Bau Jour-Fixe: So halten Bauherren ihre Bau-Besprechung effizient
Das Bau Jour-Fixe, ein festgelegter wiederkehrender Termin, ist bei der Baudurchführung häufig ein Mittel, damit verschiedene Personen sich zum aktuellen Stand auf der Baustelle austauschen können. Auch hier kann Software unterstützen, die – standardisierten – Prozesse abzubilden und helfen, dass keine Information verloren geht und die kritischen Punkte beim nächsten Termin wieder besprochen werden.
Im Gegensatz zu einer Tagesinfo, die im Rahmen des Bautagebuchs erfasst wird, beschäftigt sich das Bau Jour-Fixe nicht mit Wetter und Baumängeln, sondern arbeitet eine Reihe von unterschiedlichen “offenen Punkten” ab, die im Rahmen einer Bau-Besprechung abgehandelt werden sollen. Die Bausoftware-Lösung pro-Report kann um das Jour-Fixe-Modul ergänzt werden, sodass auch hier eine optimale Unterstützung für die Erstellung von Agenda und Protokoll existiert. In diesem Artikel möchten wir Ihnen – wieder mit Unterstützung des Videos – näher bringen, wie das Jour-Fixe Modul für die Baubranche funktioniert.
Bauherren Jour-Fixe – Agenda & Protokoll mit Software übersichtlich erstellen
Um als Bauherr einen neuen Jour-Fixe zu erstellen, klicken wir in der Software pro-Report auf die Schaltfläche “neuer Jour-Fixe”. Der neue Eintrag wird in der Liste direkt angezeigt und pro-Report (Software für Bau-Mängelmanagement inklusive Jour-Fixe-Modul) lässt uns wissen, dass wir den aktuellen Bau Jour-Fixe Eintrag betrachten. Auf der rechten Seite lässt sich nun unser neuer Jour-Fixe definieren. Wir klicken auf das “Plus” hinter dem Kreis und wählen aus, ob die Besprechung beispielsweise alle Bauplaner oder alle Baufirmen betrifft.
In unserem Fall betrifft es die Bauplaner des Bauprojekts. Durch die Zuweisung des Kreises können die Einträge so gefiltert werden, dass die eine Gruppe nicht die offenen Einträge der anderen Gruppe bekommt. Sie als Bauleiter können natürlich jederzeit alle offenen Einträge einsehen. Bei „Bezeichnung“ können wir entweder selber eine kurze Beschreibung eintragen oder zwischen den voreingestellten Möglichkeiten zum Bauherren Jour-Fixe, Projekt, Besprechung und Planungsbesprechung auswählen. Wir entscheiden uns für eine Planungsbesprechung. Als nächstes werden wir den Protokollführer aus, welcher auch automatisch als Verfasser angelegt wird. Wir tragen das Datum sowie die festgelegte Uhrzeit unserer Planungsbesprechung ein. Natürlich darf auch der Ort für das Protokoll nicht fehlen. Diesen können wir abermals händisch eintragen oder aber einen, der von der Baudokumentationssoftware pro-Report bereits gespeicherten Orte verwenden. In diesem Fall findet die Bau-Besprechung in unserem Büro statt. Falls wir schon wissen, wann und wo die nächste Planungsbesprechung mit dem gleichen Kreis stattfinden wird, so tragen wir Termin, Uhrzeit, und Ort ein. Wir empfehlen das Feld „Info“ zum Beispiel für das Eintragen der Agenda. Was Sie letzten Endes eintragen, bleibt aber natürlich Ihnen überlassen. Nach einem Klick in das Feld öffnet sich pro-Reports eigener Texteditor. Und wir tragen unsere Agenda ein. Grundsätzlich wird alles, was in Info steht, vor die einzelnen offenen Jour-Fixe-Einträge gedruckt. Und was den Infos nach steht am Ende der offenen Einträge angehängt. Das könnte zum Beispiel ein allgemeiner Schlusssatz sein. Sobald alles eingetragen ist, klicken wir auf „Übernehmen“ und unser Text erscheint. Was es unbedingt zu beachten gibt, ist, dass es sich hier nur um das Deckblatt des Jour-Fixe handelt.
Protokoll der Teilnehmer an der Bau-Besprechung
Um die Teilnehmer der Bau-Besprechung einzusehen, wechseln wir in den Reiter „Teilnehmer“. Hier können wir durch einfaches Abhaken die Anwesenheit, die teilweise Anwesenheit, die Abwesenheit oder den Status „nicht zugewiesen“ der jeweiligen Teilnehmer festlegen. Sobald das erledigt ist, wechseln wir in die Teilnehmerinfo. Die Infozeile dient dem präzisieren der Statusinfo. Bei „Teilanwesend“, kann zum Beispiel Vormittag bzw. Nachmittag eingetragen werden. Bei Abwesenheit wird „entschuldigt“ oder „unentschuldigt“ verwendet. Bei der Änderung von einem Status wird die Adresse automatisch in die Verteilerliste mit aufgenommen.
Was ist im Jour-Fixe passiert? Eine detaillierte Protokollierung ist zu empfehlen
Der Reiter „Einträge“ ist in etwa den Baumängeln in den Tagesinfos gleichzusetzen. Ein einmal erfasster Eintrag kann nicht vergessen werden, da dieser durch alle Jour-Fixe-Protokolle bis zur Erledigung immer mitgezogen wird. Das heißt, im letzten Jour-Fixe-Protokoll sind immer alle offenen Einträge des jeweiligen Kreises zu sehen. Hier sehen wir unsere bisher dem aktuellen Jour-Fixe hinzugefügten Einträge. Einmal die offene Aufgabe „Stromzähler ablesen“, deren Frist nicht eingehalten wurde mit einem zusätzlichen Medium, das die Nichteinhaltung der Frist dokumentiert. Außerdem haben wir die offene Veranlassung, einen zusätzlichen LKW bereitzustellen, samt Bild der Baustellensituation. Zu guter Letzt wird noch die bereits abgeschlossene Veranlassung, den Wasserverbrauch zu reduzieren angezeigt. Im Eintragstext ist das Problem beschrieben (analog zu einem Baumangel). Im Medienmenü finden wir einen nach der Behebung zugefügten Text über die jetzige Situation. Nach einem Klick auf „neuer Eintrag“ wird auch diese in der Liste angezeigt. Voreingestellt werden uns nur Einträge des Kreises angezeigt. In unserem Fall also alle Einträge, die dem Kreis „Planer“ zugeordnet sind. Schalten wir den Filter aus, so werden uns auch die noch offenen Einträge aus anderen Kreisen (beispielsweise Bauleiter) angezeigt. Da wir momentan aber an einem Jour-Fixe für die Planer arbeiten, schalten wir diesen Filter wieder ein. Hier auf der rechten Seite können wir unseren neu generierten Eintrag nun mit Informationen von der Baustelle füttern. Wir bekommen die Einträge, Nummer, das Datum und den Verfasser angezeigt.
Darunter steht der zugehörige Arbeitskreis. Bei „Beschreibung“ können wir entweder eine aus den vorgeschlagenen Beschreibungen verwenden. Oder eine eigene eingeben. Mithilfe des Kapitels können wir den Eintrag genauer definieren. Kategorie lässt uns unseren Eintrag kategorisieren. Handelt es sich zum Beispiel um eine Aufgabe, eine Entscheidung oder eine Veranlassung. In unserem Beispiel handelt es sich um eine Veranlassung. Diese Einstufung hilft uns später, die vielen Einträge nach Kapitel oder Kategorie zu filtern bzw. zu sortieren. Als nächstes können wir den zugehörigen Ort unserer Aufgabe im Protokkoll hinzufügen. Die Entscheidung betrifft die gesamte Baustelle. Also wählen wir “Gelände” aus. Über „zuständig“ legen wir den oder die zuständigen Beteiligten bzw. die beteiligten Planer oder Firmen fest. Es können mehrere Zuständige festgelegt werden. Wobei der Hauptverantwortliche mit einem „V“ gekennzeichnet wird. Wir setzen eine Spätestens bei „Frist“. Und geben das Fristdatum ein. Bisher ist eine sozusagen nullte Frist eingestellt. Möchten wir diese beibehalten, so klicken wir auf „nur Datum ändern“. Handelt es sich aber schon um die nächste, also die erste Frist, so klicken wir auf „Frist ändern“. Wir möchten allerdings nur das Datum ändern. Wir lassen den Status wie voreingestellt auf neu und geben noch eine detailliertere Beschreibung hinzu. Sobald das erledigt ist, bestätigen wir mit übernehmen.
Jour-Fixe-Protokolle mit Fotos, Videos und Sprachnachrichten anreichern
Für spätere Ereignisse raten wir davon ab, diese in den Eintragstext zu schreiben, sondern für jeden Meilenstein eine neue Mediendatei hinzuzufügen. Wir klicken auf „Neue Medien“, wählen ein Dokument aus navigieren in unseren entsprechenden Ordner und wählen unser gewünschtes PDF per Doppelklick aus. Der pro-Report Dokumentenassistent öffnet sich und fragt uns, ob wir das Dokument nur verknüpfen, kopieren oder verschieben wollen. Wir empfehlen das Dokument zu kopieren, da es dann sowohl im Standard-Verzeichnis als auch in pro-Report abrufbar ist. Nach einem Klick auf „Kopieren“ öffnet sich ein Dialog, in dem uns pro-Report mitteilt, dass das Dokument nun kopiert wird. Wir bestätigen mit okay und unser PDF wird wie gewohnt im Medien-Seitenmenü angezeigt. Mit einem Doppelklick können wir das PDF öffnen und einsehen. Durch Abhaken haben wir die Möglichkeit, das PDF als Vermerk auf dem Ausdruck anzeigen zu lassen, komplett ausdrucken zu lassen oder als Anhang zu versenden. Das komplette Ausdrucken macht natürlich nur Sinn, wenn es sich bei dem zu druckenden Dokument nicht um eine 50-seitige Gebrauchsanweisung handelt. Im Nachhinein haben wir die Möglichkeit, ganz ähnlich wie bei den Baumängeln den Status des Eintrages zu ändern. Wir können ihn auf „OK“, „Ungeprüft“ oder „offen“ setzen, wobei der Eintrag, solange er auf ungeprüft oder offen steht, immer automatisch mit in das nächste Jour-Fixe rutscht. Wird er auf „OK“ oder „ungeprüft“ gesetzt, so ändert sich auch das geprüft-Datum.