pro-Report für's Büro

Herzlich Willkommen zur Video-Schulung „pro-Report – Ein erster Überblick über die Software für die Baudokumentation“. In diesem Video verschaffen wir uns einen Überblick über das mobile Bautagebuch pro-Report und werfen einen Blick auf die markanten und wichtigsten Funktionen. Unter Projektdaten befinden sich unsere Projektgrunddaten, wie zum Beispiel die Bezeichnung, die Adresse, die Projektbeschreibung und der Zeitrahmen. Auch die Berechtigten zur mobilen Bearbeitung, sprich diejenigen, die mit ihrem Smartphone auf der Baustelle unterwegs sind und das Projekt mit Tagesinfos, Mengen und Daten versorgen, werden hier aufgelistet. Um mein Pro-Report Projekt sauber und korrekt anzulegen, arbeiten wir die Reiter unter Projekt von links nach rechts ab. Damit wir die tiefergreifenden Funktionen, Tagesinfos und Jour Fixe in ihrem vollen Umfang nutzen können. Markante Zusatzinformationen wie Kosten, Vertrags- und technische Informationen tragen wir bei „Zusatz“ ein. Sowohl die anrechenbar hohen Kosten als auch die individuellen Zusatzinformationen befinden sich hier. Nun zu den Projektbeteiligten: Hier finden wir alle an der Planung beteiligten Personen oder Baufirmen, samt deren Funktion im aktuellen Projekt. Weiter geht’s mit den ausführenden Firmen, den Gewerken und dem Terminplan. Hier werden im Gegensatz zum vorherigen Reiter alle an der Ausführung beteiligten Firmen mitsamt aller wichtigen und zugeordneten Informationen dargestellt. Auch der eingeladene Bauzeitenplan, der zu unserem Projekt gehört, findet sich hier. Wir sehen hier auch, welche Gewerke bereits ihre Einweisung bekommen haben. Und welche nicht. Die Ansprechpartner, sowie die Verantwortlichen. Und die Orte, an denen die jeweiligen Gewerke arbeiten, sind ebenfalls aufgeführt. Zu guter Letzt wird der Soll-Ist-Stand einmal grafisch in der Tabelle und einmal schriftlich samt Prognose im Informationsfenster angezeigt. Unter „Dateien“ finden wir, wie der Name schon sagt, alle dem Projekt zugeordneten Dateien mitsamt Vorschau aufgelistet. Hier werden u.a. Dokumente pro-Plan-Dateien, Bilder mit jeglicher Endung, Videos, pdf-Dateien und sogar Tonaufnahmen angezeigt. Diese Dateien können sehr einfach auf das Mobilgerät synchronisiert werden. Im nächsten Reiter „Orte“ finden wir die Gebäude, Geschoss und Raumstruktur, ebenfalls mit einer Grafik versehen, die auf die verschiedenen Orte zugeschnitten ist. Nach einem Klick auf „UG“ sehen wir das gesamte Untergeschoss. Hier nur den Flur des Zuges und hier das Lager. Die Systeme bezeichnen die Untergruppen der Gebäude bzw. Raumstruktur zur Gliederung wiederkehrende Bereiche wie zum Beispiel Türen, den Boden oder die Raumdecke. Dadurch wird die Mängelzuordnung erheblich erleichtert, da wir nicht jedes Mal aufs Neue zum Beispiel Boden eintragen müssen, sondern die betroffene Stelle lediglich aus der Liste auswählen können. Der letzte Reiter „Verteilerlisten“ beinhaltet drei voreingestellte sowie alle selbst erstellten Listen mit Kontakten von entweder allen Beteiligten, den an der Planung Beteiligten, den Ausführenden oder in unserem Fall den Projektleitern. Sobald die Reiter alle gewissenhaft ausgefüllt wurden, betrachten wir das Projekt als angelegt. Jetzt geht es an die Dokumentation. Nach den gesamten Daten, Vorgängen und Beteiligten, die das Projekt betreffen, Kommen wir jetzt zu den Tagesinfos. Ähnlich wie bei einem Klemmbrett werden hier alle Infos, Daten und Mängel, die die Baustelle betreffen, die über die gesamte Bauzeit anfallen, gesammelt. Die Tagesinfos beantworten quasi die Frage: was war an diesem Tag auf der Baustelle los? Und wir betrachten gerade die Tagesinfo „Baustellenbegehung Nummer 2“. Im aufklappbaren Seitenmenü „Medien“ sind alle dieser Tagesinfo zugeordneten Medien zu sehen. In der Regel sind das Wetterdaten und allgemeine Infos. Unter Zusatzinfo sehen wir Beginn und Ende der zweiten Baustellen Begehung sowie den nächsten geplanten Besuch des Projektleiters. Bei „Beteiligte“ werden wieder alle an der Planung Beteiligten angezeigt. Diejenigen, die zum Zeitpunkt unserer Baustellenbegehung vor Ort oder sogar dabei waren, werden als anwesend gekennzeichnet, während diejenigen, die hätten da sein sollen, allerdings nicht erschienen sind, als abwesend markiert werden. Firmen enthält alle an der Ausführung beteiligten Firmen. Wir können sogar die exakte Zahl der anwesenden Arbeiter nach Qualifikation festhalten. Im Fenster Firmeninfo auf der rechten Seite sehen wir noch mal alle Infos über die ausgewählte Firma, wer Ansprechpartner ist, wie es mit der Einweisung steht und wie der jeweils Verantwortliche der Firma zu erreichen ist. Der Reiter „Gewerke Terminplan“ enthält die Feststellung des aktuellen Leistungsstandes anhand des Soll-Ist-Vergleichs der jeweiligen Gewerke. Mit Hilfe der den Gewerken zugeordneten Medien – vorrangig Fotos – wird die Leistungsstärke somit dokumentiert. Unter „Orte“ finden wir gleich wie in den Produktdaten die Gebäude bzw. Geschossstruktur. Mit dem Unterschied, dass hier dokumentierte Mängel durch dieses Symbol gekennzeichnet werden. Sobald wir den Raum anklicken, erscheint wiederum die ausgeschnittene Grafik mit einem Marker, der die Position des Baumangels im Raum angibt. Jetzt wissen wir allerdings erst, dass ein Mangel vorhanden ist und wo diese sich befindet. Um mehr Informationen zu bekommen, werfen wir einen Blick in das Medien-Seitenmenü, in welchem sich die dem Mangel zugeordneten Medien befinden. In unserem Fall ein Bild und eine Beschreibung des festgestellten Mangels. Befinden wir uns im Geschoss, sehen wir alle Reports auf diesem Geschoss samt den zugehörigen Medien. Zur genauen Reportverfolgung, welche Mängel, Anweisungen und Dokumentationen umfasst, gibt es den Reiter „Report“. Hier können die festgestellten Reports beschrieben werden, mit Räumen und verantwortlichen Firmen versehen werden sowie mit Fristen und beliebigen Medien ergänzt werden. Fristen, die bereits abgelaufen oder zumindest kurz davor sind, werden automatisch rot angezeigt. Offene bzw. ungeprüfte Reports werden so lange mitgezogen und angezeigt, bis diese behoben und auf „OK“ oder „OK ungeprüft“ gesetzt werden. „OK ungeprüft“ bedeutet so viel wie der Mangel wurde angeblich behoben. Er kann aber nicht mehr kontrolliert werden. Jour-Fixe erfüllen den Zweck, Baubesprechungen und Meetings zu dokumentieren. In der Liste werden die einzelnen Jour-Fixe-Termine dargestellt. Im Feld auf der rechten Seite erscheinen alle wichtigen Infos. Zusätzlich können wir den freien Text als eine Art Agenda nutzen, während sich „Info“ als Resümee oder Unterschrift nutzen lässt. Auch den Jour-Fixe-Terminen können beliebige Medien angehängt werden. Diese finden wir so wie immer im Medien-Seitenmenü. Im Reiter „Teilnehmer“ können wir die Anwesenheit der eingeladenen Teilnehmer erfassen: Anwesend, teilanwesend und abwesend. Außerdem werden die einzelnen Personen automatisch mit einem Kürzel versehen, welches dann auch auf dem Ausdruck zu sehen ist. Die Einträge selbst stellen die einzelnen Punkte der Agenda dar. Das grüne Symbol bedeutet „Der Eintrag ist geprüft und erledigt“. Das Orangene bedeutet „ungeprüft“. Und das Rote steht für „offen“. Im Grunde sind die Einträge der Jour-Fixe zu vergleichen mit den Mängeln der Tagesinfos. Geprüfte Einträge werden als abgeschlossen angesehen, während offene und oder ungeprüfte Einträge automatisch mit in das nächste Jour-Fixe übernommen werden, so dass nichts vergessen werden kann. Im Feld auf der rechten Seite steht abermals die Beschreibung des jeweiligen Eintrags. Unter Medien werden uns alle bisher dem Projekt hinzugefügten Medien, egal ob am PC oder mit dem Smartphone erstellt, angezeigt. Der Medien-Reiter dient zur Übersicht sowie zur Verwaltung der einzelnen Dateien. Jede Datei wird mit einer Vorschau angezeigt. Nach einem Doppelklick lässt sich diese auch öffnen. Im Synchronisationensreiter werden die mit der Datenbank verbundenen Mobilgeräte aufgelistet. Außerdem lässt sich mit einem Blick der Status des Datenbank, des FTP und des Sync-Servers überprüfen. In pro-Report werden die Adressen in einer Art Pool gespeichert, unabhängig von den Projekten und den Adressen, die in den jeweiligen Projekten aktiv sind. Finden wir hier alle Adressen, egal ob diese von einem anderen Programm in pro-Report importiert wurden oder ob sie händisch eingetragen wurden. Grundsätzlich kann in pro-Report nahezu jede Addressdatenbank importiert und immer wieder abgeglichen werden. Somit entfällt das mehrfache und lästige Erfassen von bereits bestehenden Adressen. Als letztes werfen wir noch einen kurzen Blick auf die Stammdaten. Die eingetragene Büroadresse erscheint samt zugeordneten Logo auf der rechten Seite. Außerdem können wir die auszuwählenden Aufzählung einsehen. Hier finden sich zum Beispiel der Tagesberichtstyp. Die Auswahlmöglichkeiten zum Wetter. Oder der Typ des Projektleiters. Die jeweiligen Kataloge enthalten bereichspezifische Bezeichnungen, aus welchen wir zum Beispiel unsere Mängel aussuchen können, ohne viel tippen zu müssen. Pro-Report verfügt zusätzlich über frei verwaltbare Textbausteine, die vor allem sehr nützlich sind, wenn es mal schnell gehen muss. Hier haben wir zum Beispiel einen Baustein, indem wir verschiedene Termine abfragen oder auswählen können. Zu guter Letzt schauen wir uns die Verteilerliste an. In den Stammdaten sind bisher drei solcher Verteilerlisten vorhanden. Eine mit allen beteiligten Personen, Planer – mit den an der Planung beteiligten Personen, und Ausführende – die alle ausführenden Personen beinhaltet. Wie bei jedem Ordner aus der Gruppe Stammdaten, lassen sich auch bei den Verteilerlisten auch neue Listen erstellen, bearbeiten oder löschen.