Baumanagement Software – macht es für mein Unternehmen Sinn?
In den letzten Jahren haben viele Unternehmen mit Baumanagement Software ihre internen Unternehmensprozesse verbessert. Welche konkreten Vorteile erhoffen sich diese Unternehmen von der Einführung einer Baumanager-Software? In diesem Artikel zeigen wir auf, wie Unternehmen die Vorteile von Bau-Projektmanagement-Software evaluieren.
Was bringt eine Baumanager-Software?
Baumanager nutzen Software-Tools, die darauf ausgerichtet sind, die Prozesse rund um den Bau von Gebäuden effizienter zu gestalten. Dabei steht offensichtlich stets eine Zeit- bzw. Kostenersparnis im Vordergrund. Aspekte wie die Bauplanung, das Management von einzelnen Gewerken, das Mängelmanagement und die reibungslose Koordination mit Handwerkern – all dies lässt sich mit einer passenden Softwarelösung digital abbilden. Zielgruppe sind also von Bauunternehmer, Architekten und Ingenieuren bis zu Bauträger, Bauleiter und Handwerker alle Beteiligten am Bau. Beispielsweise eine Bauzeitenplan-Software, ein digitales Bautagebuch per App oder eine Bau Projektmanagement-Software helfen, Baubprojekte durch eine strukturierte Planung & Koordination effizienter umzusetzen.
Bau-Projektmanagement-Software erfreut sich großer Beliebtheit
Wer sich vor zehn Jahren auf einer klassischen deutschen Baustelle bewegt hat, war dort primär mit der klassischen Zettelwirtschaft konfrontiert. Insbesondere im Bereich Mängelmanagement wurden Mängel händisch erfasst, um diese dann anschließend an die beteiligten Handwerksfirmen weiterzugeben. Die Digitalisierung der Baubranche hat sich seitdem jedoch rapide beschleunigt. Auch wenn der Digitalisierungsgrad der Branche noch hinter anderen Branchen zurückliegt, so gehen viele Unternehmen mittlerweile Schritte in Richtung eines digitalen Baumanagements, um ihre Prozesse zu verschlanken und die Koordination zwischen den unterschiedlichen Beteiligten effizienter zu gestalten. Bei genauerer Betrachtung sind es folgende drei Gründe, die auch weiterhin dazu führen, dass mehr und mehr Unternehmen auf professionelle Bau-Projektmanagement-Software setzen:
Hoher Kostendruck durch steigende Energie- und Rohstoffpreise
Die steigenden Energie- und Rohstoffpreise führen bei Bauunternehmen zu einem immer stärkeren Kostendruck. Auch die Lieferketten sind bezüglich einiger Rohstoffe nicht mehr vorhersagbar und führen zu Verzögerungen im Bauablauf und somit wiederum zu höheren Kosten und erhöhten Koordinierungsaufwand. In einer Situation, in der Bauunternehmen diesem Kostendruck ausgeliefert sind und – die höheren Kosten – nur unter bestimmten Umständen weiterreichen können, ist es umso wichtiger, bei internen Prozessen Einsparungen zu generieren.
Mit Hilfe von digitalen Prozesse und dem Einsatz von Baumanagement Software (bspw. im Bereich Mängelerfassung und -management), können entlang der gesamten Wertschöpfungskette Zeit und Geld gespart werden. Dies zahlt sich direkt auf die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen aus. Eine gute Softwarelösung ist somit kurz- und mittelfristig ein akuter Wettbewerbsvorteil in der Baubranche.
Reduktion von Fehlern & Erfüllung von Dokumentationspflichten
In der Baubranche steigen die Dokumentationspflichten stetig. Selbstverständlich können sich die einzelnen Beteiligten auch auf die Langlebigkeit von Notizblock & Papierplan verlassen, jedoch steigt die Fehleranfälligkeit bei diesen analogen Methoden zwangsläufig. Das klassische Bautagebuch beispielsweise, welches der professionelle Bauleiter verpflichtend führend muss, wird mittlerweile kaum noch in analoger Form geführt, da es schwierig durchsuchbar ist und sich für eine professionelle Zusammenarbeit mit dem Bauherrn nicht empfiehlt. In digitaler Form können sämtliche Dokumentationspflichten einfach erfüllt werden, zudem mit weiteren Dokumenten und Medien (Videos oder Fotos) angereichert werden. Viele Beteiligte – ob Bauherr, Bauträger oder Bauleiter – kennen zudem aus dem Privaten komfortable Softwarelösungen, sodass die Vorteile des digitalen Arbeitens via professioneller Baumanager-Software auch langsam in der Baubranche Einzug erhalten.
Alle Daten an einem Ort: die steigende Komplexität meistern
Baumanager nutzen Software-Tools, um die immer größere Komplexität von Bauvorhaben zu meistern. Die Anzahl der Subunternehmer, Gewerke und beteiligten Personen in den unterschiedlichen Phasen von Planung bis zur Durchführung erfordert es, dass die relevanten Daten zum Projekt zentral verfügbar sind und bedarfsgerecht den Personen zur Verfügung gestellt werden können. Mit reiner Zettelwirtschaft würde in einem solchen Szenario Chaos ausbrechen. Die erfassten und verfügbaren Daten in einer Baumanagement Software ermöglichen Bauleitern somit also auch die Bearbeitung von sehr komplexen Bauprojekten.
Einführung einer Baumanagement Software – wo sollen Sie anfangen?
Da der Begriff Baumanagement Software viele unterschiedliche Aspekte und Prozesse im gesamten Bau- und Planungsprozess umfassen kann, sollten sich Unternehmen – deren Baumanager perspektivisch Software einsetzen sollen, konkret damit beschäftigen, welche Prozesse im ersten Schritt digitalisiert werden.
Auch die Firma gripsware bietet mit pro-Plan eine Softwarelösung für die Bauplanung an, die aber mit Modulen wie pro-Report auch um ein professionelles Mängelmanagement ergänzt werden kann. Da es selten empfehlenswert ist, direkt den “großen Wurf” zu wagen, sondern sich schrittweise mit den Vorteilen einer digitalen Arbeitsweise vertraut zu machen, sollten Bauunternehmen vor der Anschaffung einer Softwarelösung sehr genau reflektieren: Welche Prozesse möchten Sie durch die Softwarelösung effizienter machen?
Es empfiehlt sich, die aktuellen (analogen) Prozesse einmal strukturiert zu erfassen und festzuhalten, welche konkreten Effizienzgewinne Sie sich von der Einführung einer Bau-Projektmanagement-Software erhoffen. Oftmals ergeben sich viele Ansatzpunkte für Prozessverbesserungen. Diese sollten Sie intern priorisieren, beispielsweise entlang der Leitfrage: “wo können wir die größten Einsparungen / Effizienzgewinne mit der kleinsten Prozessveränderung erzielen?”
Erfassen Sie die aktuelle Situation und die Ziele, die Sie mit der Einführung der Baumanagement Software verbinden. Erst dann sollten Sie konkreter ausführen (beispielsweise im Rahmen eines Lastenhefts bzw. von konkreten Anwenderperspektiven / User Stories), welche Personen bei Ihnen intern zukünftig Anwender der Software sein sollen. Gibt es in einigen Abteilungen Ihrer Firma schon Softwarelösungen, die mit der neuen Baumanagement Software verknüpft werden müssen? All dies sind jedoch schon sehr konkrete Fragen der operativen Umsetzung.
Aus unserer Erfahrung empfiehlt es sich, sich zunächst recht klar bzgl. der internen Zielsetzung hinsichtlich der Einführung einer Baumanagement Software zu werden, bevor dann die weiteren Schritte eingeleitet werden. Eine Übersicht hilfreicher Software zum Baustellenmanagement finden Sie hier: