Lernvideos zu weiteren Funktionen
Auf dieser Seite sehen Sie Lernvideos zu unseren ergänzenden Plattformen pro-Share und pro-License. Diese helfen Ihnen hoffentlich beim ersten Einrichten und der ersten Benutzung unserer Ergänzungen.
pro-Share
Grundlagen und Anlegen eines Projektraumes
- Projekträume anlegen
- Echte Kollaboration auf der Baustelle fördern.
Herzlich willkommen bei unserer Gripsware Tutorial Serie. In diesem Video stellen wir Ihnen unsere Kollaborationsplattform pro Share vor und zeigen Ihnen, wie Sie Personen zur Mitarbeit einladen und Dokumente mit diesen teilen können. Sobald Ihr Admin Ihnen Lizenzen für Pro Share zugewiesen hat, können Sie auf die Plattform zugreifen. Öffnen Sie hierfür einen Browser und geben Sie in der Suchleiste proshaare.gribware.de ein.
Dort angekommen können Sie sich nun mit Ihrer grips ID einloggen. Sollten Ihnen Ihre Login Daten nicht bekannt sein, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator. Sie befinden sich nun im Dashboard von Pro Share. Hier haben Sie einen Überblick über Ihre Projekträume und die letzten Aktivitäten. Da wir uns zum ersten Mal einloggen, sind alle Bereiche noch leer. Um Pro Share nutzen zu können, müssen wir Projekträume anlegen. Projekträume sind ein digitaler Onlinespeicherort für Dokumente aller Art. Für jeden Projektraum können Sie individuelle Beteiligte definieren, die Zugriff auf diesen erlangen sollen. Allen Beteiligten können Sie Rollen zuweisen, wodurch Sie festlegen können, wer Adminrechte, wer Schreibrechte und wer Leserechte hat. Durch die integrierte Revisionshistorie sind Dokumente zusätzlich geschützt und alte Stände jederzeit abrufbar. Eine Chatfunktion ermöglicht unmittelbaren Austausch mit dem Beteiligten. Sämtliche Änderungen und Aktivitäten werden hierbei protokolliert, um Ihnen jederzeit transparente Einblicke zu ermöglichen. Um fortzufahren und einen Projektraum anzulegen, klicken wir nun auf den entsprechenden Button. Im Reiter Projekträume angekommen klicken wir auf neuen Projektraum anlegen und tragen in der folgenden Eingabemaske die entsprechenden Daten ein.
Mit einem Klick auf Projektraum erstellen wird der Raum angelegt. Als nächstes können Sie Benutzer zu diesem Projektraum einladen. Benutzer können hierbei interne Personen sein oder aber auch externe Teilnehmer. Sie selbst sind immer automatisch als Admin für diesen Projektraum angelegt. Um diesem Projektraum nun einen internen Mitarbeiter hinzuzufügen, klicken Sie auf die entsprechende grüne Schaltfläche. Alle internen Nutzer können hier ausgewählt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass diese bereits eine Grips ID haben. Ist das nicht der Fall, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator. Außerdem können Sie hier festlegen, ob es sich bei diesem Benutzer um einen Admin, Editor oder Viewer handeln soll. Ein Admin kann den Projektraum editieren und die Benutzer bearbeiten. Ein Editor kann Dokumente hochladen und editieren. Ein Viewer kann die verfügbaren Dokumente einsehen und herunterladen. Wenn Sie die gewünschte Option ausgewählt haben, klicken Sie auf Benutzer hinzufügen, um Ihre Auswahl zu bestätigen. Neben internen Mitarbeitern können Sie auch externe Teilnehmer zur Mitarbeit einladen. Klicken Sie hierfür auf den blauen Button und geben Sie im folgenden Dialog die entsprechenden Daten ein. Der Teilnehmer wird dann per Mail eingeladen. Offene Einladungen sehen Sie am Fuß der Seite. Dort können Sie diese ebenso wieder stornieren. Schauen wir uns nun an, was Sie in Projekträumen tun können. Wechseln Sie hierfür auf den Reiter Projekträume und wählen Sie den eben angelegten Projektraum aus. Zunächst einmal finden Sie am rechten Rand einen Chat, über den Sie sich mit den Teilnehmern des Projektraumes austauschen können. Direkt darunter können Sie die letzten Aktivitäten einsehen. Über den Button, neue Datei, Freigabe können Sie beliebige Dokumente hochladen und dadurch den Teilnehmern zur Verfügung stellen. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und laden Sie diese hoch. Bei Bedarf können Sie zusätzlich die Teilnehmer per Mail hierüber informieren lassen. Die Datei wurde nun allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt und kann über den Projektraum aufgerufen oder heruntergeladen werden. Um Dateien aus Pro Plan oder Pro Report nach Pro Share hochzuladen, geht der Upload sogar noch einfacher. In die Software ist bereits eine direkte Uploadschnittstelle zu Pro Share integriert. In Pro-Plan können Sie hierfür in den Reiterprojekt wechseln und den Buttonteilen mit Pro Share wählen. Es öffnet sich ein Dialog, der Sie durch den Upload des aktuell geöffneten Bauzeitenplans führt. Im ersten Schritt können Sie hierbei den Projektraum wählen, in den der Plan hochgeladen werden soll. Im zweiten Schritt können Sie das Ziel definieren. Handelt es sich um eine Datei, die noch nicht in Pro Share hochgeladen wurde, wählen wir neues Dokument. Möchten Sie einen neuen Stand einer Datei hochladen, die bereits hochgeladen wurde, können Sie hier die entsprechende Datei in Pro Share auswählen. In diesem Fall wird jedoch der bisherige Stand nicht gelöscht, sondern durch die integrierte Revisionshistorie weiterhin verfügbar gehalten. Am unteren Ende des Dialogs können Sie außerdem auswählen, ob Teilnehmer über den Upload benachrichtigt werden sollen.
Nach einem Klick auf weiter wird die Datei nun hochgeladen. Haben Sie im Vorfeld die Benachrichtigung der Teilnehmer ausgewählt, können Sie in diesem Schritt auswählen, welche Teilnehmer benachrichtigt werden sollen. Die abschließende Zusammenfassung können wir schließen. Die Datei wurde erfolgreich hochgeladen. Wir wechseln zurück zu Pro Share und aktualisieren die Seite. Die Datei taucht nun auf.
Über den blauen Download Button rechts kann die Datei heruntergeladen werden. Durch das Auge links sehen Sie, wer die Datei bereits heruntergeladen oder angesehen hat. Mit einem Klick auf den Dateinamen lässt sich die Datei öffnen. Für Pro Plan Pläne wurde hierbei bereits ein Viewer in Pro Share integriert. Wenn sich nun diese Datei ändern sollte und Sie diese erneut in Pro Share hochladen, können Sie wie eben beschrieben die bestehende Datei als Ziel auswählen. Dies hat zufolge, dass eine Revisionshistorie angelegt wird. Nachdem Sie die Datei nun erneut hochgeladen haben und Pro Share aktualisiert haben, sehen Sie in der Zeile rechts der entsprechenden Datei das Uhrensymbol. Mit einem Klick hierauf erhalten Sie eine Liste aller alten Planstände. Gleiches funktioniert mit sämtlichen in Pro Share hochgeladenen Dateien. Auf dem Glockensymbol rechts der Revisionshistorie können alle Aktivitäten, die dieses Dokument betreffen, auf einen Blick eingesehen werden. Neben Plänen aus Pro-Plan können Sie auch Berichte aus Pro Report direkt aus der Software in Pro Share hochladen. Den entsprechenden Button finden Sie in der Druckvorschau. Der folgende Ablauf ist dann identisch.
Sie haben nun alle Grundlagen zur Bedienung von Pro Share gelernt. Vielen Dank fürs Zusehen und bis zum nächsten Mal.
pro-License
Einrichten eines Admin Accounts und Lizenzzuweisung
- Möglichkeiten der Lizenzsteuerung in pro-License
Herzlich willkommen bei unserer Gripsware Tutorial Serie. In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie den Admin Account für Pro License einrichten, der Lizenzverwaltungsplattform von Gripsware. Nach dem Erwerb unserer Software erhält die von Ihnen als Admin deklarierte Person eine Einladung per E-Mail, um einen Account zur Lizenzverwaltung anzulegen. Dieser Admin ist dann in der Lage Nutzer anzulegen, einzuladen und ihnen Lizenzen zuzuweisen. Den Admin Account sollte daher eine Person anlegen, die unsere Software administriert und darüber im Bilde ist, welche Nutzer mit der Software arbeiten und welche Lizenzen von wem benötigt werden. Um den Account anzulegen, klicken Sie auf den entsprechenden Button in der Mail, die Sie von uns erhalten haben. Sie gelangen nun in unser Lizenzportal Pro License. Klicken Sie hier auf den Button Account anlegen, um fortzufahren. Zum Anlegen des Accounts werden ihr Name, Ihre Mailadresse und ein sicheres Passwort benötigt. Geben Sie die Daten nun ein. Bei Bedarf können Sie über den Button generieren auch automatisch ein sicheres Passwort erzeugen lassen. Klicken Sie nun auf Account erstellen. Sie gelangen nun auf eine Login Seite, auf der Sie die eben festgelegten Daten erneut eingeben müssen. Anschließend gelangen Sie in das Lizenzportal. Nach dem ersten Login wird Sie ein kurzer Rundgang durch das Portal in die wesentlichen Funktionen einführen. Lesen Sie sich dazu die Hinweistexte gerne durch und klicken Sie anschließend auf weiter. In der Benutzerverwaltung haben Sie die Möglichkeiten, neue Nutzer anzulegen und diesen Lizenzen zuzuweisen. Im Lizenzmonitor sehen Sie Ihre verfügbaren Lizenzen und wie viele hiervon noch verfügbar sind. Grün bedeutet hierbei frei, gelb teilweise belegt und rot vollständig belegt. Im Reiter Firma sehen Sie die Stammdaten zu Ihrer Firma und unter meine Lizenz sehen Sie alle Informationen rund um die Lizenz ihres Benutzers. Am unteren Ende folgt dann noch einmal ein kompakter Lizenzstatus, der Ihnen einen schnellen Überblick ermöglicht. Sehen wir uns die einzelnen Punkte nun genauer an. Wechseln Sie hierzu in die Benutzerverwaltung. Hier haben Sie die Möglichkeit, neue Benutzer anzulegen, diese zu bearbeiten, Ihnen Lizenzen zuzuweisen oder zu entfernen, bei Bedarf Geräte von Nutzern abzumelden oder gar Benutzer zu löschen. Legen wir nun gemeinsam einen neuen Benutzer an, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken. Tragen Sie nun die Daten des Nutzers ein und bestimmen Sie die Rolle der Person. Zur Auswahl stehen Admin und Benutzer. Admins haben hierbei dieselben Rechte wie Sie, sprich, sie können Benutzer verwalten und Lizenzen zuweisen. Benutzer haben diese Möglichkeit nicht. Diese können lediglich ihre Daten einsehen und auf die Ihnen zugewiesenen Lizenzen zugreifen. Im Anschluss sehen Sie die Daten des Nutzers noch einmal zusammengefasst, inklusive eines temporären Passworts, mit dem sich der Nutzer dann erstmalig einloggen kann. Dieses Passwort muss nach dem ersten Login des Nutzers geändert werden. Diese Daten können Sie nun dem Nutzer per Mail zukommen lassen. Klicken Sie hierfür auf den grünen Button, der Rest passiert automatisch. Alternativ können Sie die Daten selbstverständlich kopieren und dem Nutzer auf anderem Wege zukommen lassen. Klicken Sie anschließend auf fertig. Um dem neu angelegten Benutzer nun Lizenzen zuweisen zu können, klicken Sie in der Benutzerverwaltung beim entsprechenden Nutzer auf Lizenzen bearbeiten. Hier sehen Sie nun alle erworbenen Lizenzen und wie viele hiervon noch verfügbar sind. Um dem Nutzer nun eine Lizenz zuweisen, klicken Sie rechts neben der gewünschten Lizenz auf den Button zuweisen. Die hinzugefügten Lizenzen werden nun angezeigt. Die Zuweisung selbst erfolgt nach erneuter Bestätigung auf dem grünen Button Änderungen übernehmen am Fuß der Seite. Die zugewiesenen Lizenzen stehen den Nutzer nun zur Verfügung. Vielen Dank fürs Zusehen und bis zum nächsten Mal. Auf Wiedersehen.