Software für Baudokumentation – was sollte erfasst werden?
Ein guter Tagesbericht von der Baustelle im Sinne einer durchgehenden Baudokumentation erfasst viele unterschiedliche Aspekte. Angefangen beim Wetter, bis hin zu den anwesenden Projektbeteiligten und natürlich den relevanten Informationen zum Leistungsstand einzelner Gewerke. Um die Baudokumentation in einer strukturierten Form abzulegen, empfiehlt sich der Einsatz einer Softwarelösung, meistens kombiniert mit einer App für die mobile Datenerfassung auf der Baustelle. In diesem Artikel wollen wir Ihnen als Bauleiter, in Kombination mit den pro-Report Videos, näherbringen, wie eine Software für die Baudokumentation Ihnen im Alltag helfen kann und welche Informationen erfasst werden sollten.
Baustellendokumentation vom Bauleiter: alle Informationen stets erfassen
Um einen neuen Tagesbericht zu erstellen, wechseln wir in pro-Report, der Software für die Baudokumentation, zurück in die Liste der Tagesberichte von der Baustelle und tippen auf das Plus rechts oben. Unsere neue Tagesinfo erscheint. Heute handelt es sich nicht um einen Tagesbericht, sondern um eine Baustellenbegehung. Das Datum wird automatisch von pro-Report festgelegt. Die Bauphase können wir als Bauleiter händisch ändern. Solange wir mit dem Internet verbunden sind, importiert pro-Report die Wetterdaten eigenständig, dies ist eine starke Erleichterung, die die App für die Baudokumentation Ihnen bietet.
Wir geben einen kurzen Text über den Zustand der Baustelle ein und machen uns dann an die Zusatzinformationen. So geben wir ein, wann wir die Baustellenbegehungen als Bauleiter begonnen haben. Das Ende lassen wir offen, da wir jetzt ja noch nicht wissen, wann wir fertig sein werden. Als nächstes tragen wir den aktuellen Stand des Stromzählers ein. Anschließend den Stand der Wasseruhr. Nun legen wir noch das Datum unseres nächsten Besuches fest. Um unsere Baustellenbegehung zu vervollständigen, tippen wir auf das Medien-Auge und fügen beispielsweise noch ein Bild vom Wetter hinzu. Dazu tippen wir auf das Kamera-Symbol, schießen ein Foto und speichern dieses mit „Foto benutzen“. So sind alle Informationen von Ihnen als Bauleiter schnell erfasst und Sie können sich auf das Wichtigste fokussieren.
Wer ist anwesend? Eine gute Baudokumentationssoftware unterstützt die Protokollierung
Der nächste Schritt zur Erstellung unserer Tagesinfo ist das Erfassen der Anwesenheit der Planungsbeteiligten auf der Baustelle. Dazu wechseln wir in das Menü und öffnen „Beteiligte“ mit einem Tipp. In der folgenden Liste werden uns nun alle Beteiligten des Bauprojekts angezeigt und wir haben die Möglichkeit, deren Anwesenheit auf der Baustelle für eine vollständige Baudokumentation festzuhalten. Nach einmaligem Tippen auf die linke Seite der Liste in der Baudokumentations App wird der Anwesenheitsstatus auf „vor Ort“ gesetzt, während nach zweimaligem Tippen „abwesend“ eingetragen wird. Als „abwesend“ werden die Beteiligten gewertet, die vor Ort hätten sein sollen, aber nicht anwesend sind. Projektbeteiligte, die heute nicht auf der Baustelle sein müssen, bekommen keinen Status zugewiesen. Nachdem die An- bzw. Abwesenheit aller Beteiligten auf der Baustelle von uns als Bauleiter erfasst wurde, können wir diese über die zwei Pfeile rechts oben entweder nach Name, nach Baufirma oder nach Anwesenheitsstatus sortieren. Wir entscheiden uns für den Anwesenheitsstatus. Jetzt werden alle Abwesenden zuerst aufgeführt. Um den Filter zurückzusetzen, tippen wir lediglich auf die „Rote Filter“ Zeile. Zusätzlich können wir die Liste unserer Beteiligten auf der Baustelle mithilfe der Pro-Report (Software für die Baudokumentation) Volltextsuche durchforsten. Wie fast jede Liste in Pro-Report ist auch die beteiligten Liste zweigeteilt. Tippen wir, wie bereits getan auf die linke Seite, so können wir die An- bzw Abwesenheit festhalten. Während sich nach einem Tipp auf die rechte Seite der Liste die Kontaktkarte des jeweiligen Beteiligten öffnet. Nach einem Tipp auf die Telefonnummer können wir den Beteiligten des Bauprojekts direkt anrufen. Wenn wir lieber eine E-Mail verfassen wollen, dann tippen wir auf die E-Mail Adresse und unsere E-Mail App öffnet sich. Aus der App für die Baudokumentation kann die gesamte Kommunikation mit Baufirmen, Subunternehmern etc. von Ihnen als Bauleiter bequem durchgeführt werden.
Subunternehmer, Baufirmen, Lieferanten – präzise Baustellendokumentation mit mobiler Datenerfassung
Ähnlich wie bei den Beteiligten auf der Baustelle geht es hier darum festzuhalten, welche Baufirma mit wie vielen Leuten auf der Baustelle war bzw. ist. Alle Bauunternehmen, die heute etwas auf der Baustelle zu erledigen haben, werden uns nun angezeigt. Wir tippen auf die linke Seite der Liste und pro-Report, die Software für die mobile Baudokumentation, eröffnet uns die Möglichkeit, genau einzutragen, wer da war.
Die Maulwurf GmbH ist heute mit einem Meister, zwei Facharbeitern und einem Azubi anwesend. Der Einweisungsstatus ist „eingewiesen“. Das erkennen wir hier an der grünen Markierung am rechten Rand der Liste. Die Maurer haben lediglich einen Meister geschickt. Während die Sanitäter alle auf der Baustelle sein sollten, allerdings niemand vor Ort ist. Um das zu dokumentieren, tippen wir auf den „Abwesend“-Button. Was uns auf der linken Seite der Liste dann auch angezeigt wird. Soeben hatten wir ein Gespräch mit Herrn Lemke, dem Elektriker, der heute persönlich mit einem weiteren Facharbeiter vor Ort ist. Außerdem weiß er nun Bescheid. Das heißt, wir ändern seinen Einweisungsstatus von „nichts vereinbart“, zu „eingewiesen“.
Software für Bauleiter ermöglicht einfaches Erfüllen von Dokumentationspflichten
Nach den eher protokollarischen Informationen (Anwesenheit, Wetter, etc.), ist es natürlich wichtig im Tagesbericht auch die relevanten Informationen (Baumangel, etc.) zu hinterlegen. Hierzu empfiehlt sich dieser Artikel zu den Tagesinfos im Bautagebuch.
Jeder Eintrag kann aber auch vom Bauleiter mit entsprechenden Medien zu “Beweiszwecken” hinterlegt werden.
In pro-Report tippen wir dazu auf das Kamera-Symbol in der Fußzeile und unsere Kamera öffnet sich. Wir schießen ein Bild für die Baudokumentation und übernehmen dieses mit “Foto benutzen”. Unser erstes Mediendatei erscheint in der Liste. Anhand unseres ersten Bildes (Foto) lässt sich das von vielen Usern gewünschte pro-Report eigene Zeichentool bestens erläutern. Wir tippen auf die linke Seite der Liste, also auf die Mini-Ansicht des Fotos und das Bild samt Zeichentool öffnet sich. Nach einem Tipp auf das Kästchen öffnet sich auch die Toolbar. Als erstes stellen wir die gewünschte Farbe ein. Dazu tippen wir auf die Farbpalette. Wählen eine Farbe aus und bestätigen mit „schließen“. Je nachdem, wie dick oder dünn unser Objekt werden soll, ziehen wir den Schieber nach links oder nach rechts. Wieder zurück in der Toolbar können wir einen regulären Stift benutzen, ein Oval ziehen, ein Rechteck ziehen, eine gerade Linie erstellen. Oder aber einen Pfeil generieren. Möchten wir eines der Objekte verschieben, so tippen wir auf das Hand-Symbol. Und haben die Möglichkeit, das ausgewählte Objekt von A nach B zu schieben. Möchten wir ein Objekt löschen, so tippen wir erneut auf das Hand-Symbol. Wählen das Objekt aus und tippen auf den Mülleimer. Wir bestätigen. Und das Objekt wird entfernt.
Fotodokumentation, Video oder Sprachnotizen – Baustellendokumentation ist umfangreich
Sobald wir als Bauleiter unser Foto von der Baustelle für die Baudokumentation wunschgemäß bearbeitet haben, tippen wir auf Speichern. Und wir werden wieder in die Medienliste weitergeleitet. In der Mini-Ansicht ist das Bild noch im Originalzustand, während nach einem Tipp auf die linke Seite des Eintrages das bearbeitete Exemplar für die Baustellendokumentation angezeigt wird. Um ein Video aufzunehmen, tippen wir auf das Videokamera-Symbol der Baustellendoku App pro-Report. Nehmen einen Clip auf und bestätigen mit „verwenden“. Um ein bereits existierendes Foto von der Baustelle aus der Galerie hinzuzufügen, benutzen wir das entsprechende Symbol. Und wählen das Bild aus. Möchten wir als Bauleiter ergänzend noch eine Sprach-Memo aufnehmen, so tippen wir auf das Mikrofon, tippen auf „Aufnehmen“ und sprechen möglichst nahe ins Mikro. Die gespeicherte Aufnahme lässt sich ebenfalls nach einem Tipp auf die linke Listenseite immer wieder anhören und anklicken und. Wunschgemäß können wir nicht nur auf Bildern zeichnen, sondern auch eine komplett eigene Skizze anfertigen. Dazu ist der nächste Button da. Das Zeichentool funktioniert gleich, wie vorhin erklärt. Wir öffnen die Toolbox, wählen eine Farbe und unser gewünschtes Tool aus. Und fertigen unsere Skizze an. Auch die Skizze erscheint nach dem Speichern-Vorgang in der Liste. Um eine Textdatei zu erstellen, benutzen wir den nächsten Button. Wir geben einen Betreff so wie einen Text ein. Alternativ zum händischen Betreff haben wir die Möglichkeit, einen voreingestellten Betreff auszuwählen. Die Datei wird automatisch gespeichert und befindet sich nun auch in der Medien-Liste. Zudem können wir einem Kontakt eine Unterschrift hinzufügen. Dazu ist das letzte Symbol da. Wir durchsuchen die dem Projekt zugeordneten Adressen. Und fügen die Unterschrift hinzu. Auch für die Abnahme bzw. Kenntnisnahme gibt es also entsprechende Vorgänge in der Software für die Baustellendokumentation. Als Bauleiter sind Sie somit immer in der Lage, alles zu erfassen und zu einem späteren Zeitpunkt griffbereit zu haben.