Baudokumentation – was sollte erfasst werden?
Um eine umfassende und vollständige Baudokumentation zu erstellen, ist es nötig, viele unterschiedliche Aspekte und Begebenheiten auf der Baustelle zu erfassen. Dazu gehören unter anderem das Wetter, die anwesenden Projektbeteiligten und natürlich auch alle relevanten Informationen zum Leistungsstand einzelner Gewerke.
Um die Baudokumentation in einer strukturierten Form abzulegen, empfiehlt sich daher der Einsatz einer Softwarelösung, kombiniert mit einer App für die mobile Datenerfassung auf der Baustelle. Dieser Artikel zeigt auf, wie Bauleiter mit einer entsprechenden Software noch effizienter arbeiten. Anschauliche Videos aus dem Programm verdeutlichen nochmal, wie intuitiv das Ganze ist.
Die Baudokumentation Schritt für Schritt: alle Informationen stets erfasst.
Neue Tagesberichte lassen sich in pro-Report mit nur einem Klick auf das Plus rechts oben anlegen. Sofort stehen verschiedene Auswahlmöglichkeiten im Drop-Down bereit: Handelt es sich um einen Tagesbericht, eine Baustellenbegehung, etc? Im Kopfteil des Berichts füllt das Programm schon einiges für Sie bequem vorab aus. Das Datum wird automatisch erfasst. Die Bauphase können Sie als Bauleiter händisch ändern. Solange eine Internetverbindung besteht, importiert pro-Report die Wetterdaten eigenständig. All diese Punkte sind eine starke Erleichterung und Zeitersparnis, die die App für die Baudokumentation bietet.
Anschließend wird ein kurzer Infotext über den allgemeinen Zustand der Baustelle eingegeben, um dann mit den Zusatzinformationen im Anschluss immer spezifischer zu werden. Beispielsweise können Beginn und Ende der Baustellenbegehung erfasst werden sowie der aktuelle Stand des Stromzählers und der Wasseruhr. Auch der nächste Besuch auf der Baustelle kann direkt terminiert werden. Über den Medienbutton lassen sich dann direkt Bilder zum Bericht hinzufügen (hier zum Beispiel als Beleg vom Wetter; Stand der Wasseruhr, etc.). So sind alle Informationen schnell erfasst und der Fokus kann auf den wichtigen Dingen ruhen!
Wer ist anwesend? Eine gute Baudokumentationssoftware unterstützt die Protokollierung
Der nächste Schritt zur Erstellungen einer Tagesinfo ist das Erfassen der Anwesenheit der Beteiligten auf der Baustelle. Im Menü klickt man hierzu auf „Beteiligte“. Angezeigt wird nun eine Liste mit allen Beteiligten des Bauprojekts. Hier lassen sich An- und Abwesenheiten mit nur wenigen Klicks festhalten. Tippt man einmalig auf die linke Seite der Namensliste, wird der Anwesenheitsstatus auf „vor Ort“ gesetzt (grün), während nach zweimaligem Tippen „abwesend“ eingetragen wird (rot).
Achtung! Als „abwesend“ werden nur die Beteiligten gewertet, die vor Ort hätten sein sollen, aber nicht anwesend sind. Projektbeteiligte, die geplantermaßen der Baustelle fernbleiben, bekommen einfach keinen Status zugewiesen und werden in grauer Farbe angezeigt.
Sind die Anwesenheiten erfasst, lässt sich die Liste nach verschiedenen Kriterien sortieren (z.B. Name, Baufirma oder Anwesenheitsstatus). Klickt man rechts auf den Namen innerhalb der Liste, erhält man schnell und bequem die Kontaktkarte des jeweiligen Beteiligten. Telefonate können hier direkt gestartet werden, oder E-Mails schnell versendet werden. Aus der App heraus kann die gesamte Kommunikation mit Nachunternehmern und Partner bequem geführt werden.
So erfüllen Sie Ihre Dokumentationspflicht und sorgen für Rechtssicherheit
Nach den eher kurzen Hintergrundinfos zur Baustelle (Anwesenheit, Wetter, etc.), ist es natürlich auch wichtig den Tagesbericht mit „den harten Fakten“ (Baumängel, etc.) zu füllen.
Diese lassen sich am schnellsten und übersichtlich mit der Fotodokumentation erfassen, denn ein Bild sagt mehr als tausend Worte! Tippt man das Kamera-Symbol in der Fußleiste an, öffnet sich die Kamera direkt in der App. Bilder, die nun gemacht werden, werden automatisch als Mediendatei zum Projekt hinterlegt.
Alle Bilder können, falls gewünscht noch nachbearbeitet werden, z.B. mit dem Zeichentool. Tippt man in der App auf die Voransicht des Bildes, öffnet sich das Foto und es erscheint die Toolbar (Stifte, Formen, Farbpalette, Zuschnitt, etc.).
Fotodokumentation, Video oder Sprachnotizen – Baustellendokumentation ist umfangreich
Sobald man das Bild im Bearbeitungsmodus speichert, landet man wieder in den Medienliste zum Projekt. Hier bietet sich die Möglichkeit, weitere Medien zu erfassen (z.B. Videos, Unterschriften, Freiskizzen, etc.).
Auch bereits existierende Fotos der Baustelle, lassen sich dem Bericht problemlos hinzufügen. Im Medienbereich kann der Bauleiter auch schnell und einfach weitere schriftliche Notizen hinterlegen sowie Sprachaufnahmen machen.
Für die Sprachmemo tippt man auf das kleine Mikrofon, dann auf „Aufnehmen“ und schon kann man mit der Aufnahme beginnen. Dank all der Tools sind Bauleiter auf der Baustelle in der Lage, alles zu erfassen und haben zu einem späteren Zeitpunkt sowohl mobil, als auch im Büro alles griffbereit.