. Diese Verantwortung liegt häufig bei Architekten und Generalunternehmern. Eine sorgfältige Baudokumentation stellt sicher, dass alle Beteiligten den Überblick behalten und sowohl rechtliche als auch qualitative Anforderungen erfüllt werden.

 

Wann muss ein Bautagebuch geführt werden?

Ein Bautagebuch ist ein formelles Dokument, das während der gesamten Bauphase täglich oder regelmäßig vom verantwortlichen Bauleiter oder Projektmanager geführt wird. Es dokumentiert detailliert alle wichtigen Ereignisse, Fortschritte, Wetterbedingungen, Anwesenheiten von Arbeitskräften und den Einsatz von Maschinen auf der Baustelle.

Dieses Dokument ist unerlässlich für die Qualitätssicherung, die Nachweisführung gegenüber Auftraggebern und Behörden sowie für die effektive Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten. Zudem sorgt das Bautagebuch für Transparenz und kann bei rechtlichen Auseinandersetzungen als Beweismittel dienen.

 

Welche Vorteile bietet eine Baudokumentation Software?

Der Einsatz von Baudokumentations-Software bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die den Bauprozess effizienter und transparenter gestalten:

 

Digitales Mängelmanagement

Professionelle Baudokumentations-Programme sind speziell darauf ausgelegt, die Anforderungen des Mängelmanagements zu erfüllen. Solche Softwarelösungen ermöglichen es, Mängel sicher über Web- und mobile Anwendungen von jedem Gerät aus zu erfassen und zu verwalten. Dies erleichtert eine schnelle Reaktion und Koordination der Mängelbeseitigung, wodurch die Qualität der Bauarbeiten nachhaltig verbessert wird.

 

Transparenter Informationsaustausch

Eine effektive Baudokumentations-Software optimiert den Informationsfluss, indem sie Pläne und Daten effizient verwaltet. Fristen, Termine und Zuständigkeiten können effizient miteinander verknüpft werden, was den administrativen Aufwand reduziert und die Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten verbessert. Durch die zentrale Speicherung aller relevanten Informationen sind diese jederzeit und überall verfügbar, was die Entscheidungsfindung beschleunigt.

 

Dokumentenmanagement

Alle relevanten Unterlagen wie Pläne, BIM-Modelle, Installationsanleitungen und Berichte werden zentral auf einer Plattform gespeichert. Dadurch haben alle Projektbeteiligten jederzeit und überall Zugriff auf die notwendigen Dokumente. Eine strukturierte und sichere Ablage erleichtert den Zugriff auf wichtige Informationen und vereinfacht die Verwaltung der Dokumente erheblich.

 

Effizientes Berichtswesen

Mit der passenden Software können Protokolle und Berichte wie Mängelanzeigen, Bauabnahmeprotokolle, Fertigstellungsanzeigen, Bautagebücher und Bautagesberichte sowie Baubesprechungsprotokolle schnell und effizient erstellt werden. Automatische Generierung dieser Berichte spart Zeit und Ressourcen und erhöht gleichzeitig die Genauigkeit der Dokumentation.

 

Vertrauensbasis und Rechtssicherheit

Eine gut implementierte Softwarelösung unterstützt dabei, eine vertrauensvolle Basis zwischen den Projektbeteiligten zu schaffen, die Leistungsphasen gemäß HOAI durchzuführen und die Bauqualität kosteneffizient zu optimieren. Durch die lückenlose und strukturierte Dokumentation schützt die Software vor potenziellen Haftungsrisiken und bietet eine solide Grundlage für rechtliche Absicherungen.

 

Zeit- und Kosteneinsparungen

Durch automatisierte Prozesse und die Möglichkeit zur mobilen Datenerfassung werden Zeit und Kosten erheblich reduziert. Dies führt zu einer gesteigerten Gesamteffizienz des Bauprojekts, da wertvolle Ressourcen anderweitig eingesetzt werden können.

“Mit pro-Report ist das Mängelmanagement für mich super einfach geworden. Ich kann Mängel schnell an die beteiligten Firmen weiterleiten, und die Qualität der Bauprozesse hat sich dadurch merklich verbessert. Am Ende des Tages schaffe ich dank pro-Report doppelt so viele Einheiten pro Jahr – und das ohne zusätzlichen Stress.”

Christoph Harney
PARC BAU GMBH – technische Leitung

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Häufige Fehler bei der Baudokumentation

Ein häufiges Problem auf Baustellen ist der Mangel an Zeit. Durch den täglichen Arbeitsdruck werden neue Aufgaben oft priorisiert, während die Dokumentationsarbeit vernachlässigt wird. Obwohl es mühsam erscheinen mag, sich Zeit für die Dokumentation zu nehmen, ist dies unerlässlich – insbesondere, wenn es darum geht, Gewährleistungsansprüche geltend zu machen oder auf Baumängel zu reagieren. 

Planen Sie daher ausreichend Zeit ein, um alle relevanten Details festzuhalten. Der Aufwand wird sich später auszahlen.

Ein weiteres Problem entsteht, wenn die Dokumentation nicht zeitnah erfolgt. Direkt auf der Baustelle haben Sie die wichtigsten Details präsent, aber schon am nächsten Tag können wichtige Informationen verblassen. Es wird besonders kritisch, wenn Sie die Aufzeichnungen erst nachträglich oder auf Anfrage anderer Beteiligter erstellen. 

Sachverhalte, die Wochen oder Monate zurückliegen, lassen sich nur schwer rekonstruieren. Daher ist es wichtig, die Dokumentation kontinuierlich zu führen.

Bei der Baustellendokumentation sind aussagekräftige Fotos oft wichtiger als schriftliche Aufzeichnungen. Ohne eine umfassende Fotodokumentation verliert die Dokumentation als Beweismittel erheblich an Wert. Dies gilt besonders für Bauleistungen, die im weiteren Verlauf verdeckt werden, wie z.B. Elektroinstallationen oder Fußbodenheizungen. Hier empfiehlt es sich, eine detaillierte Fotodokumentation anzulegen, idealerweise mithilfe einer speziellen Baustellen-Doku-App.

Moderne Softwarelösungen und Apps ermöglichen es, direkt vor Ort mit einem mobilen Gerät Fotos zu machen, diese mit Anmerkungen zu versehen und den entsprechenden Bauleistungen zuzuordnen. Diese Funktionen sollten Sie nutzen, um später genau nachvollziehen zu können, welche Wand beispielsweise einen Riss aufwies.

Ein wesentliches Merkmal einer effizienten Baustellendokumentation ist eine klare und einheitliche Struktur. Ohne ein solches System können leicht Unordnung und Verwirrung entstehen, was dazu führt, dass wichtige Dokumente schwer auffindbar sind oder sogar verloren gehen.

Es ist daher entscheidend, von Beginn an eine durchgehende und einheitliche Struktur in der Dokumentation einzuhalten. Dies erleichtert es nicht nur Ihnen, schnell auf benötigte Informationen zuzugreifen, sondern stellt auch sicher, dass diese Informationen Jahre später noch leicht zugänglich sind. Auch andere Projektbeteiligte werden eine solche Ordnung zu schätzen wissen.

Eine hochwertige Baustellendokumentation erfordert präzise und detaillierte Informationen. Allgemeine oder ungenaue Beschreibungen haben in der Dokumentation keinen Platz. Beispielsweise ist die Aussage „Behinderung durch den Auftraggeber“ bei einer Verzögerung wenig hilfreich.

Stattdessen sollten Sie den genauen Grund für die Verzögerung angeben, wie etwa: „Der Auftraggeber hat kurzfristig das zu verbauende Material von X auf Y geändert, was eine längere Lieferzeit zur Folge hat.“

Ein weiterer häufiger Fehler entsteht durch das Kopieren und Einfügen von Inhalten aus vorhergehenden Dokumenten, ohne diese an die aktuellen Gegebenheiten anzupassen. Überprüfen Sie daher sorgfältig, ob alle Daten und Angaben auf dem neuesten Stand sind.

Auch wenn Sie selbst eine digitale Baustellendokumentation sorgfältig und täglich führen, reicht das allein nicht aus. Alle auf der Baustelle beteiligten Partner sollten ebenfalls großen Wert auf die Dokumentation legen.

Wenn nur Sie selbst die Dokumentation gewissenhaft durchführen, bleibt dennoch ein Teil der Arbeiten unzureichend dokumentiert. Abstimmung mit anderen Beteiligten ist daher essenziell. Am besten wird eine gemeinsame Vorgehensweise festgelegt, z.B. durch die Verwendung eines einheitlichen Musters oder einer gemeinsamen Baustellen-Doku-App. Eine gut abgestimmte Dokumentation kommt letztlich allen Beteiligten zugute, da sie eine solide Beweislage sicherstellt.

Nachteile der handschriftlichen Dokumentation

Handschriftliche Aufzeichnungen bringen mehrere Herausforderungen mit sich, angefangen bei der Lesbarkeit. Unleserliche Notizen und fehlende Struktur können die spätere Auswertung erschweren. Auch wenn die Dokumentation sorgfältig strukturiert wird, bleibt der Zeitaufwand hoch – eine wertvolle Ressource, die anderswo besser eingesetzt werden könnte.

Die Baubranche hat die Vorteile der Digitalisierung lange vernachlässigt, doch der Einsatz von Softwarelösungen oder Apps zur Baustellendokumentation bietet erhebliche Vorteile:

  • Sie können Notizen direkt auf der Baustelle über ein Smartphone oder Tablet erstellen.
  • Fotodokumentationen lassen sich sofort integrieren.
  • Alle Informationen werden zentral gespeichert und sind leicht zugänglich.
  • Fortlaufende Protokolle und To-do-Listen sorgen dafür, dass nichts übersehen wird.
  • Vorlagen mit einheitlicher Struktur erleichtern die Auswertung.
  • Informationen können einfach mit den zuständigen Gewerken geteilt werden.

Ihre Aufgabe ist es, eine fundierte Einschätzung des Bauvorhabens zu geben und gemeinsam mit dem Bauherrn die Anforderungen zu definieren. Wer hier sorgfältig vorgeht und keine unrealistischen Versprechungen macht, kann sich späteren Problemen und unnötigem Stress ersparen.

Mobile Datenerfassung direkt auf der Baustelle mit Baudokumentation-App 

Auch wenn die mobile Datenverbindung auf der Baustelle oftmals nicht überragend ist: die Datenerfassung via iPad oder Smartphone gehört mittlerweile zum Standard auf den meisten Baustellen. Das auch seine guten Gründe: denn die Datenerfassung in einer Baudokumentation-App ermöglicht es, dem Anwender direkt die notwendige Struktur vorzugeben, die dann einfach mit Daten befüllt werden kann.

Dabei spielt es keine Rolle, ob eine schriftliche Notiz, ein Foto von der Baustelle oder von einem Baumangel, eine Sprachmemo oder ein Video. Die gesamte Funktionalität des Smartphones kann genutzt werden werden. So erspart sich der Bauleiter mit der Nutzung einer Baudokumentations-App zeitaufwändige Doppelbearbeitungen (Erfassung auf der Baustelle, Nachbearbeitung im Büro, etc.). Eine mobile Datenerfassung ist somit die Grundlage für signifikante Zeiteinsparungen bei den Anforderungen der digitalen Baudokumentation.

 

Datenverarbeitung & Ablage innerhalb der Baustellendokumentation

Ein weiterer essentieller Vorteil einer Baudokumentation Software ist, dass die erfassten Daten sofort sicher abgelegt sind. Verlegte Papiere, unübersichtliche Aktenordner oder ähnliches gehören der Vergangenheit an. Die auf der Baustelle erfassten Informationen werden sofort in der Datenbank abgelegt und im Programm synchronisiert. So kann auch der Mitarbeiter, der weiterhin im Büro ist, sofort auf die erfassten Daten zugreifen.

Gleichzeitig kann nach der Baustellenbegehung oder dem Baustellenbesuch auch vom eigenen Büro der Tagesbericht direkt wieder geöffnet werden (natürlich nicht nur auf dem Smartphone, sondern auf dem Desktop-PC), um gegebenenfalls noch Daten nachzubearbeiten. Die Daten sind zudem sicher archiviert, das heißt auch alte Bearbeitungsstände können nochmal eingesehen werden. Es gibt eine entsprechende Protokollierung der Bearbeitungsschritte pro Tagesbericht. Wie man einen Bautagesbericht erstellen kann und wie dieser bei uns in der App aussieht, können Sie sich hier ansehen:

Bausoftware: Ihre Baudokumentation-Software und Baustellenmanagement von Gripsware.png
Mängelmanagement & Bautagebuch Software & App
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Die Baustellendokumentation, einschließlich Bautagebuch, Tagesberichte, Protokolle und Fotodokumentation, gewährleistet, dass der gesamte Bauprozess auch nachträglich nachvollziehbar bleibt.

Sie erfasst alle Arbeiten, Aktivitäten, Besprechungen, Probleme und mehr in Echtzeit. Dies bietet Rechtssicherheit bei Mängeln, Schäden, Verzögerungen, Nachträgen und ähnlichen Situationen.

Eine vollständige Baudokumentation sollte neben dem Bautagebuch und den Bautagesberichten auch folgende Unterlagen umfassen:

  • Besprechungsprotokolle, Begehungsprotokolle, Bauabnahmeprotokolle
  • Relevanter Schriftverkehr
  • Verträge und behördliche Dokumente
  • Pläne, Skizzen und Fotos
  • Zeitpläne
  • To-do-Listen und Mängellisten
  • Rechnungen

Für Architekten und Bauingenieure ist das Führen eines Bautagebuchs nach der HOAI verpflichtend. Auch Bauprojektleiter müssen bei Bauverträgen nach der ÖNORM B 2110 ein Baubuch führen. Zwar gibt es nach dem ABGB/BGB keine allgemeine Dokumentationspflicht, jedoch kann eine solche Verpflichtung vertraglich festgelegt werden.

 

Die Baustellenbibliothek sollte stets aktuell gehalten werden und mindestens folgende Dokumente umfassen:

  • Liste der Baubeteiligten
    Wichtiger Schriftverkehr und behördliche Anordnungen
    Aktuelle Pläne
    Bautagebuch und Bautagesberichte
    Baubesprechungsprotokolle
    Baustellenorganigramm und Bauzeitenplan
    Werkzeug- und Materiallisten

Die Bestandsdokumentation unterscheidet sich von der Baudokumentation und dient Eigentümern, dem Facility Management oder dem technischen Gebäudemanagement dazu, den Zustand und die Funktionalität eines Gebäudes zu bewerten. Sie enthält Informationen über durchgeführte Prüfungen, notwendige Wartungen und Reparaturen sowie die voraussichtlichen Kosten.

Ein Baustellenordner wird in der Regel verwendet, um alle wichtigen Dokumente, Pläne und Fotos, die mit dem Bauprojekt zu tun haben, zu organisieren. Dazu gehören Serviceverträge, behördliche Dokumente, Skizzen, Zeitpläne sowie Mängellisten.

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